Herhangi bir olayın boyutu ve kapsamı hızlı bir şekilde değişebilir ve faturaları ödeyen kişiyle kendinizi rahat hissetmeniz gerekir. Bu yüzden ilk müşteri görüşmeniz çok önemlidir.
İhtiyacınız olan cevapları alamazsanız ya da işler garip görünüyorsa, yolun aşağısında bir felaketten kaçınmak için hizmetlerinizi başka bir yere götürmek isteyebilirsiniz.
Aşağıda listelenen, müşterileri için bir sözleşme oluşturmadan önce planlamacıların sorması gereken anahtar sorulardır.
Etkinliğinizin Öngörülen Tarihi ve Konumu Nedir?
Bu belki de en temel sorulardır, ancak müşterinizin doğrudan bir cevap vermesi önemlidir. Bu konuyla ilgili bir çok kararsızlık veya anlaşmazlık hissederseniz, kötü bir işaret olabilir. Şimdi, elbette, bazı müşteriler bir mekan seçerken yardımınıza ihtiyaç duyacaklar, ama gerçekten en azından birkaç tane akılda olmalı. Çok fazla zaman harcayan alışveriş mekanları geçirebilir ve müşterinin ne istediği hakkında bir fikri olmasa bile daha fazla harcamaya devam edersiniz.
Etkinliğe kaç kişi katılacak?
200 ila 500 katılımcı arasındaki maliyet farkı çok büyüktür, bu yüzden bir potansiyel müşteri size geniş kapsamlı bir sayı verirse, muhtemelen maliyetlerle ilgili herhangi bir araştırma yapmamışlardır.
Bu durumda, hemen listedeki bir sonraki soruya devam etmek isteyeceksiniz.
Bütçeniz Kişi Başına Ne Kadar?
“Kişi başına” bütçe sorgusuyla liderlik etmeyi tercih ediyorum çünkü müşterinin etkinliğe ne kadar düştüğünü düşündüğünden daha iyi bir fikir veriyor. 5.000 ABD doları veya 20.000 ABD doları gibi battaniye sayıları ile yapılan davetler, konuk deneyiminden çok uzak.
Müşterinizin bütçesini temsil etmek için kullandığı sayı ne olursa olsun, her ikinizin de gerçekten neyle uğraştığınızı görebilmeniz için kişi başına ücretlendirmeniz gerekir.
Etkinliğiniz İçin 3 Unsurun Olması Gerekenler Nelerdir?
Bütçe hakkında daha fazla bilgi sahibi olduktan sonra, müşterinizin beklentilerini karşılayacak kadar büyük olup olmadığını anlamanın zamanı geldi. Zorunlular belirli durumlarda önemli bir engel oluşturabilir. Müşterinizin belirli bir ünlünün etkinliklerinde performans göstermesini istediğini düşünün, ancak ne kadar maliyete sahip olduğunu veya o kişinin müsait olup olmadığını bilmezler. Bunlar, başlangıçta ele almanız gereken sorun türleridir ve bunları belirtmek için istemciye güvenemezsiniz.
Etkinliğinizde İstediğiniz 3 Şey Nedir?
Bir önceki soruya çok benzer olmasına rağmen, olumsuz çağrışımın eklenmesi planlamacı için önemli bilgiler sağlayabilir. Örneğin, müşterinin akşam yemeği için tavuk servisine karşı tavizsizce davrandığını varsayalım. Bunun bir yansıması, gıda maliyetlerinde bir artış olacaktır. Bir seçenek olarak tavuk olmadan, her ikisi de daha pahalı olan sığır ya da balık düşünmelisiniz. “Hayır-hayır listesinin” büyük resmi nasıl etkilediğini anlamak, istemci uyumluluğunu değerlendirmede kritik bir beceridir.
Pastayı yemesi ve yemek yememesi ile ilgili eski sözler, noktayı mükemmel bir şekilde göstermektedir.
Birlikte çalışmayı kabul etmeden önce, bu beş basit etkinlik planlama sorusu, müşteriniz hakkında çok şey söyleyecektir. Etkinlik işiniz için yeni beklentiler gerekli olsa da, yanlış müşteri türü tüm kaynaklarınızı tüketecek ve uzun vadede size paraya mal olacaktır.