Birçok otel toplantı ve konferans hizmeti yeteneklerini tanıtmak için Conventionplanit.com ve sabrehotelrfp.com gibi online otel RFP (Teklif Talebi) sitelerine güvenmiştir. Ayrıca kendi online RFP formlarını da geliştirdiler.
Ancak, birçok planlayıcı otel RFP'lerini üçüncü taraf arama motorları aracılığıyla göndermekten çekinmektedir. Birçok planlayıcı otel tekliflerini doğrudan otel ve konferans merkezlerine göndermeyi tercih etmektedir.
Otel RFP'de Hangi Bilgiler Var?
Plancıların otel teklifleri ve diğer etkinlik ihtiyaçları için kendi formlarını geliştirmeye başlamalarına yardımcı olacak harika bir araç, Kongre Sanayi Konseyinden uygulamaların değişim araçlarını kabul eden etkinliktir .
Bir otel RFP'si için temel unsurlar şunları içermelidir:
- İstek sahibinin temel iletişim bilgileri (isim, unvan, organizasyon, adres, telefon, e-posta vb.)
- Etkinlik tarihleri (en az iki farklı seçenek sunun)
- Oda blokları gerekli (tarih ve oda sayıları)
- Toplantı odası istekleri (tarihler, oda boyutları, miktarlar)
- Yiyecek ve içecek gereksinimleri
- Erişilebilirlik gereksinimleri
- Nakliye ve alma gereksinimleri
- Diğer ilgili bilgiler
RFP Araçlarının Avantajını Kullanmak
Buna ek olarak, Global İş Seyahatleri Birliği (GBTA) üyelerine, olay planlayıcılarının dikkate almak isteyebileceği kapsamlı bir otel RFP aracı sağlar.
GBTA otel RFP unsurları şunlardır:
- Otel tesisi genel bakış bilgileri
- RFP talep eden genel bakış bilgileri
- Misafir odası sözleşmesi detayları
- Bir otelin toplam toplantı alanının boyutu
- Toplam toplantı odası sayısı
- Otelin en büyük balo salonu veya toplantı odasının büyüklüğü
- En büyük balo salonu veya toplantı odası için tavan yüksekliği
- Otelde kalıcı bir toplantı odası var mı?
- Yönetim kurulu kaç kişi ağırlayacak?
- Otelin özel sergi alanı var mı?
- Sergi alanının büyüklüğü nedir?
- Bölge kongre merkezine uzaklık nedir?
- Kongre merkezi adı nedir?
- Yiyecek ve içeceklerde vergi yüzdesi nedir?
- Ziyafet servis ücreti yüzdesi nedir?
- Ziyafet servis ücretleri vergilendiriliyor mu?
- Otel bünyesinde görsel işitsel (A / V) hizmetler sunuyor mu?
- Otel bünyesindeki A / V hizmetlerinde indirim sunulur mu?
- Otel müşterilerin A / V satıcılarını dışarıdan getirmelerine izin verecek mi?
- Kaç toplantı odasında kablosuz hızlı internet bulunur?
- Toplantı odaları video konferansı nasıl içerebilir?
- Kendi A / V satıcılarını kullanmak için bir ücret var mı?
- Otel ödeme için kurumsal "toplantı kartları" kabul ediyor mu?
- Otel toplantı paketi fiyatlarını sunuyor mu?
Ayrıca, ev sahipliği yaptığınız etkinliğin türünü otel satışlarıyla paylaşmak yararlı olacaktır. Bu, toplantılarınızın sahip olabileceği hedefler hakkında bilgi sağlayacaktır.
Otellerle çalışmanın iyi haberleri, benzer etkinliklerin bir araya getirilmesinde en iyi şekilde yaşanması gerektiğidir. Büyük bir satış veya yemek yöneticisi, etkinlik planlayıcılarının hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak yollar hakkında sizinle daha fazla ayrıntıyı paylaşabilecektir.