Yeterli Kurulum Zamanına İzin Verilmiyor
Bir etkinlik oluştururken zamana karşı bir yarış her zaman vardır, ancak her şeyi yerine getirmek için ne kadar zamana ihtiyacınızın olduğuna dair bir tahminde bulunmalısınız. İlk misafir geldiğinde işçilerle dolu bir odaya sahip olmaktan daha kötü bir şey olamaz. Amaç, kapıların açılmasından en az 15 dakika önce herşeye sahip olmak olmalıdır.
İstemcilerle Bir Örnek Çizmek Değil
E-tablolar, e-postalar ve ziyafet etkinlik siparişleri , bir etkinliğin ayrıntılarını iletmek için mükemmel araçlardır. Ancak, vesileyle ilgili bir resmi resmetmek için yalnızca belgelere dayanmak, gözetime neden olabilir. Daha iyi bir strateji, mümkün olan durumlarda müşterinizle birlikte seyahat programında ilerlemektir. Her anı ve detayı, önünüzde gerçekleşiyormuş gibi tartışın.
Satıcılarınızı Onaylamayı Unutma
Ortalama etkinlik satıcınız birkaç farklı kategoride birden fazla müşteriye hizmet verir.
Kısacası, bunun hatırlanması gereken çok şeyleri olduğu anlamına gelir. Kurulum zamanından 48 saat önce tüm satıcılardan sözlü veya e-posta ile onay almak istersiniz. E-posta genellikle daha iyidir çünkü beklentilerinizi heceleyebilir ve yazılı olarak yanıtlamasını isteyebilirsiniz.
Rekabet Olaylarına Bakmak
“Gürültülü bir komşu” ydıysanız, bu durumların ne kadar dikkat dağıtıcı olabileceğini zaten biliyorsunuz.
Mekanınızdaki diğer etkinliklere karşı çıkmak büyük bir zorluk olabilir, bu nedenle bu senaryoyu mekan yönetimi ve müşterilerinizle önceden tartışmanız gerekir. Partiyle aynı ortak alanları ve kamu kaynaklarını kimin paylaşacağını bulun ve bir sorun olduğunda gürültü sorunlarını çözme yetkisine kimin sahip olduğunu belirleyin.
Acil Durum Planı Olmamak
Kötü hava koşullarında veya mekanınızın kapanması durumunda etkinliğinize ne olur? Bunlar planlaması kolay şeyler değil, ancak gösterinin yapıldığı günlerde yönetmek imkansız hale geliyor. İyi ölçmek için acil durum stratejinizi en az 2 hafta önceden belirtiniz. Etkinliği iptal etmeyi planlıyor olsanız bile, tüm misafirlerinizle iletişim kurmak için düzenli bir yönteme ihtiyacınız olacaktır.
Etkinlik Gününde Yeter Yardımın Olmaması
Etkinlik bütçelerini dengelemeye çalışırken, işçilik maliyetleri her zaman bir konudur. Bu, ellere yardım etmenin yetersiz kalması, bütçeyi aşmaktan daha büyük sorunlara neden olabilir. Etkinlik planlayıcısı iseniz, her şeyi kendiniz yapmayı bekleyemezsiniz. Çalışanları, satıcıları ve ayrıntıları koordine etmek sizi tek başına meşgul etmek için yeterlidir. Ek işçileri işe almak için birkaç yüz dolar harcamaktan korkmayın çünkü bir kere işler hareket edemezsiniz.
Paketleme Listesi Kullanılmıyor
Bir site dışı etkinliği yönetmek genellikle kapsamlı bir sarf malzemesi listesi gerektirir. Tabii ki, bu malzemelerin hepsini almak için genellikle birkaç haftanız var, ama asla bunu bir yere götürmezlerse iyi olmazlar. Bir ambalaj listesi, araca yüklemeniz gereken şeylere anında tazeleme sağlar. Tabii ki, büyük olasılıkla ödünç almak için kalem ve bant bulursunuz, ancak isim etiketlerinizi veya dizüstü bilgisayarınızı unutursanız ne olur? Bir paket listesi yapın ve ayrılmadan önce iki kez kontrol edin.
İyi haber, bu olay planlama hatalarının hepsi kolayca önlenebilir. Aslında, bu makaleyi yazdırabilir ve ne yapmaman gerektiğini hatırlatmak için yayınlayabilirsiniz. Unutmayın, önleme her zaman kurtarmadan daha kolaydır!