İş Projeleri için İş Gereksinimleri Belgeleri
Bir örnek verelim: Bir şirket (biz onları ZXYW LLC olarak adlandıracağız) muhasebe fonksiyonlarını ABD'deki bir ortak hizmet merkezine dış kaynak olarak vermeye karar verdi. Bir yer bulma, hizmetleri ayarlama, işe alma ve yönetme sürecine başlıyorlar. çalışanlar.
Bu karmaşık bir girişim ve başarmak için aylar sürecek. İş gereksinimleri belgesini hazırlayan bir ekiple başlarlar.
İş Gereksinim Belgesi Nedir?
Bir iş gereksinimleri belgesinin amacı, bir projenin veya yeni bir iş planının tam bir resmini vermektir, böylece herkes ne yapılması gerektiği ve ne zaman olduğu konusunda nettir.
Bir iş gereksinimleri belgesi (BRD) iki aşamada düşünülebilir. Bir projenin ilk aşamasında, maliyetler, uygulamaya ilişkin ayrıntılar, öngörülen faydalar, kilometre taşları ve uygulama için zaman çizelgesi de dahil olmak üzere, projenin tüm gerekliliklerini ortaya koyan bir belgedir.
İkinci aşamada, BRD aslında iki taraf arasında, işe alım şirketinin (bu durumda ZXYW LLC) gereklerini ve işi yapan yüklenicinin şartlarını resmi olarak belirleyen bir sözleşme olabilir. Aşağıdaki sözleşme dili hakkında daha fazlasını göreceksiniz.
İş Gereksinim Belgesi Bir İş Planından Farklı Nasıldır?
Her iki belge de aynı tür bölümler içerebilir (örneğin, bir yönetici özeti), niyet farklıdır.
Yeni veya mevcut bir işletmeye rehberlik etmek için bir iş planı oluşturulur, ancak daha çok amacı, başlangıç veya genişlemeyi finanse etmek için bir borç verene sunmaktır.
İş planı, şirket hakkında genel bilgileri ve krediyi geri ödemek için gelir elde edebilmek için planlarını ve stratejilerini içerir.
Finansal tablolar , iş planının önemli bir parçasıdır, BRD'deki mali belgeler ise, belirli bir projeye odaklanan oldukça farklı olabilir.
Bir İş Gereksinim Belgesi, Teklif İsteğinden Nasıl Farklıdır?
İki belge arasındaki fark az ama önemli. Tipik olarak, çeşitli satıcılardan teklif almak amacıyla bir teklif talebi (RFP) oluşturulur. ZYXW örneğinde, teklif almak için dış kaynak kullanımı hizmeti veren potansiyel şirketlere bir RFP gönderilmektedir.
Öte yandan, bir BRD, işe alım şirketi tarafından seçilmiş olan belirli bir satıcı veya ortak girişim ortağı için hazırlanır. BRD, yol boyunca ve projenin sonunda karşılanacak daha fazla ayrıntı ve daha fazla spesifikasyon ve teslim tarihi içerir.
Bir RFP oluşturulduğunda, son teslim tarihi ve teklifleri göndermek için gereken şartlarla birlikte gelir. Teklifler son tarihten sonra değerlendirilir.
İş Gereksinim Belgesine Neler Dahil Olmalı?
Bazı şekillerde bir işletme gereksinimleri belgesi, diğer iş önerileri türlerine benzer. BRD şunları içermelidir:
1 . Genel olarak proje gereksinimlerini özetleyen bir yönetici özeti olarak adlandırılan özet bir ifade .
Özet ifadesi genellikle BRD tamamlandıktan sonra yazılır.
2. Projenin amaçları. Bu hedefler SMART formatında olmalıdır; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı.
3 Projenin geçmişi ve ihtiyaç tablosu veya gerekçesi. Bu, belgenin önemli bir parçasıdır, bu yüzden onu dışarıda bırakmayın. Projenin neden ihtiyaç duyulduğunu açıklamak projenin temel bir itici gücüdür ve başarısı, ihtiyacı ne kadar doldurduğuna bağlıdır.
4. Projenin kapsamı - neyin dahil edileceği ve nelerin dahil edilmeyeceği. Yukarıdaki ZXYW şirket örneğinde şirket, kapsamın üst yönetimi işe almayı içermediğini açıklamıştır - bu bireyler şirket tarafından sağlanacaktır.
5. Finansal tablolar. Finansal tablolar , projenin şirketin bilançosu ve geliri üzerindeki belirli bir süre üzerindeki etkisinin genel bir görünümü için gereklidir.
Tabii ki, şirketin projeyi nasıl finanse edeceği de burada tartışmak için önemlidir.
6. Fonksiyonel gereklilikler ve özellikler. Diyagramlar, organizasyon şemaları ve zaman çizelgeleri dahil olmak üzere ayrıntıları sağlayan yer burasıdır.
7. Personel ihtiyaçları. Kimin işe alınması gerekiyor, ne zaman. Hangi çalışan kategorilerine ihtiyaç duyulacak ve nasıl ödenecek? Onları kim ve ne zaman öder. ZXYW, insan merkezli bir tesis kurduğundan, bu BRD'lerinin önemli bir parçasıdır.
8. Program, zaman çizelgesi ve son tarihler. Tüm tarafların neyin gerekli ve ne zaman olduğunu anladığından emin olmak için, bu aşamada projenin aşamaları detaylandırılmalıdır. ZXYW projesinde ilk aşama, çeşitli potansiyel şehirlerin araştırılması dahil olmak üzere bir sitenin seçilmesiydi.
9. Varsayımlar. Belgenin bu kısmı genellikle göz ardı edilmektedir. Varsayımların yazımı daha sonra problemlerin önlenmesine yardımcı olur. Örneğin, yukarıdaki sözleşmede şirket, ofis alanını kiralamak, satın almak istememek istedi.
10. Maliyet ve Fayda. Bir maliyet-fayda analizi, projenin tüm maliyetlerinin ayrıntılı bir listesidir ve projeden elde edilen tasarruflar dahil edilmelidir.
İş Gereksinimlerini Neler Yapar?
Yukarıda belirtildiği gibi, ilk aşamada BRD bir öneridir. Yukarıdaki bölümlerin listesinden bir şey eksik olduğunu fark etmiş olabilirsiniz - sunulan hizmetler için ödeme. Yükleniciye yapılan ödemeler ve bu ödemelerin zamanlaması olmadan sözleşme yapılmaz.
İki taraf belgede imzalamadan önce , dahil olmak üzere bir avukat yardımı ile standart sözleşme dili eklenmelidir.
- Hizmet sunmayı vaat ediyor ve vaat ediyor
- Kısıtlayıcı sözleşmeler , yüklenicinin şirketin ticari sırlarını almasını veya başkalarıyla paylaşmasını engeller.
- Bir taraf gerekli yükümlülükleri yerine getirmezse (yani sözleşmeyi ihlal ediyorsa) ne olur?
- Sigorta ve tazminat (zararsız tutun) maddeleri
- Dava ve tahkim hükümleri
- Ve tabi ki uygun şirket ve yüklenici yetkililer tarafından imzalar.