Seminer belki de planlamacıların düzenleyeceği en yaygın olaydır. Ve çoğu seminer ya bir gün veya tam gün olarak planlanmaktadır. Bir seminer planlamak için bir kontrol listesi oluşturmakla ilgilenenler için, aşağıdakiler bir seminer planlamak ve yürütmek için üst düzey bir yapı sunar.
Ve çok günlü veya çok oturumlu bir konferans planlayanlar için benzer bir yaklaşım kullanmayı düşünün. Ancak, seminer planlama kontrol listeniz daha uzun olacaktır.
01 - Etkinliğin Amacını Doğrulayın
- Izleyici kimdir?
- Seminerin konusu nedir?
- Nerede olmalı?
- İnsanlar neden katılacak?
- Seminerin gündemi nedir?
02 - Apex Olay Teknik Özellikler Kılavuzunu gözden geçirin
Sözleşme Endüstrisi Konseyi , olaya veya toplantı planlayıcısına planlama etkinliklerinin ayrıntılarını takip etmesine yardımcı olacak mükemmel bir en iyi uygulama kaynağı olarak görülmesi gereken bir dizi araç oluşturmuştur. Ücretsiz indirme araçlarıyla, herhangi bir etkinlik planlayıcısının ilgili ayrıntıların bir listesini oluşturmasına yardımcı olacaktır. Bu, aşağıdakileri içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Etkinlik profili (tarih, saat, yer, kişi vb.)
- Etkinlik organizatörü / ana makine iletişim bilgileri
- Tedarikçi iletişim bilgileri
- Katılımcı profili
- Alan gerekli
- Yiyecek ve içecek
- A / V gereksinimleri
- İşlev / oda kurulumu
03 - Etkinlik Profili Oluşturma
Bir planlayıcı, kapsanan etkinlikle ilgili bazı temel sorulara sahip olduğunda, toplantı için olası mekanları araştırmanın vakti gelmiştir. Etkinlik düzenleyici / ev sahibi ile mekanın türünü belirlemek ve seminerin hem düzenleyici hem de misafir için en uygun olabileceği yer ile yakından çalışmak önemlidir (fikirlerin listesi sonsuz olabilir):
- Yerel otel
- Yerel konferans tesisi
- Özel restoran alanı
- Özel kulüp müzesi / sanat galerisi
04 - Anahat Semineri İhtiyaçları ve Alış Veriş Yeri Teklifleri.
Çoğu mekan, olası bir seminer için bir tahminde bulunmaktan mutluluk duyar. İkram veya satış iletişim bilgileri aşağıdaki BEO bilgilerine ihtiyaç duyacaktır:
- Etkinlik için olası tarih (ler)
- Katılımcı sayısı
- Oda kurulum stili (sınıf, u-şekil vb.)
- Etkinliğin zamanı (kurulum / ayrılma hesabı)
- Yiyecek ve içecek gereksinimleri
- A / V ihtiyaçları (ekranlar, mikrofonlar vb. Dahil)
- Oda kurulumu
İpucu: Etkinliğinize otelden adanmış bir A / V teknisyeni kiralayın.
05 - Gündemi Onaylayın ve / veya Geliştirin
Etkinlik planlayıcısının etkinlik düzenleyicisi / ana bilgisayarı ile yakın bir şekilde çalışabilmesi kritik bir öneme sahiptir çünkü olay gündemi, ilk konuşmadan, etkinliğin gerçek gününe kadar sık sık değişecektir. Etkinlik planlayıcısı, her şeyin düzgün bir şekilde çalıştığından emin olmak için planı ayarlamaya ve mekanla yakın bir şekilde çalışmaya hazır olmalıdır.
06 - BEO Anlaşmasını Onaylayın
Planlayıcı, katılımcıların hedeflenen katılımcı sayısını ve seminer için lojistik gereksinimleri öğrendiğinde , etkinlik alanını ve ilgili gereksinimleri sağlamalıdır. Anlaşmaların çoğu, planlayıcının, etkinlikten belirli bir gün öncesine kadar yiyecek ve içecek gereksinimlerini azaltma / arttırma fırsatını sağlamalıdır. Bununla birlikte, birçok anlaşma, bir grubun miktarları azaltmalarına ne kadar izin vereceğini, dolayısıyla iyi tahmin edebileceklerini gösterir.
07 - Etkinlik İletişimi ve Materyalleri Yaratın
Bu, bazı planlamacıların dahil olabileceği bir maddedir, diğerleri ise olmayabilir. Esasen, aşağıdakilerden her biri için bazı toplantı planlayıcıları sorumlu olacaktır:
- Etkinlik davetiyeleri oluşturma
- Baskı gündemi ve diğer materyaller
- Katılımcı hediyeleri / çekilişlerin güvence altına alınması
- İsim rozetleri üretiliyor
- Kargo etkinliği tabelaları ve ekranları
08 - Lojistik'i Sonlandırmak için Olay Sahibi İle Çalışın
Etkinlikten önce, toplantı planlayıcısının etkinlikten önce tamamladığı birkaç önemli adım vardır. Bu, aşağıdakileri doğrulamayı içerir:
- Etkinlik konuşmacıları
- Etkinlik A / V gereksinimleri
- Etkinlik katılımcısı sayısı
- Ev sahibi rolleri ve sorumlulukları
- Etkinlik materyalleri ihtiyaçları (birden çok kez kontrol edin)
09 - Etkinlik Kurulumu
Etkinlik kurulumu için BEO planında zamana izin verdiğinizden emin olun ve etkinliğin yaklaşık iki saat önce gelmesi önerilir.
İpucu: Seminer sabah saatlerinde planlanmışsa, mekan satış yetkilisine, grubunuzun bir önceki gece kurulum yapmasına izin vermesini isteyin (ancak herkese açık bir yerde değerli bir şey bırakmayın).
Etkinlik için tüm etkinlik materyalleri, broşürler, tabelalar, sergiler, hediyeler, kayıt masaları , yaka kartları ve daha fazlası hazır olmalıdır.
Uyarı: Konuşmacılar bazen bir gece önce slaytları değiştirir ve etkinlikten 10 dakika önce güç noktasına eklenecek yeni sunumlar sağlar.
10 - Etkinlik Yürütme
Hazırlandıktan sonra, seminerin zamanı. Aşağıdakileri bekliyoruz:
- Bazı katılımcılar her zaman erken gelir.
- Bazı katılımcılar her zaman geç gelir.
- Sık sık bir tür teknik aksaklık var.