Bazı etkinlik planlamacıları bu aşamada bir rahatlama hissi duyuyorlar, nihayet onların katkılarından dolayı daha üst düzey rollere tanıklık ediyor veya destekleniyorlar.
Ancak çoğu durumda, büyük bir iş etkinliğini basit bir şekilde planlayıp yürütmek yeterli değildir. İş etkinlikleri en çok belirli bir amaç için bir yatırım olarak görülür ve etkinlik planlayıcıları programlarının değerini nasıl ölçeceklerini anlamalıdır.
Yatırım geri dönüşü (ROI) için olay ölçümü veya hedeflere geri dönüş (ROO) bazı plancılar için yeni bir bölge olabilir, ancak bir örgütün katılımını ve genel katkısını genişletmeye yardımcı olacak bir çaba türü olduğunu açıklıyor, eski CMM'den Tony Lorenz, bir Freeman Şirketi olan Chicago merkezli ProActive, Inc.'in başkanı. ProActive, deneyimsel pazarlama hizmetlerine odaklanan bir stratejik ve etkinlik ajansıdır. Lorenz şimdi AlliedPRA'da CEO'dur.
Olay Ölçme Temelleri
Çoğu etkinlik uzmanı, programlarının ölçümünün organizasyondan organizasyona farklılık göstereceğini kabul eder. Bunun bir nedeni iş modellerinin şirketler, dernekler, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve diğerleri arasında çok farklı olmasıdır.
Peki, etkinlik planlayıcılarının etkinliklerini ölçmeleri beklenen bazı yollar nelerdir?
Bir etkinliğin bir organizasyonun mali tarafında çalıştığı durumlarda, o zamanın maddi tasarruflara dayalı olayı ölçmesi beklenebilir. Örneğin, otel odaları, toplantı alanı, catering vb. Için toplam pazarlık tasarrufu nedir?
Bir organizasyon profesyonelinin bir kuruluşun iş tarafında çalıştığı durumlarda, programın genel iş planına olan katkısına dayanan olayı ölçmesi beklenebilir. Örneğin, birden fazla işletme birimine sahip olan genel bir ürün lansmanının bir parçası olarak bir seminer düzenlemek.
Ve neredeyse tüm etkinlik planlayıcıları neyin iyi gittiğine ve gelecekte nelerin geliştirilebileceğine eleştirel bir bakış açısı getirecek. Etkinlik bütçeye uygun mu geldi ? Müşteri sonuçtan memnun kaldı mı?
Her bir yaklaşım kesinlikle geçerli bir ölçüm şekli olsa da, sadece en taktik seviyedeki ölçümlere odaklanma eğilimindedir. Etkinlik profesyonelleri bugün, etkinlik katkılarını daha stratejik hale getirmenin yollarını bulmaya çalışmalıdır.
Stratejik Olay Ölçümü
Lorenz, yatırım geri dönüşü toplantısının iki farklı boyutta görülebileceğini açıklamaktadır: organizasyon ve katılımcı seviyelerinde:
- Kuruluş, tüm maliyetleri bir araya getirerek ve bunu kuruluş tarafından tahmin edilen bir değere göre karşılaştırarak YG'yi görebilir. Ve sonra olayın mali faydalarını belirler. Organizasyonel düzeyde ve katılımcı düzeyinde.
- Katılımcı seviyesindeki YG bireysel düzeyde ölçülebilir ve katılımcı başına değeri tahmin eder.
ProActive, müşterilere olayları etkilemek için stratejik ve yaratıcı bir süreç izlemelerini önerir ve Lorenz, tutumları ölçmeye odaklanmasını önerir. Büyük ölçekli etkinlikler için özellikle etkilidir:
- Keşif. Keşif sürecin erken aşamalarında gerçekleşmelidir, böylece planlamacılar toplantı içeriğini, konuşmacıları vb. Eninde sonunda tanımlamak için kilit paydaşları kapsayabilir. Planlamacılar, hem etkinliğe ev sahipliği yapan organizasyon hem de toplantı katılımcıları için stratejik hedefleri tanımlayabilen kilit paydaşları içermelidir. Kısa, altı ila sekiz açık uçlu soruları tamamlamalarını isteyerek ulaşılabilir.
- Etkinlik Öncesi Anketi. Bu, toplantı veya etkinlik planlayıcısının, ROI ve ROO için bazı ölçülebilir önlemleri tanımlayabileceği zamandır. Çok sayıda düzeydeki sorunlarını, endişelerini ve ihtiyaçlarını tanımlamak için çok sayıda davetliyi araştırın. Bu, planlayıcının toplantı katılımcıları için ölçüm kriterlerini tanımlamasına yardımcı olacaktır.
- Çekirdek-7 Temel Çizelgesi Toplantısı. Bu adım, toplantı katılımcısının keşif sırasında tespit edilen öğelerle ilgili psikolojik ve davranışsal algılarını ölçmektedir.
- Bilgi / anlayış (“Biliyorum”)
- Görüşler / algılar / inançlar (“Kabul ediyorum”)
- Duygular / tutumlar (“Ben istiyorum”)
- Yetenekler / beceriler (“Yapabilirim”)
- Niyetler / taahhüt (“Ben yapacağım”)
- Davranışlar (“Ben yapıyorum”)
- İş sonuçları / etkileri - YG (“Ben değer veriyorum”)
- Toplantı Tasarımı Paydaşların hedefleri ve katılımcı algılarının anlaşılmasıyla, planlamacılar artık toplantı için önemli hedefleri ve bu mesajların nasıl sunulacağını belirleyebilir. Ne tür sunumlar? Program interaktif atölye çalışmaları içeriyor mu? Bir fuar katının katılımcıları eğitmek için yararlı olur mu? Mesajınızı iletmek ve güçlendirmek için hangi araçları kullanacaksınız? Kim konuşmacı olarak hizmet etmeli?
- Toplantı veya Etkinliği tutun.
- Etkinlik Sonrası Anket / Karşılaştırmalar. Etkinlikten sonra, keşif ve ön olay anketinin sonuçlarına göre belirlenen bu ölçütler üzerinde programın ne kadar başarılı olduğunu ölçmek önemlidir. Program tutum, algı, inanç vb. Değişimlere neden oldu mu? Katılımcılar bu değişiklikler üzerinde harekete geçecek mi?
- Takibi İş Etkisi. Stratejik ölçüm, katılımcı davranışlarını karşılamada uzun vadeli etkilere odaklanmayı gerektirir. Bu ayrıca programın finansal ve finansal olmayan etkisini belirlemek için iyi bir zamandır.
Toplantı Ölçme Sürecini Optimize Etme Önerileri
Lorenz, toplantı planlayıcılarının etkinliklere dönüşlerini arttırmak için altı temel ilke sunar:
- Toplantı öncesi / ön görüşme sürecini uygulayın.
- Psikolojik, davranışsal ve finansal boyutları ölçün.
- Büyük, önemli toplantılar için YG ölçümünü kullanın
- Yıldan yıla sonuçların ölçülmesi ve izlenmesi.
- Mesleki standartları ve personel becerilerini oluşturmak.
- Zamanla geliştirmek
Daha Küçük Ölçekli Olayları Ölçmek İçin Öneriler
Elbette, bireysel bir program için resmi bir ölçüm programı, büyük ve pahalı olaylar için yararlı olacaktır. Ancak, yıl boyunca planlanan iş olaylarının geri kalanıyla ilgili olarak, olay ölçümlerini yıl boyunca planlanan yüzlerce küçük etkinliğe uygulamak mümkün müdür?
Tabii ki.
Lorenz, kuruluşların organizasyon için kritik olan beş veya altı karşılaştırmalı soru belirlediğini öne sürüyor. Ardından, olayların serisinin psikolojik, davranışsal veya finansal bir etki yaratıp yaratmadığını belirlemek için çeşitli olayları ölçün.
Sonuçları topla. Örneğin, bir kuruluş benzer pazarlardaki farklı pazarlardaki benzer olayları benzer şekilde tutuyorsa, bu kesinlikle niteliksel ve niceliksel ölçümler sağlayabilir.
Lorenz, “Başarıyı izole edin ve oradan önlemler oluşturun” diye tavsiyede bulunuyor.
Organizasyondaki kilit paydaşlar, bir olaya veya olay dizisine katılanların olayları planlamaya yardımcı olanlara ne kadar kredi verilmesi gerektiğini belirleyecekleri nihai söz hakkına sahip olacaktır.