Seminerlere ve İş Etkinliğine Katılımı Nasıl Artırma

by Rob Hard

Kurumsal Etkinlik Katılımınızı Artırma İpuçları

Bir etkinliğe katılmama ya da RSVP listesinin artırılması ile ilgili korkuların üstesinden gelmenin en önemli adımı, insanların iyi planlanmış seminerlere ve diğer etkinliklere katılmanın gerçekten zevk aldığını fark etmektir. İş toplantılarına katılarak, katılımcı yeni bilgileri öğrenme ve kendi alanlarında akranları ve liderleri ile etkileşim şansı yakalar. Ancak en başarılı toplantılar, yıldızlarla dolu anahtar notların ve ilham verici sunumların ötesine geçiyor; Herkes için sıcak ve samimi bir ortam yaratırlar - bu da onları daha keyifli hale getirir. İşte büyük bir katılımı çekecek keyifli bir iş etkinliği planlayabilirsiniz.

01 - Harika Bir Gündem Yaratın

Ana bilgisayarlar, insanların etkinliklere katılmayı sevdiklerini anladıktan sonra, katılmaya değecek bir program oluşturmak önemlidir. Gündem katılımcıları boğmamak için tek bir konuya odaklanmalı, ancak katılımcıların ilgisini sürdürmek için yeterli çeşitliliğe sahip olmalıdır. Örneğin, aşağıdaki örnek yarım günlük seminer programı, toplantı katılımcılarının gıdadan molalara, sunumlara kadar ihtiyaçlarını göz önünde bulundurur:

08:00 Varışlar ve Kahvaltı
8:45 Hoşgeldiniz Mesajı
9:00 Konuşmacı Konuşmacı
Saat 10:00
10:15 Panel Tartışması
11:30 Kapanış Konuşmaları

02 - Takvim ve Saat Duyarlı Olun

En iyi gündeme rağmen, etkinlik katılımcıları bu tür programlara ne zaman katılmak istedikleri ve ne zaman yapmaları gerektiği konusunda tercihlere sahiptir. Bazı mevsimlik endüstrilerde, bazen de bir şey olamaz. Etkinliğiniz için tarihler ve saatler planlarken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

Katılımcılar seminerler için sabah programlarını tercih ediyor
Katılımcılar işten hemen sonra takdir olaylarını tercih ediyorlar
Salı ve Perşembe günleri popüler toplantı günleridir
Mümkünse Cuma günleri toplantı yapmaktan kaçının
Tatillerde ve tatil günlerinde toplantılar planlamaktan kaçının
Etkinlik için katılımcıların seyahat gereksinimlerine karşı duyarlı olun

Eşit derecede önemli olan, zaman içinde başlamak ve zamanında - özellikle yıllık veya tekrarlanan olaylar için - bitirmek için bir itibar oluşturmaktır.

03 - Eşsiz ve Uygun Bir Yer Belirleme

Çoğu iş toplantıları otellerde yapılır ve bu tür bir mekan kendi içinde benzersiz değildir. Kalıbı kırmayı ve otel dışı harika bir mekanı seçmeyi tercih edebilir ya da tüm otellerin eşit yaratılmadığını ve harika bir otel bulabildiğini fark edebilirsiniz. Buradaki ana nokta, konukların gitmek isteyeceği bir yer seçmektir. Sonuçta, rutinlerinden bir sapma yapacaklar ve etkinliğin tadını çıkarmak istiyorlar. Aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

Katılımcıların çoğuna yakın bir mekan seçin
Katılımcıların kendilerini seveceği bir mekan seçin
Benzer etkinliklere ev sahipliği yapan bir mekan seçin

Bir mekanı seçme konusunda daha fazla ipucu için, bir Etkinlik Planlayıcısının Mekan Planlama Kılavuzu'nu kontrol ettiğinizden emin olun.

04 - Uygun Konuk Listesini Derleme

Başarılı toplantılarda belirli bir konu veya mesaj ve bu mesaj için hedef kitle var. Önem sırasına göre sıralansalar bile, uygun katılımcıları içeren bir misafir listesini derlemek değerlidir. Çoğu zaman, ev sahipleri, yalnızca toplantıları kitlelere açmaları için potansiyel misafirlerin ana listesini derlerler. Bu, yalnızca sayı oyunlarına dayanarak koltuk doldurmaya çalışıyorsanız çalışacaktır.

Bir iş toplantısı, konferans veya seminer,% 1-3 RSVP oranlarıyla doğrudan posta çalışması olarak görülmemelidir. Müşterileri, hedefledikleri katılımcıların belirli listelerini oluşturmaları için koçluk yapmayı tercih ediyorum - gerçekten de% 50 veya daha yüksek oranlardaki LCV oranıyla katılmak istedikleri kişiler.

Katılımcılar hakkında son bir düşünce: Toplantıya benzer derecedeki bireyleri ve deneyimleri davet etmeyi deneyin.

05 - Davet Et, Davet Et, Davet Et!

Etkinliğinize büyük bir katılım sağlamanın anahtarlarından biri, insanları erken ve takip etmeye davet etmek. Bu, RSVP'ye sahip olmayanlara hatırlatmalar ve sahip olanlara onaylar göndermek anlamına gelir. Etkinliğin onaylanmasından hemen önce bir etkinlik hatırlatıcısı göndermek genellikle kötü bir fikir değildir.

Etkinlik etrafında heyecan yaratmak önemlidir. Geleneksel basılı davetler uygundur, ancak kitlenize bağlı olarak e-postaya ve hatta sosyal medyaya bakmak da norm haline gelmektedir. Bu yaklaşımı deneyin:

Davetinizi göndermeden önce, siz veya ekibinizin kişisel olarak tanıdığı etkinlikten bahsedin.
Tarihi planlama tarihine (kağıt veya elektronik) kaydedin .
Bir RSVP talebi ile gündem açıkları (kağıt veya elektronik) dahil olmak üzere detaylı bir davetiye gönderin.
Detaylı davetiyeyi kişisel arkadaşlarınız veya tanıdıklarınızla (elektronik) kişiselleştirilmiş bir notla tekrar iletin. *
Planlanan etkinlikten (elektronik veya telefon üzerinden) bir ila iki gün önce teyit edilen misafirleri takip edin.

* Ayrıca, resmi olarak misafirleri aramayı ve etkinliğe kişisel bir davetiyeyi genişletmeyi de tercih edebilirsiniz.

06 - Kişisel Davetiyelerin gücünü hafife alma

Fiziksel bir davetiye - ister basılı ister elektronik olsun - güzeldir, ancak arkadaşlık, meslektaşlar veya tanıdıklara kişisel olarak genişletilmiş bir davet için bir yedek olarak görülmemelidir (tabii ki, 500 ile büyük bir sempozyum veya kongre planlamıyorsanız) veya daha fazla katılımcı). Bu, birçok konakçıya zarar veren adımdır… telefonu almak istemezler, ancak yüksek RSVP oranları (düşük gösterim oranlarıyla) arasındaki fark ve idealden daha az sonuç anlamına gelebilir.

Bazı etkinlikler için bu sorumluluğu paylaşmaya yardımcı olabilir. Bir etkinliğin misafir listesi genellikle çeşitli bireyler tarafından tutulan iletişim listelerinden derlenir ve davetlilerle en yakın ilişkilere sahip olan kişiler kendi misafirlerine doğrudan bir davetiye sunmalıdır.

07 - Mükemmel Programların Sunulması İçin Bir İtibar Kurulması

Herkes iyi konferanslara ve kötü konferanslara katıldı. Aynı seminer ve diğer takdir olayları için de geçerlidir. Etkinlik planlayıcıları için şanslı olan insanlar, daha çok katıldıkları toplantıların tadını çıkarırlar.

Buradaki anahtar, müvekkilinizin mükemmel iş programları sunmak için bir itibar yaratmasına yardımcı olmaktır. Göründüğü kadar basit, eğer birisi son etkinliğinize katılmayı seviyorsa, gelecekteki programlara katılma olasılığı daha yüksektir - ve hatta belki bir arkadaşınızı veya iş arkadaşınızı da getirebilirsiniz.

08 - İletişim Takip ve Teşekkür Katılımcıları Gönder

İnsanlar yeni bilgi toplamak için toplantılara katıldığından, katılımcılar kuruluşunuzdaki sunumcular ve diğer kişiler tarafından başvurulan ek materyaller ve materyaller almayı takdir ederler. Takip, bu bilgileri paylaşmak ve etkinliğe katılanlara teşekkür mesajları iletmek için mükemmel bir fırsattır.

Teşekkür notu ve takip iletişimi, çoğu kuruluşun çoğu zaman göz ardı ettiği, fakat faydalarını düşünmeyenler.