Seçiminizi yaparken dikkate alınması gereken değişkenler var. Bunlar, etkinliğinizin hedefini, birlikte çalıştığınız bütçeyi, dışarıdan işe alınma nedeninizi ve iş için mevcut adayları içerir ve neyse ki, şirketlerin en iyi etkinlik planlayıcısını veya üreticisini seçmek için kullanabilecekleri mükemmel kaynaklar vardır. şirket etkinliğini oluşturmaya yardımcı olun.
Bir sonraki şirket etkinliğiniz için bir etkinlik planlayıcısına ihtiyacınız olup olmadığınızı belirlemenize yardımcı olması için, ve işiniz için en uygun adayın nasıl seçileceğini belirlemek için aşağıdaki kılavuzu kullanın.
Etkinlik Amacınızı ve Etkinlik Planlayıcısına İhtiyacınızı Belirleyin
Çoğu kişi , olayın bütçesini belirleyerek bir dış etkinlik planlayıcısı veya hazırlayıcısını işe almanın işe yarayacağını düşünür, ancak gerçek şu ki, ilk başta neden bir etkinlik düzenlemek istediğinizi tanımlayarak başlamak daha önemlidir. Bu etkinliği planlamanıza yardımcı olacak bir dış veya iç kaynağa ulaşmadan önce, etkinliğin önemli hedeflerini paylaşacak bir konumda olmak istersiniz. Kimler, ne, nerede, ne zaman, nasıl ve nasıl yapılacağı ile ilgili sorularınızı cevaplayın - daha sonra düzeltmeler yapmak için bolca zamanınız olacaktır.
Hedeflerinizi belirledikten sonra, etkinliğinizde iletmek istediğiniz tema ve mesajla ilgili birkaç açık fikir ortaya çıkmaya başlayacak, ancak en önemlisi, işlemek için harici kaynağa ihtiyaç duyduğunuz etkinlikleri ve hizmetleri belirlemek isteyeceksiniz. sizin adınıza.
Bir planlayıcı için hangi bütçeye sahip olduğunuzu ve mekanı seçmeye, menüler oluşturmaya, yiyecek ve içecek seçenekleri, kaynak konuşmacılar ve eğlence ile ilgili tavsiyelerde bulunmaya yardımcı olacaklarsa, günlük üretim ihtiyaçları için yerinde olmalarını isteyeceksiniz. ve / veya davetler ve misafir listesi gibi önemli iletişim belgelerini oluşturmaya yardımcı olun.
Etkinliğinizi tek başına planlıyorsanız ve hala bu ihtiyaçların hiçbirine ulaşılamıyorsa, bu görevleri ve sorumlulukları yönetmek için bir etkinlik planlayıcısı kiralamak isteyeceksiniz.
Kalifiye Bir Etkinlik Planlayıcısı Bulmak için Yerel Kaynakları Kullanın
Çoğu zaman, insanlar bu ağzı kelimelerinin yıldönümü partisi, kahvaltı iş toplantısı, haftasonu çekilme ya da başka bir etkinlik türü için bir etkinlik planlayıcısı tutmanın en iyi yolu olduğunu düşünüyor ve kesinlikle yardımcı olsa da, bu muhtemelen en etkili yaklaşım değildir.
Meseleniz için en iyi etkinlik planlayıcısını bulmaya çalışıyorsanız, deneyimli olan ve etkinlik planlayıcıları topluluğunda güçlü bir itibara sahip olan birini araştırmak en iyisidir. Ağız sözcüğü, yeni müşteriler bulmak isteyen bir planlayıcı için kolay satış fırsatı sunar, ancak akran itibarı çok etkilidir.
Genel olarak bir sosyal etkinlik mi yoksa bir şirket toplantısı mı olsun, bir etkinlik planlayıcısı veya hazırlayıcıyı işe alma kuralları aynı kalıyor: sizin etkinlik türünüzü oluşturma konusunda uzman olan birini işe almak istiyorsunuz.
Profesyonel üyelik gruplarının bölümlerini göz önünde bulundurun veya Toplantı Profesyonelleri Uluslararası, Uluslararası Özel Etkinlikler Derneği, Ulusal İkram Yöneticileri Birliği'nin ulusal veya yerel bölümünü kontrol edin.
Ayrıca, kendi sektörlerinde makaleleri kimin yayınladığını bulmak da önemlidir.
Belirli bir pazarda hizmet veya uzmanlık sunmak için bir üne sahip olduğunu bilmek istiyorsanız, yerel kongre ve ziyaretçi bürosuyla birlikte birçok etkinlik planlayıcısı aktif üye olup olmadıklarını kontrol edin ve aynı zamanda yerel ticaret odaları ile ilişkilerini sürdürün; Uzmanlara kaynak sağlamanın bir başka yolu da otel kongre satış departmanına ulaşmaktır - onlar da güvendikleri kişiyle paylaşırlar.
Mülakatlar ve Başvuru Sahipleri ile Olay İhtiyaçlarını Tartışmak
Çoğu etkinlik planlayıcısı, özel etkinliğinizi duymak için istekli olacaktır, ancak önce onlara kısa ayrıntıları verin ve başlangıç görüşmelerinde uzmanlıklarına biraz daha odaklanın. Bu süre zarfında, aday sayısını azaltabilirsiniz. En güçlü üç aday.
Daha sonra, her etkinlik planlayıcısından veya şirketlerinden, işleriyle ilgili bilgileri, geçmiş olaylarla ilgili deneyimlerini ve beklenmedik durumları nasıl planladıklarını sormalı, başvuru sahibinin yanıtının şekline ve sahip olduğu tüm takip sorularına dikkat etmelidir. Şirketiniz, etkinlik veya hedefleri için.
İyi planlamacılar, etkinliğinizin genel hedefleri, zaman çizelgesi, bütçe, misafir sayısı ve kişisel tercihleriniz hakkında bilgi edinmek için bir tartışma boyunca size yol gösterecektir. İyi planlamacılar size organizasyonunuz hakkında sorular soracaklar ve hedefleriniz ve özel etkinliğiniz hakkında bilgi alacaklardır. Geri kalanlardan öne çıkan adayları bulmak için görüşme yaparken bu işaretleri arayın.
İlk görüşme turu sırasında şahsen tanışmak her zaman mümkün olmasa da, özellikle de programınız şehir dışındaysa, etkinlik ve şirketiniz için doğru planlayıcı veya yapımcı seçiminde kritik bir adım olabilir.
Yüz yüze toplantılar, bir plan uzmanının ötesine ya da bu etkinliğin oluşturulmasına yardımcı olacak şirketteki ekibinizle ilgili deneyimine dair bir fikir sağlar. Bu etkinlik için yalnızca harika bir geçmişe sahip olan bir adayı seçmek istersiniz. Kaliteli etkinlikler üretiyor, aynı zamanda ekibinizle birlikte bir araya geliyor.
Seçenekleri Daraltma ve Seçim Yapma
Bağırsak içgüdülerinize, arkadaşlarınızın, hatta meslektaşlarınızın ve iş arkadaşlarınızın tavsiyesine ya da yalnızca şahsen görüşme yapmaya yetecek kadar iyi değil - bu sizin etkinliğinizdir ve adınız ve itibarımız bununla ilişkili olacaktır. Adaylarınızın referanslarını da kontrol etmeniz gerekiyor. Adayların daha önce çalışmış oldukları müşterilerin isimlerini almayı unutmayın, fakat aynı zamanda bahsetmemiş olabileceği olayları bulmak için her bir planlayıcının geçmişini öğrenin. Onun devam etmesini sağlayın.
Bir adayın şirketinizle iyi bir ilişki kurduğunu, alandaki uzmanlığını gösterdiğini ve kendisiyle birlikte üretmek istediğiniz etkinliği iyi bir şekilde anladığınızı doğruladıktan sonra, seçiminizi bire indirmenin ve dinlemenin zamanı geldi. etkinlikle ilgili fikirleri. Hedeflerinize ve fikirlerine dayanarak, iyi bir etkinlik planlayıcısı size temanızın sağlanmasına yardımcı olacak bir plan sunacaktır - eğer özel bir akşam ve akşam yemeği için samimi bir grup insan varsa, planlamacı size birçok fikir içeren fikirlerle gelmelidir. programınız için detaylar.
Bu noktada, etkinlik planlayıcısı size bütçenizi aldıklarını ve değerini ikiye katlamış gibi hissettirecek fikirlerle size sunmalıdır. Etkinliğiniz için vizyonlarını belirlemeleri açısından açıkça görülmelidir.
Bütçenizi Etkinlik Planlayıcısına Göre Karşılaştırma
Etkinlik hedeflerinize dayanarak, programınızın çeşitli öğeleri için ne kadara mal olacağına dair genel bir fikir oluşturmak mümkündür. Bu, barındırdığınız etkinliğin türüne ve neleri içerdiğine bağlı olarak değişecektir. İlk kez bir etkinlik düzenleyen pek çok kişi, bira bütçesinde bir şampanya etkinliği planlamak isteyen tuzağa düşme eğilimindedir, bu nedenle birçok kişi etkinlik planlayıcılarına yardım için dönecektir.
İdeal bir aday size sunduğunuz bütçeyi alır ve büyülü bir şeye dönüştürür, ancak bu fikirlerin bir bedeli vardır ve planlayıcıdan tüm masraflarını ve bu ücretlerin nasıl olduğuna dair potansiyel kaynakları açıklamalarını istemeniz önemlidir. Genel bütçe kapsamına alınacak ve birleştirilecek - etkinlik planlayıcısı ücretleri planlayıcıdan planlayıcıya veya etkinlik şirketinden etkinlik şirketine kadar değişecektir.
Etkinliğinizin niteliğine bağlı olarak, etkinlik planlayıcısına ve sundukları etkinlik mekanlarına ve hizmetlerine para yatırma, evrak ve sözleşmeler sağlamanız istenecektir. İşi ele almak tamamen kabul edilebilir bir yoldur, ancak bu noktada en iyi tavsiyemiz profesyonel tavsiyelerde bulunmak ve kendi hukuki danışmanınız tarafından gözden geçirilmemiş bir sözleşmeyi asla imzalamamaktır - özellikle de söz konusu olmayan özel kişilerle çalışırken büyük bir firmanın aynı kaynakları.
Planlayıcınızla Birlikte Kal ve Ateş Et ve Yeniden Sığmaya Hazır Olun
Etkinlik planlamasında meydana gelen en kötü hikayeler, genellikle takip edilememesi sonucudur. Etkinlik planlaması, etkin bir lojistik koordinasyonu gerektirir ve bunları kiraladığınız etkinlik planlayıcınız, şirketinizin hedeflerine ve etkinliğe yönelik hedeflerine karşı tamamen sorumlu olmazsa, üçüncü taraf bir kişinin geri tepmesine neden olabilir.
Bu nedenle, bir işe alma yöneticisi olarak, üretimin her unsurunun aksamadan tükenmesini sağlamak için planlayıcı veya üretici ile yakın bir şekilde çalışmalısınız - her bir ödeme için ödeme yapıldığından emin olmak için, mekanların ve tedarikçilerin etkinliğe hazır olduğundan emin olun. satıcı öncesi ve sonrası. Çoğu etkinlik planlayıcısının vaat ettikleri hizmetlerini sunmadıkları söylenemez; sadece lojistik onaylandığından emin olmanız gerektiği anlamına gelir.
Her şey planlandığı gibi giderse, başarılı bir etkinlik ve gelecek için mükemmel bir etkinlik planlayıcı kaynağınız olacak, ancak planlama süreci yazılı olarak kabul edilen hizmetler için sorunsuz bir şekilde çalışmazsa, projenin olup olmadığını gözden geçirmek önemlidir. planlayıcı ile iyi bir uyum.
Lojistik ve olası yanlış anlamalar aracılığıyla hasta olmanız ve çalışmanız makul olsa da, istediğiniz hizmetleri almadıysanız, bazı ciddi tartışmalar yapmaya hazır olmalısınız. Gerekirse, kötü bir planlayıcıyı ateşlemeye ve her zaman bir yedekleme seçeneğine sahip olmaya hazır olun.