Felakete neden olan özel bir olayı önlemek için gerekli etkinlik planlama ipuçları
Ancak, etkinlik planlaması söz konusu olduğunda, yetkili bir olay yöneticisi, herşeyin dikkat etmesi ve buna göre planlamanın potansiyelini fark ederek, her zaman Murphy Yasasını hafifletmeye çalışacaktır.
Bir etkinlik yöneticisi olarak, müşterinizin özel etkinliğinin sorunsuzca ve insanca mümkün olabildiğince az sayıda aksaklık ile çalıştığından emin olmak sizin sorumluluğunuzdur.
Gerçek dünyada her olasılığı karşılamak mümkün değildir, ancak en azından her olay yöneticisinin kaçınması gereken kritik olay planlama hatalarının farkında olmalısınız.
Önceden uyarılmış önkol, bir sonraki planlanmış etkinliğinizde, tamamlanmamış bir felaketten kaçınmanıza yardımcı olabilecek beş temel ipucuyla ilgilenelim.
- Kötü iletişim - bu muhtemelen deneyimsiz etkinlik planlayıcıları tarafından yapılan en yaygın hatadır ve her ne pahasına olursa olsun kaçınılması gereken bir durumdur. Kötü iletişim (iletişimde veya iletişimde olmadığı gibi) felaketi heceleyebilir. Kötü iletişim genellikle, özellikle etkinlik kontrol listeniz söz konusu olduğunda ayrıntıya dikkat edilmemenin bir sonucudur. Hem iç etkinlik takımınızla hem de tedarikçilerinizle etkili bir şekilde iletişim kurmanız kesinlikle çok önemlidir. Herkesin mikromekanik olmasını istemezken, katılan herkesin kendisinden beklenenleri bilmesini ve atanan zaman çizelgesine devam etmesini sağlamak için kimin ne zaman ve ne zaman yapacağını bilmeniz gerekir.
- Yoksul veya eksik acil durum planlaması - etkinliğinize giden günlerde ve saatlerde en azından bazı şeylerin yanlış gitmesi ihtimali yüksektir. Daha da kötüsü, özel etkinlikleriniz sırasında bazı şeylerin kötü gitmesi muhtemel. Bu normal ve beklenecek. Profesyonel bir etkinlik planlayıcısı ileriyi düşünür, neyin ters gidebileceğini belirler ve yerinde iyi bir acil durum planına sahiptir. Örneğin, kayıt sisteminiz etkinlik günü arızalanırsa ne olur? Eğer yiyecekler tükenirse ekstra insanlar ortaya çıkarsa ne olur? Eğer açılış konuşmacınız gelmiyor ya da geç gelmiyorsa? Bu şeylerden herhangi biri olsaydı, başa çıkabilir miydin? Başka bir deyişle, bir planın var mı?
- Yetersiz ulaşım - delegeleri ve sunum yapanları etkinliğinize katmak için organize ettiğiniz ulaşımın yeterli olduğundan kesinlikle emin misiniz? Etkinliğinize giden haftalarda ve etkinliğin gerçekleştiği günlerde, tüm ulaşım gereksinimlerinin yeterince karşılandığını kontrol edin. Durumsal olarak düşünmelisin. Etkinliğinizin sabahı bir araç bozulursa ne olur? Alternatif ulaşımınız var mı?
- Net tabela eksikliği - Özel bir etkinliğe katılanlar için bir sonraki sunumun nerede tutulduğu konusunda kafa karıştırılmasından daha sinir bozucu değildir. Okuması ve anlaşılması kolay yeterli tabelalar gösterdiğinizden emin olun. Risk katılımcısının kaybedilmesinden ve sürekli olarak yön sormadan çok fazla not alması ve çok fazla işaret alması daha iyidir.
- Yeterli olmayan personel - özel etkinliğinizin olduğu gün, büyük sayıda katılımcıyla uğraşacaksınız. Delegelerin sorularını veya endişelerini ele almak için sadece bir veya iki kişiye güvenme hatasını yapmayın. Katılımcıların sayısının iyi olduğundan emin olun ve hepsinden önemlisi, etkinlik planlama ekibiniz ile satıcılar tarafından sağlanan personel arasında, etkinliğinizi yeterli ölçüde karşıladığınızdan emin olun.
Neyin yanlış gidebileceğini düşünmek ve planlamak yanında, pürüzsüz ve başarılı bir etkinlik sağlamak için en iyi politika her zaman kontrol ve tekrar kontrol etmektir.