Organize olmak, sadece kağıt yığınlarını düzenlemek ve masanızdaki yığılmayı önlemek için çok daha fazlasını içerir. Organizasyon, işletmenizin farklı bölümleri için sistem ve prosedürler oluşturmayı içerir; Bu, daha üretken ve karlı olmanıza yardımcı olma potansiyeline sahiptir. Aşağıdaki fikirler küçük işletmenizin daha organize olabilmesinin en iyi yollarından bazılarını içermektedir. Yavaş ve sürekli iyileştirme için sadece bir tane deneyin ya da bu sene işinizde her ay yeni bir organizasyon sürecini dahil etmek için bir plan yapın.
01 - Evrak ve Belgelerin Kontrolü
Artık birlikte çalıştığınız dokümanların türü hakkında daha iyi bir fikre sahip olduğunuza göre, ofis dosyalama sisteminizi oluşturma veya iyileştirme zamanı. Susan Ward, kağıt işlemlerinizi oluşturmanıza veya ince ayar yapmanıza ve organize etmenize yardımcı olabilecek bir belge yönetim sistemi oluşturmak için yararlı bir kılavuz hazırladı .
Kağıtsız bir ofise geçme vakti olduğuna karar verirseniz ( önce bu artıları ve eksileri okuyun ), DocuSign gibi bir dijital imza programına geçiş yaparak, FreshBooks gibi çevrimiçi faturalama ve ödeme hizmetlerini kullanarak faturalarınızı taratıp sayısallaştırarak başlayabilirsiniz. Veri yedekleme ve arşivleme için Bulut'u kullanma. Yıl boyunca etkinliklerde kartvizitler alırsanız, kartvizit kartına yatırım yapmak için de iyi bir fikir olabilir, böylece iletişim bilgilerini hemen dijitalleştirebilir ve kağıt kartlarını çektebilirsiniz.
02 - Doğru Üretkenlik Araçlarını Kullanın
- Iletişim yönetimi. Müşterilerinizi, ağ oluştururken karşılaştığınız kişileri hatırlamaya kadar, her küçük işletme sahibinin iletişim bilgilerini yönetmek için bir sisteme ihtiyacı vardır. Salesforce gibi kapsamlı bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemini tercih edebilir veya daha küçük ölçekli yönetim için mevcut Kişiler uygulamanızı işiniz için çalışacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
- Toplantılar ve iletişim. İster yüz yüze, ister telefonda veya görüntülü sohbet hizmetleri aracılığıyla toplantılar gerçekleştirin, süreci daha organize hale getirmenin bir yolu vardır. Toplantılarınızı daha önce organize edilmeden önce, sırasında ve sonrasında organize etmek için Do gibi bir hizmeti kullanabilirsiniz.
- Muhasebe ve defter tutma. Faturalandırma şeklinizi düzenleyin ve düzenleyin, ödemeleri alın ve Quickbooks Online, Xero ve Wave gibi araçlarla nakit akışını yönetin.
- Seyahat ve gider takibi. Seyahat planlarını kolaylaştırmak için Expedia ve TripAdvisor gibi uygulamaları kullanabilirsiniz. Daha sonra, yolda bir kez, Expensify gibi uygulamalar, masraflarınızı takip etmenize ve evinize çok daha organize olduğunuzda raporlama yapmanıza yardımcı olur.
- Sosyal medya yönetimi. Sosyal medyada sistematik ve organize bir şekilde yaklaşmıyorsanız, ne kadar zaman harcanabileceğini hepimiz biliyoruz. Bu nedenle, Hootsuite ve Buffer gibi araçlar küçük işletme sahipleri için çok değerli olabilir.
- E-posta yönetimi Küçük işletmelerde Gmail kullanıyorsanız, gelen kutunuzu hızlı bir şekilde alabilen birkaç Google uzantısına erişebilirsiniz. Başka bir e-posta uygulaması kullanıyorsanız, otomatik filtreleme, hatırlatmalar ve daha fazlası için SaneBox'ı deneyin.
- Proje Yönetimi. İyi bir proje yönetimi uygulaması, görevleri izlemenize, dosyaları paylaşmanıza ve takım arkadaşlarınızla tek bir yerde işbirliği yapmanıza yardımcı olacak ve çalışmanızı organize etmek için kullanabileceğiniz en iyi araçlardan biri olabilir. All-in-one proje yönetimi çözümü için Basecamp veya Asana'yı deneyin.
Verimlilik çok kişisel bir süreçtir ve ihtiyacınız olan uygulamalar sizin yaptığınız çalışmalara ve çalışma eğiliminize özel olacaktır. Prosesinize yeni bir araç eklemeden önce ihtiyaçlarınızın neler olduğunu keşfetmek için zaman ayırın. Düşündüğün kadar çok ihtiyacın olmayabilir. Daha fazla üretkenlik aracı ilhamı için 101 küçük işletme verimliliği uygulamasıyla bu makaleyi okuyun ve bu 27 zaman kazandıran uygulamayı keşfedin.
03 - Bilgisayarınızı Organize Edin
Bilgisayarınızı organize etmek ve çalışma şekline dönüştürmek için şu anda yapabileceğiniz şeylerin bir listesi:
- Masaüstünü temizle. Buraya gidebileceğiniz birkaç yol var ve bunların hepsi çalışma tarzınıza ve bilgisayarınızı nasıl kullandığınıza bağlıdır. Çöp kutunuz dışında her şeyden masaüstünüzden kurtulabilirsiniz (masaüstünüzdeki uygulama simgelerinin sadece kısayollar olduğunu unutmayın - tüm gerçek uygulamalarınız genellikle Uygulama klasörünüzde bulunur). Veya en sık kullandığınız uygulama ve dosyalara birkaç kısayol ekleyebilirsiniz. İlk seçeneğe erimeye, mümkün olduğunca kolaylaştırmaya çalışıyorum, ancak şu anda üzerinde çalıştığım dosyalara kolayca erişmek için masaüstümü kullanıyorum. Sonra bitirdikten sonra onları kalıcı evlerine taşıyorum.
- Dijital dosyalama sistemi kurmak. Belgelerinizi kalıcı bir eve vermekten bahsetmişken, tam anlamıyla size bir dosyalama sistemi yaratıyorsunuz, bu sayede ihtiyaç duyduğunuz belgeleri ihtiyaç duyduğunuzda bulabilirsiniz. Dosya ve klasör organizasyonu için bu kılavuz, başlamanıza yardımcı olacak bir dizi mükemmel ipucu sağlar.
- Yazılımı güncelleyin. Bilgisayarınız, uygulama ve işletim sistemi güncellemelerini otomatik olarak yükleyecek şekilde ayarlanmışsa, harika. Bu sizin için manuel bir işlemse, birçok güvenlik düzeltme eki içerdiğinden güncellemeleri en az iki ayda bir kontrol etmelisiniz. Ardından, yılda bir kez, kullanmakta olduğunuz yazılımın mevcut sürümlerini gözden geçirin ve yükseltme zamanı geldiğinde kararı verin.
- Virüs ve performans sorunlarını tara. Ne tür bir bilgisayara sahip olursanız olun, hepsi virüs veya kötü amaçlı yazılım alabilir (evet, hatta Mac'ler!). Windows tabanlı bir bilgisayarınız varsa, PCWorld'ün bu PC bakım ipuçları, bilgisayarınızı sağlıklı ve sorunsuz bir şekilde çalıştırmanıza yardımcı olacaktır.
- Veri yedeklemenizin bütünlüğünü doğrulayın. Verilerini yedekliyorsun, değil mi? Değilse, şimdilik her şeyi atlayın ve önce bunu yapın. Carbonite, Backblaze veya CrashPlan gibi Bulut tabanlı bir veri yedekleme hizmetini kullanabilir veya bilgisayarınıza bağladığınız harici bir sabit sürücüyü kullanabilirsiniz (her ikisini de yapıyorum). Her iki seçenekle de, sürekli otomatik yedekleme yapmak için servisi veya sürücüyü yapılandırın, böylece el ile hiçbir şey yapmanız gerekmez. Ardından, yılda bir veya iki kez, yedekleme servisinize gidin ya da sürücüyü kopyalayın ve her şeyin orada olduğundan ve kopyaları yerel bilgisayarınıza çekmeniz gerektiğinden emin olmak için etrafta dolaşın.
- Gelen kutunuzu ele geçirin. Birçok küçük işletme sahibinin e-posta gelen kutusuyla aşk ilişkisi vardır. Onu seviyorlar çünkü çok verimli ve verimli bir iletişim aracıdır; yine de nefret ediyorlar çünkü gereksiz yere stresin kontrol altına alınmasına neden oluyor. Gelen kutunuzu otomatik olarak tutmak, günlük olarak aldığınız şeyi düzene koymak ve gün içinde e-postaları ne sıklıkta kontrol edeceğinizi sınırlamak gibi yapabileceğiniz şeyler vardır. Gelen kutunuzu güçlü bir üretkenlik aracı haline getirecek ve büyük bir zaman kaybetmeyecek e-posta yönetimi ipuçları için bu makaleyi okuyun.
Yukarıdaki ipuçları, küçük işletmenizin hemen daha organize olmasını sağlamanıza yardımcı olacak, ancak işlerin kontrolden ne kadar hızlı geçebileceğini unutmayın. Bu etkinlikleri, belgelerinizi, üretkenlik araçlarınızı ve bilgisayar durumunuzu ayda birkaç kez hızlı ve kolay bir şekilde gözden geçirmek için bir çözümle eşleştirin. Böylece, düzenli kalarak, düzensiz düzeylerde dağınıklıklara yol açabilirsiniz.