Tüm bunlardan dolayı, toplantı planlamacıları, gıda kalitesini sağlamak ve ceza ücretlerinden kaçınmak için yemek numaralarının sıkı bir şekilde kavranmasına ihtiyaç duyuyorlar. Aşağıda, aşina olunan önemli isimler ve terimler yer almaktadır.
Tahmini Sayım
Etkinlik projeksiyonlarınızı başlangıçta oluşturduğunuz misafir sayısıdır. Maliyetleri ve personel ihtiyaçlarını belirlemek için kullanılan bir “çalışma sayısı” daha olduğundan, tahmini sayımla ilgili gerçek bir yükümlülük yoktur.
Beklenen Sayı
Beklenen sayım, bir etkinlikten iki veya üç hafta önce gönderilir. Beklenen misafirlerin daha doğru bir sayısını temsil eder ve sözleşme ile nihai sayıma bağlanır. Her catering işletmesinin beklenen sayımlar için kendi politikaları vardır, ancak genel olarak konuşursak, nihai sayımın% 15'inden fazlası tarafından sapmamalıdır.
Son Sayım / Garantili Sayım
Bu, ödeyeceğiniz konuk yemeklerinin sayısıdır ve aynı zamanda catering ekibinin odaya yerleştireceği yer sayısını da gösterir.
Son ödeme tarihinden sonra bu numaraya yapılan herhangi bir değişiklik ceza veya gecikme ücretine tabi olabilir. Bu nedenle, planlamacının garanti süresinden önce düşen bir RSVP tarihi belirlemesi önemlidir.
Damla Yüzdesi
Yüzdeleri düşürmek için iki açı vardır. Birincisi, son sayımınızın ne kadarının beklenen sayınızdan düştüğünü görmek için ikram ile hesaplanır.
Yüzde çok büyükse (% 20'nin üzerinde), personel ve tedarik siparişleriyle ilgili masrafları karşılamak için bir ceza ücreti verilebilir. Planlamacılar, kaç "gösterinin" bekleneceğini tahmin etmek için düşüş yüzdelerini kullanır. Ücretli veya biletli etkinlikler için ortalama% 2'lik bir düşüş oranıdır. Bu, ücretsiz olan etkinlikler için ortalama% 5'in üzerine çıkabilir. Tahmin edebileceğiniz gibi, katılımcıların bir etkinliğe para yatırdıklarında gösterme olasılığı daha yüksektir .
Yemek Kartları
Bazı planlamacılar resmi yemeklerde birden fazla girişe sahiptir ve bu da başka bir hesaplama gereksinimi yaratır. Oteller ve ziyafet merkezleri, kaç kişinin biftek ya da tavuk seçeceğini tahmin etmek zorunda kalmıyor. Bu nedenle, her bir seçimin RSVP sistemi üzerinden doğru sayımlarını yapmak planlamacılara kalmış. Etkinlik gününde, her katılımcının masaya yerleştirebilecekleri renkli bir yemek kartı almaları gerekir; böylece sunucular sipariş ettikleri yemeği otomatik olarak bilirler.
İçecek Biletleri
Etkinlik planlayıcıları, açık bir bar çalıştırma maliyetlerini kontrol etmek için içecek biletlerini kullanabilirler. Her konuğa bir veya iki adet içki bileti kaydı vererek ulaşılır. Barmen bir içki karşılığında biletleri kabul eder ve bilet ödeneğinin ötesinde içki içmeyi tercih eden konuklar nakit ödeme yapabilirler. İçecek biletleri hakkında dikkat edilmesi gereken bir nokta da, mekanın bilet başına en yüksek fiyatlı içeceği alacağıdır.
Bu nedenle, bira ve şarap ya da ev barı ile bu sistemi kullanmak daha doğru bir seçim olacaktır.
Sistemle Çalışmak
Nihayetinde, yemek departmanına doğru sayımlar sağlamak için etkinlik planlayıcısına kalmış. Sağlayıcıları tarafından verilen politikaları ve teslim tarihlerini göz ardı eden planlamacılar, ceza ve diğer ücretler biçiminde olması gerekenden daha fazla ödeme yapabilmektedir. Bundan kaçınmanın en iyi yolu, etkinliği planlamaya başlamadan önce catering politikalarını okumaktır. Bunu takiben basit bir kural, misafirlere geçmek için en uygun tarihleri ve maliyetleri seçmenize yardımcı olacaktır.