Muhasebe hataları zaman zaman meydana gelir, ancak uygun planlama ve hazırlık ile birçok yaygın muhasebe hatası önlenebilir. Hepimiz biliyoruz ki, bir hatayı düzeltmek, ilk defa doğru yapmaktan çok daha fazla zaman alır. İlginç bir şekilde, daha sonra sorunu düzeltmek için beklemek yerine bir projede erken hataları tespit etmek ve düzeltmek de daha ucuzdur.
Eğer işinizi uzun vadeli bir proje gibi değerlendirirseniz, başkalarının yaptıkları ve hataları düzelttikleri, ancak şirketinizin zamanını, parasını ve baş ağrısını değil, aynı zamanda şirketinizin zaman, para ve baş ağrılarını da koruyacak ortak hataların farkında olunarak proaktif olmak istersiniz. Daha akıcı operasyonlar ve daha iyi müşteri memnuniyeti ile pazarda rekabet avantajı sağlar. Aşağıda, her EBM'nin küçük işletme sahiplerinin yaptığı yaygın muhasebe hataları bulunmaktadır.
01 - Muhasebe Prosedürlerine Uyulmaması
Bir adım, tutarlılık ve doğruluk sağlamak için tamamlamak için standart formlar ve kontrol listeleri geliştirmektir. Örneğin, yeni satıcılar oluşturmak için bir süreci belgelemek isteyeceksiniz.
Sigorta sertifikası, tavsiye mektubu veya imzalı sözleşmeler gibi diğer belgelerin yanı sıra satıcının adı, adresi, telefon numarası ve İşveren Kimlik Numarasına (EIN) ihtiyacınız olacaktır. Daha sonra bu bilgileri muhasebe yazılımınıza girmeniz gerekecektir, böylece ödemeleri gerçekleştirebilirsiniz.
Satıcılarınızdan toplamanız gereken bilgileri göz önünde bulundurmak için gerekli zamanı almak, bu bilgileri aldığınızdan emin olmak için standart bir form veya kontrol listesi geliştirmek ve çalışanlarınızın takip edebileceği bir yazılı politikaya sahip olmak isteyeceksiniz.
02 - Bütçe Olmadan Çalışmak
İşletmenizin işletme sonuçlarını değerlendirmek için bir taban çizgisine sahip olmanız için bir bütçe oluşturun. Bütçeler sadece fazla harcamaları engellemede değil, gerçekçi, yazılı finansal hedefler oluşturmak için kullanılabilir. Bütçeler her zaman gerçeğe dayanmalıdır, ancak bütçenizi gelirleri arttırmak veya işletme giderlerini azaltmak olsun, makul mali hedefler koymak için kesinlikle kullanabilirsiniz.
03 - Veri Giriş Hataları Oluşturma
Veri girişi hataları zaman zaman ortaya çıkar. Tüm veri girişi hatalarını önleyemeseniz de, veri girişlerinin hızlı bir şekilde tespit edildiğinden ve düzeltilebildiğinden emin olmak için çeşitli mutabakatları zamanında gerçekleştirebilecek bir politikanız olabilir.
Örneğin, aylık banka mutabakatlarının yanı sıra alacak ve borç mutabakatı hesaplarını gerçekleştirmek isteyeceksiniz. Ayrıca, tüm gelirlerin ve ödemelerin makul göründüğünden emin olmak için gelirleri veya harcamaları sınıflandırırken olası hataları saptamak veya müşteri makbuzlarını veya satıcı ödeme raporlarını periyodik olarak çalıştırmak için bütçe-gerçek varyansları da çalıştırabilirsiniz.
Herhangi bir veri girişi hatası yapılmadığından ve işlemlerin doğru olduğundan emin olmak için olağandışı işlemler gözden geçirilmelidir.
04 - Muhasebe Yazılımını Yedekleme Başarısız
İşletmenizin muhasebe yazılımını ve diğer verileri düzenli olarak yedeklemeniz gerekir. Birçok küçük işletme muhasebe yazılımı programı, muhasebe programınızın otomatik yedeklemesini ayarlamanızı sağlayan bir özelliğe sahiptir.
Kullan. Ayrıca, işinizi her zamanki gibi çalıştırabilecek olup olmadığınızı görmek için yedekleme dosyalarını kullanabilmeniz için bile yedek dosyalarınızı iki kez kontrol etmeniz için zaman ayırmalısınız.
Bazen dosyalar bozuk; Bazen ihtiyacınız olan tüm verileri yedeklemezsiniz. Hızlı bir kontrol, yedekleme işleminizle ilgili sorunları belirleyebilir, böylece gereksiniminiz ortaya çıkarsa, işinizi yürütmeye devam etmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz.
05 - Kendinizi çok fazla yapmak
Şirketinize değer katmayan dış kaynak yönetim görevlerinin bir avantajı olabilir.
Örneğin, bir vergi muhasebecisi vergi yasasında olduğundan daha iyi bir şekilde size yardımcı olur, bu nedenle vergi planlamasının ve muhasebecinize hazırlanmanın dışarıya aktarılması vergi yükümlülüğünüzü düşürmenize, vergi uyumluluğunu artırmanıza ve gelir yaratmaya daha fazla zaman ayırmanıza izin verir. faaliyetleri.
Birçok küçük işletme sahibi, diğer yetenekli profesyonellere sorumluluk vermek istememektedir, ancak muhasebe, yasal, BT ve diğer yönetimsel işlevlerin dışarıdan temin edilmesi, yeni kurulan zamanı akıllıca kullanırsanız hataları azaltabilir ve karlılığı artırabilir.
06 - Gelir ve Giderlerin Uygun Şekilde Sınıflandırılmaması
Shoebox yöntemi, küçük işletmeler için yılda birkaç işlemden daha fazlası ile iyi bir seçim değildir. İşinize giren ve çıkan tüm paralar uygun kategoriye atanmalıdır.
Muhasebe kayıtlarının üzerinde kalan işletme sahipleri hata yapmazlar. Faturalandırılanın kim olduğunu, ne kadar ve müşterinin ödeyip ödemediğini bilirler.
Ayrıca, yıl sonu vergi hazırlığınızın, iadenizden önce işinizin vergi iadesini hazırlamanız için gereken kayıtları yeniden kurmaya çalışmaktan çok daha pürüzsüz olacağını göreceksiniz.