Hangi masrafları karşılayacağınıza dair iyi bir fikriniz olmadığı sürece bir etkinlik bütçesi planlamak zordur. Bu yeterince açık gözüküyor, ancak etkinlik planlamasındaki maliyetler birtakım farklı yerlerden gelebilir. Tüm harcama kategorilerinizi belirlediğinizi düşündüğünüzde, başka bir tanesi sizi çizim tahtasına geri göndermek için açılır. Bunun gerçekleşmesini önlemek için bütçenizi oluştururken aklınızda bulundurmak için etkinlik planlama masraflarının ana hatlarını bir araya getirdim.
Yerinde Giderler
Burada , etkinlik mekanı tarafından genellikle ücretlendirilen ücretler ve ücretler bulunur. Bu genellikle en pahalı kategoridir, ancak önceden gözden geçirilmesi için resmi bir maliyet tahmini alacağınız için tahmin edilmesi en kolay olanıdır. Bununla birlikte, katılım numaralarınızla değişen değişken maliyetlere dikkat etmeyi unutmayın. Catering, yemek ücretlerinizin her bir eki ile birlikte artacağınız için buna iyi bir örnektir.
Mekan Maliyetleri
- Kiralık Oda
- Güvence bedeli
- Sigorta kapsamı
- Otopark
Yemek ve Catering
- Yemekler
- içkiler
- Barmen / Sunucu İşçiliği Ücretleri
- Vergi ve Hizmet / Bahşiş Ücreti
Görsel / Ses
- Mikrofonlar
- Ekranlar ve Projektörler
- İnternet girişi
- Diğer İhtisas Ekipmanları
Üçüncü Şahıs Satıcıları
Bu kategori, satıcılar tarafından ana bilgisayar alanı dışında sağlanan tüm öğeleri ve hizmetleri temsil eder. Her biri sizi bağımsız olarak faturalandıracağından, birlikte çalıştığınız herkese yakın sekmeleri tutmak önemlidir.
Bir e-tablo kullanmak, satıcı iletişim bilgilerinizi, hizmetleriyle ilişkili maliyetlerle birlikte düzenlemenize yardımcı olur.
Etkinlik Kiralama
- Linens, Masa Süpürgeliği ve Sandalye Örtüleri
- Çadırlar, Evreleme ve Eğlence Merkezleri
- Mekan tarafından sağlanmayan fiziksel ürünler
- Kurulum / Teardown için İşçilik ve Teslimat
Décor Satıcıları
- Vurgu aydınlatma
- Çiçekler ve Centerpieces
- Balonlar
Eğlence
- Müzisyenler veya DJ
- Konuşmacı Ücretleri
- Sözleşmeli Sürücüler (yiyecek, konaklama, ulaşım)
Üretim Giderleri
Üretim, etkinliği planlamak ve yürütmek için gerekli tüm personel ve kaynakları içerir. Bu masraflar, olayın hayal edildiği andan başlar ve olay sonrası evrak ile devam eder. Kısacası, bu kategori, etkinliği organize etme , katılımcıların ilgisini çekme ve idari unsurları yönetme maliyetini temsil eder.
Pazarlama ve Kayıt
- Baskı ve Tasarım Çalışması
- Reklamlar
- Davetiyeler
- Kayıt Yönetimi
Planlama ve Organizasyon
- Etkinlik Planlayıcısı Ücretleri
- Yarı zamanlı ve Geçici Çalışanlar
- Ofis malzemeleri
- İletişim Maliyetleri
- Seyahat masrafları
Yönetim giderleri
- Ücretli Çalışan Atamaları
- Muhasebe Maliyetleri
- Yasal ücretler
- Danışman Ücretleri
Maliyet Oranları ve Acil Durum Fonları
Planlanmamış harcamalar için bir kenara koymanız gereken sihirli bir sayı yoktur, ancak beklenmedik bir şekilde beklemeniz gerekir. Bazı etkinlik planlayıcıları, beklenen masraflar için yüzde beş ila yüzde on oranında bütçeleme yapılmasını önermekte, diğerleri ise birlikte çalışmak için bir yuvarlak sayı seçmektedir. Daha büyük olaylar, tabii ki, daha fazla tahsis etmelidir, çünkü kişi başına fatura edilen bir gözetim binlerce dolara kaçabilir.
Bu ana hatın amacı, gerçekleşebilecek farklı etkinlik planlama masraflarının farkında olmanızı sağlamaktır. Her etkinlik benzersizdir , bu yüzden sizinki burada listelenen öğelerin çoğunu içerebilir. Önemli olan, maliyetinizin nereden geleceğini bilmek. Belirli bir satıcı veya kategori ile ilgili harcamalara bakmak bütçenizde hasara yol açabilir, ancak en kötü durum senaryosu, fatura gelene kadar masrafları tamamen unutur.