Zaman yönetimi söz konusu olduğunda, zamanın nasıl daha verimli kullanıldığını bulmak genellikle zorlu bir iştir. Başlamak için iyi bir yer e-posta yönetimi; Bu, birçok küçük işletme sahibi için zaman öldürücülerin listesini üstlenen bir alandır.
E-posta sürekli bir iletişim şekli olduğundan ve gelen akış üzerinde tam bir kontrole sahip olmadığımızdan, e-postayı nasıl aldığımızı, organize ettiğimizi, yanıtladığımızı ve hatta düşündüğümüz konusunda verimliliğimizi geliştirmeye çalışmamız gerekir. Aşağıdaki ipuçları, e-postanızı tüketmek yerine verimliliği destekleyen bir şekilde yönetmek için bir sistem oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
1. Bildirimleri kapatın.
E-posta günün ve gecenin her saatinde gelme eğilimindedir, bu yüzden gelen mesajların akışının gününüze nasıl uyduğunu kontrol etmeniz hayati önem taşır. Programınızda sürekli dikkat dağınıklığı ve kesintileri önlemek için hem bilgisayarınızdan hem de akıllı telefonunuzdan yeni ileti bildirimlerini kapatın ve sizin için uygun olduğunda posta olup olmadığını kontrol edin.
2. Gelen kutunuzu nasıl kullanacağınıza karar verin.
E-posta gelen kutunuzu yönetme konusunda birçok farklı felsefe vardır. Gelen kutunuzu bir catchall olarak kullanabilir, yalnızca yüksek öncelikli mesajlarla sınırlandırabilir veya bir çalışma görevi listesi haline getirebilirsiniz.
Anahtar, gelen kutunuz için bir amaç seçip ona bağlı kalıyor.
3. E-posta beyaz listelerini ve kara listelerini oluşturun.
Çoğu e-posta istemcisi ve e-posta sağlayıcısı, kullanıcıların spam adreslerini göz önünde bulundurarak kara listeye alma veya engelleme sırasında bu iletilerin elde edilmesini sağlamak için güvenli adres listeleri oluşturmasına olanak tanır. Gelen e-postalarınızı temiz tutmak için bu listeleri sık sık güncellemek için zaman ayırın.
4. Bir zamanlayıcı ve toplu işlem ayarlayın.
Bazı küçük işletme sahipleri, yalnızca e-posta için günlerinde cepler geçirmekten yararlanırlar. Bu sizin için işe yaradıysa, gün içinde belirli bir süre boyunca mesajlara cevap vermek, eylem öğelerini görev listenize taşımak, önemsiz şeyleri silmek ve dikkatinizin ne olması gerektiğine dair bir fikir edinmek için bir kenara ayırın.
5. İşlemi otomatikleştirmek için kuralları kullanın.
E-posta yönetim sürecini daha da hızlandırmak için, e-posta istemcinizde mesajları sıralayan, işaretleyen, taşıyan ve düzenleyen kuralları kullanın. E-posta kullanma şeklinizi destekleyen kurallar oluşturmak biraz zaman alacak olsa da, oluşturduktan sonra e-posta işlem sürenizin önemli bir bölümünü kısabilirsiniz.
6. Akıllı telefonunuzdan bir başlangıç yapın.
Birçok küçük işletme sahibinin akıllı telefonları vardır, böylece ofis dışındayken bile iletişimde ve iş başında kalabilirler. Mobil cihazınızdaki e-postaları sık sık kontrol ediyorsanız, mobil cihazınızdayken mesajları işleyip okuyarak başlayarak önemli miktarda zaman kazanabilirsiniz. Önemsiz mesajlarınızı ve mesajlarınızı saklamanız gerekmiyorsa bile, kaydetmeniz gerekmediğinde, ofise geri döndüğünüzde aerodinamik gelen kutusundan faydalanabilirsiniz.
7. Okumadıysanız aboneliğinizi iptal edin!
E-posta bültenleri ve diğer e-posta pazarlama mesajları, ilgilendiğiniz müşterilere, iş arkadaşlarınıza, iş ortaklarınıza ve diğer şirketlere bağlı kalmak için harika bir yol olabilir, ancak bu mesajlar hızlı bir şekilde yığılabilir.
Çeşitli konularda belirli bir e-postayı okumadıysanız, aboneliğinizi durdurun. E-posta bültenlerini ve diğer otomatik iletileri yalnızca düzenli olarak okuduğunuz kullanıcılarla sınırlamak, gelen kutunuzdaki toplu hacmini azaltmanın kolay bir yolu olabilir.
Küçük işletmenizde daha üretken olmanıza yardımcı olacak daha fazla araç için, bu 101 verimlilik uygulamasının listesini inceleyin.