Y-ME'nin Anneler Günü Etkinliklerinin Planlanması ve Uygulanmasında Öğrenilen Dersler
Özel etkinlik planlamacıları - özellikle kar amacı gütmeyen dünyadakiler - açık bir bağış toplama etkinliği düzenlemenin harika bir fikir olduğunu biliyorlar. Diğer topluluk bağış toplama fikirleri gibi bu tür etkinlikler, gelecek yılki etkinlik için planlamanın, bu yılki fon yaratma etkinliğinin sona ermesinden hemen sonra başlamasını gerektirmektedir. Etkinliği tartışmak ve neyin iyi gittiğini ve olayın takımın zihninde hala tazeken nelerin geliştirilebileceğini tartışmak önemlidir.
Başarıları ve gelişmeleri tartışmak, bu özelliklerin gelecek yılki etkinlik için dahil edilebileceğini veya geliştirilebileceğini garanti eder. Bu proaktif planlama ayrıca sponsorlar için de değer katar. Ve kaçınılmaz olarak, tüm başarılı topluluk yürüyüşleri yıldan yıla büyümeyi ve genişlemeyi umuyor.
Bu tür olayları tutmanın birincil amacına odaklanmak önemlidir: bağış toplama. Daha önce bir topluluk yürüyüşü yapmış olan etkinlik planlayıcıları için, planlamanın en önemli zamanlarından biri yürüyüşün bittikten sonra gerçekleşir. Bir topluluk bağış toplama yürüyüşü planlama ve yürütmenin birçok yönünü öğrenmek için, Chicago'nun Y-ME Göğüs Kanseri Organizasyonu tarafından düzenlenen Anneler Günü Etkinliğine bir perde arkası bakacağız.
Y-ME Anneler Günü Göğüs Kanseri Yardımcısı Yürüyüşü
Y-ME, 1979 yılında iki meme kanserinden kurtulan tarafından kurulmuştur. Kar amacı gütmeyen, meme kanseri hastaları için çok dilli Ulusal Meme Kanseri Yardım Hattı programı ile bilinir.
Program, ülkenin sadece eğitimli akran danışmanları olan göğüs kanseri mağdurları tarafından görevlendirilen 24 saatlik ücretsiz telefon hattı olarak ün kazandı. Ancak örgüt ayrıca, Anneler Günü'nde programlarını ve hizmetlerini destekleyen yıllık bir bağış toplantısı düzenledi. Geri 2007'de Y-ME, 12 şehirden yaklaşık 43.000 yürüyüşçüyle 7 milyon dolardan fazla para topladı.
2008 yılına kadar 15 şehir katıldı. Ne yazık ki, Y-ME 2012'de kapılarını kapattı, ancak yıllık fon sağlayan kurumunun mirası kar amacı gütmeyen etkinlik planlayıcıları için harika bir örnek teşkil ediyor.
Y-ME'nin bağış toplama başarısının büyük bir kısmı, planlamaya yönelik organize bir yaklaşıma atfedilebilir ve ilk olarak en önemli hedefleri göz önünde bulundurmalıdır. Organizasyonun eski özel etkinlikler müdürü Liz Klug, 2007'deki rekorundan sonra bunu şöyle söylemişti: “Planlama sürecinde çeşitli noktalara yönelik bir planımız var. Bu nedenle, başarılı olduğumuzdan emin olmak için bu en kritik noktaları tanıtmak için gerekli adımları atacağız. Örneğin, ilk kez bir etkinliğe ev sahipliği yapabileceğimiz bir şehirde, insanların geri gelmek isteyeceği harika bir mekan ve yere sahip olduğumuzdan emin olmaya odaklanmalıyız. Yolun ilerisinde, hangi kahve dükkanlarına broşürler bırakacağımıza odaklanabiliriz. ”Klug ve Y-ME etkinlik planlama ekibinin böyle başarılı bir etkinliği nasıl organize ettiğine bir göz atalım.
Planlama Adım 1: Sayıların Analizi
Bir topluluk yürüyüşüne ya da benzer bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, birkaç farklı kurucu hedefi bir araya getirmeyi gerektirir, ancak nihayetinde, olaya ev sahipliği yapan dernek ya da hayırseverlik, nedenleri için para toplamak için bunu yapıyor.
Bu nedenle, bir sonraki olayı planlamanın ilk adımı, mevcut olay bittiğinde gerçekleşir ve bu çalışmanın çoğu "sayıları" çevreler.
“Etkinlik bittikten sonra rakamlara yakından baktık” diye açıklıyor Liz Klug, “Bu yıl önceki yıla kıyasla nasıl yaptığımızı karşılaştırdık. Katılımcı deneyimlerine baktık. Sponsorluk kategorilerimizi değerlendirdik. Olaylarla ilgili her türlü e-postaya yanıt verdik. ”Etkinlik planlayıcıları, bu yılki etkinliğe katılanların gelecek yıl da devam etmesini sağlamak için acil adımlar atacaklar.
Klug ayrıca ayrıntıların içine düştü. Değerlendirmelerde, dağıtılan tişörtlerin hacmine katılan gönüllülerin sayısından her şeye baktı. Daha sonra, gelecek yıl için daha fazla veya daha az ihtiyacı olup olmadığını sordu.
Planlama Zaman Çizelgesi
Bir topluluk bağış toplama yürüyüşü düzenleyenler için, çeşitli zamanlarda hangi adımların ele alınması gerektiğini bilmek önemlidir.
Çoğu sivil toplum kuruluşu, olayın başarısını sürdürebilmek için birçok personelin ve gönüllü komite üyelerinin lüksüne sahip değildir. Ancak planlamacılar, etkinliğin halka açık takvim üzerinden alınması için bir belediye başkanlığı ofisi ve kamu işleri departmanı ile yakın bir şekilde çalıştıklarından emin olmaları gerektiğini kabul ediyorlar.
Klug, geçen yılki rakamları analiz ettikten sonraki ilk adımın kurumsal işe alım üzerine odaklanması gerektiğini öne sürüyor. Etkinlik yeni bir program değilse, bu yılki etkinlik sona erdikten hemen sonra gelecek yılın etkinliği için kurumsal destek almak önemlidir. Klug, “Etkinlik düzenleme raporunu teslim ettiğimizde sponsorlukları yenilemeye odaklandık” diyor. Ayrıca, bir bağış toplama etkinliği olarak bir topluluk yürüyüşü düzenlemekle ilgilenen plancılar için aşağıdaki önemli noktaları sunar:
- Kurumsal sponsorları tanımlayın
- Yürüyüş takımı programları geliştirin
- Etkinlik etkinliklerini belirleme
- Yürüyüşe çıkmaya başlayın
- Etkinlik lojistiğini kesinleştirin
- Etkinliği tutun
- Bir "teşekkür ederim" etkinliği tutun
- Sonraki etkinliği değerlendir ve başlat
Y-ME, lojistik gereksinimlerinin çoğunu yerine getirmek için bir dış lojistik firması da işe alacaktı. Ancak en yararlı olanlardan biri, çevrimiçi bir kayıt sistemi uyguluyordu.
Online Kayıt Sistemi Başarısı
Y-ME, interneti çevrimiçi kayıt için kullanmanın önemini çabucak öğrendi ve bu yana, çevrimiçi kayıt ve para toplama için teknolojinin kullanılmasını şiddetle tavsiye etti.
2003 yarış web sitesi olarak hizmet vermek için çevrimiçi kurucu bir ilişki yönetim sistemine yatırım yaptılar. Bu tür bir sistem, gönüllüler için bağışlar ve diğer katılımlar için kişiselleştirilmiş itirazlar yapmak için kişisel bir web sitesi olarak hizmet eder. Tek bir veri tabanına bilgi yakalar ve üyelerini teşvik etmek için takım kaptanlarının yürümesi için bir araç görevi görür.
Çevrimiçi katılımcılar 4.000'den 11.594'e yükseldi. Çevrimiçi bağışlar 5.000'den 19.650'ye çıktı. Y-ME ekibi, bunun 2.35 milyon dolarlık bir hedefe ulaşmasına katkıda bulunduğuna ve bir bonus olarak teknolojinin idari maliyetleri yaklaşık 20.000 dolar düşürdüğüne inanıyordu.
Böyle bir sistem, bir örgütün yarış gününün ötesindeki bileşenleri dahil etmesini ve devam etmesini sağlayan önemli bir iletişim aracı olarak da kullanılabilir.
Yarış Günü Zaman Çizelgesi
Topluluk yürüyüşleri sabah en sık planlanıyor. Tabela ve konumun karmaşıklığına bağlı olarak, olay için oluşturulan etkinlik genellikle etkinlikten bir hafta öncesine kadar başlayabilir ve çoğu etkinlik yürüyüşten birkaç gün önce gerçekleşir.
Y-ME, yıllık fon yaratma etkinliği için planlamayı planladığında, ekip tipik olarak yürüyüşü gerçekleştirdiği alanı sınırlamaya çalışacak ve böylece caddelerin kapatılması gibi belirli operasyon görevlerini yürütmek için önemli miktarda kaynak süresine gerek duymayacaktır. Yürüyüşleri genel olarak rekabete aykırıydı, bu yüzden daha rekabetçi bir yarış ortamı için ihtiyaç duyulan gereksinimleri göz önünde bulundurmak zorunda kalmamalarına yardımcı oldu.
Yarış günü için program genellikle aşağıdaki gibi akar:
- Etkinlik Planlama Ekibi Geliyor (yürüyüşten 2.5 saat önce)
- Gönüllü Check-In (yürüyüşten 2 saat önce)
- Sponsor Check-In ve Kurulum (yürüyüşten 2 saat önce)
- Kayıt Başlıyor (yürüyüşten 1,5 saat önce)
- Başlangıç Hattı Kurulumu (yürüyüşten 30 dakika önce)
- Açılış Törenleri (yürüyüşten 10 dakika önce)
- Yarış Başlıyor
- Ana Sahne Eğlence Başlıyor (yürüyüş başladıktan 1 saat sonra)
- Resmi Ana Kademe Açıklamaları (yürüyüşün bitiminden sonra; 1,5 saatlik işarette)
- Program Resmi Olarak Sona Erdi (yürüyüş başladıktan 3 saat sonra)
- Olay Dağılımı Başlıyor (etkinlik resmi olarak sona erdikten sonra)
Topluluk Yürüyüşü veya Koşusu Planlama İpuçları
Bir topluluk yürüyüşü yapmak veya ilk kez çalıştırmakla ilgilenen kuruluşlar için Klug, başarılı bir etkinliğin sağlanmasına yardımcı olacak birkaç öneri sunar.
- İyi bağlanmış gönüllüler, sponsorlar veya büyük takımlar da dahil olmak üzere sıcak yollarla başlayın. Ölçülebilir sonuçları tanımlar.
- En iyi uygulamalarını ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemek için şehrinizdeki / konumunuzdaki rakip etkinlikleri değerlendirin.
- Gerekli izinleri ve olay lojistiğini tartışmak için belediye başkanının ofisi ve park bölgeleri ile çalışın: zaman, yer, katılımcı sayısı. Bu toplantılara hazırlandığından emin olun.
- Bütçenizi anlayın ve yeni bir etkinlik için işletme giderlerinizi% 25-30 oranında tuttuğunuzdan emin olun. Bazı yardımlar toplam giderlerin% 15-20'sini karşılar.
- Sponsorların , etkinliğinizin işletme giderlerinin% 100'ünü karşılayacak şekilde güvenliğini sağlayın.