Müşteri Karışıklıklarından Kaçınmak için Bilmeniz Gerekenler
Sunulan hizmetleri yanlış anlayan müşterilerle karşılaşan tecrübeli profesyoneller için aynı derecede sinir bozucu.
“Etkinlik yönetimi” ve “etkinlik planlaması” sıklıkla iki farklı şey olsalar bile birbirinin yerine geçebilir. Basitçe, planlama ve yönetme aynı değildir. Bu iki fonksiyonun beceri setleri üstüste binerken, bunlar iki ayrı işlevdir. İhtiyaç duyduklarında bir etkinlik planlayıcısı olması gerektiğinde yanlışlıkla bir olay yöneticisine ihtiyaç duyduklarını düşünen müşterilerle uğraşanlar için problem yaratır. Ve tüm etkinlik yöneticilerinin de etkinlik planlamasını gerçekleştirdiği izlenimi altında olan müşteriler için. Öyleyse karışıklığı çözelim çünkü siz ve müşterileriniz aynı anlayışa sahip olmanız önemlidir.
Olay kurgulama
Etkinlik planlaması ile başlayalım. Buradaki anahtar kelime kelime planlanıyor . Tüm etkinlikler - gelin duşlarından milton doğum günü kutlamalarına, büyük kurumsal toplantılara kadar - bir çeşit planla başlar.
Müşterilerle etkinlik fikirleri, temalar, arzu edilen tarihler ve bütçe yönergelerine ilişkin ilk tartışmalar, etkinlik planlama sürecinin bir parçasıdır.
Etkinlik planlaması başlangıçta , kavramın ilk aşamalarından itibaren başlar ve gerçek olay gerçekleşene kadar devam eder. Ve dürüst bir şekilde, olay planlayıcıları detayları takip eden ve takip eden öğeleri ele alan etkinlikten birkaç hafta sonra.
Etkinlik planlaması, müşterinin toplanma vizyonunu yansıtan ve etkinliğin amacını karşılayan bir olay tasarlamak için müşteri ile yakın çalışmayı içerir. Bir etkinlik planlayıcıyı işe alan müşteriler, ilgili detaylar ve eylem öğeleri dahil olmak üzere, etkinliğin tüm yönlerini planlamak için birisini işe alırlar ve bu etkinliği tamamlanana kadar görebilirler.
Etkinlik planlama sorumlulukları aşağıdakileri içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- etkinlik için genel bir tema seçerek
- bütçe geliştirmek
- bir mekanı seçmek
- otel anlaşmaları müzakere
- dış satıcıları işe almak
- menüyü planlama
- bir catering elemanını işe almak
- misafir konuşmacı veya eğlence için düzenleme
- koordine taşımacılığı
- renk şemasını seçme
- gelişmekte olan davetler
Etkinlik planlaması, bir etkinliği bir araya getirmeye giden her şeydir. Bu işlev daha büyük etkinlik yönetimi şemsiyesi altındadır.
Olay yönetimi
Her olay türü, bir bulmacanın parçaları gibi birbirine uyan sayısız parçadan oluşur. Tüm bu parçalar sonuçta bir etkinlik yaratmak için bir araya geliyor. Başarılı olaylar, doğru zamanda ve doğru yerde, düzgün ve verimli bir şekilde ve plana göre bir araya gelen ilgili tüm parçalara sahiptir. Bu sürece etkinlik yönetimi denir. Basit anlamda, etkinliğin proje yönetimi.
Etkinlik yönetimi , bir olayın tüm farklı bileşenlerinin yanı sıra her bir açıdan sorumlu kişilerden oluşan ekiplerin oluşturulmasını, koordine edilmesini ve yönetilmesini içerir. Etkinlik yönetiminin bazı yönleri aşağıdakileri içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- bir etkinlik için bir yer ayırmak
- dış satıcıları koordine etmek
- park planı geliştirmek
- acil durum planlarının tasarlanması
- sağlık ve güvenlik standartlarına uyumu sağlamak
- Her bir fonksiyondan sorumlu personeli yönetmek
- bir olayın yürütülmesi
- olayın izlenmesi
- olay durumlarını sitede çözme
Etkinlik Yöneticileri ve Etkinlik Planlayıcıları Birlikte Çalışıyor
Bu iki işlevi tanımlamak zordur, çünkü sadece birbirleriyle yakından ilişkili değil, sorumluluklar sıklıkla örtüşür. Bireysel etkinlik planlayıcıları etkinlik yönetimi hizmetleri sunabilir ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlaması sunabilir.
Her şey bireysel planlayıcıya veya kurumsal etkinlik yönetimi takımına, mekana ve etkinliğe bağlıdır.
İkisi arasındaki farklılıkları anlamak ve hangi hizmetleri sağlayacağınızı belirlemek önemlidir. Örneğin; Büyük çaplı bir etkinlik için etkinlik planlama hizmetleri sunuyorsanız, hizmetlerinizi yemek servisi yöneticisi, görsel-işitsel ekiple, vb. Ile koordine edecek bir etkinlik yöneticisi ile çalışacaksınız. Görevinizi ve sağladığınız hizmetleri tanımlayın ve açıkça iletişim kurun. Bunlar, planlama sürecinde herhangi bir karışıklığı önlemek için potansiyel müşterilere.