Aslında bir parti planlayıcısı veya toplantı planlayıcısı olup olmadığınızı sorabilirsiniz. Planlama mesleği olayında, iş üniteleri sunulan hizmetler kadar çeşitli ve çok sayıdadır ve bir diğerini tanımlamak ve ayırt etmek çoğu zaman zor olabilir.
Bir etkinlik planlama portföyü hazırlarken, iş aradığınızda veya iş fonksiyonunuzu ve sorumluluklarınızı doğru şekilde anlayamayan bir müşteri ile çalışırken zor olabilir.
Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Planlama
Çok yakından ilişkili olmakla birlikte, olay yönetimi ve etkinlik planlaması iki farklı işlevdir. Anahtar farklılık bu iki kelimede yatmaktadır: yönetim ve planlama. Çok basit ifadelerle, olay yöneticileri etkinliği yönetir ve etkinlik planlayıcıları etkinliği planlar .
Bununla birlikte, olay yöneticileri ayrıca olayların yönlerini planlayabilir ve etkinlik planlayıcıları etkinlik planlama sürecinin belirli bileşenlerini yönetebilir. Etkinlik yöneticileri ve etkinlik planlayıcıları yan yana çalışır ve sorumlulukları üst üste gelebilir.
Sorunları daha da karmaşık hale getirmek için, bireysel etkinlik planlayıcıları genellikle etkinlik yönetimi hizmetleri sağlar ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlama hizmetleri sunabilir. Bunların hepsi kafanı kaşıyorsa, o zaman olay yönetimine yakından bakın.
Etkinlik Yönetimi Proje Yönetimini İçerir
Etkinlik yönetimi konferans, kongre, konser, fuar, festival ve tören gibi büyük ölçekli etkinliklerin oluşturulmasını ve geliştirilmesini içerir. Etkinlik yönetimi, hedef kitlenin tanımlanmasını, olay konseptinin formüle edilmesini, olayın genel lojistiğini planlamayı ve olayın bir bütün olarak proje yönetimini yürütmeyi içerir - her bir fonksiyondan sorumlu olan ekiplerin yönetilmesi, bütçe ve yürütmenin denetlenmesi dahil Etkinliğin
Etkinlik yöneticileri, etkinlik planlayıcılarını da içeren tüm dış satıcıların ve profesyonellerin hizmetlerini de denetler.
Bir etkinlik yöneticisinin özel sorumlulukları şunları içerebilir:
- Mekanları seçme ve ayırma
- Dış satıcıları koordine etme
- İlgi çekici hoparlörler veya eğlence
- Ulaşım ve park için düzenleme
- Gerekli izinlerin alınması ve uygun sigorta
- Sağlık ve güvenlik standartlarına uyum sorumluluğu
- Acil durum acil durum planlarının geliştirilmesi
- Olayda kriz ve durum yönetimi
- Bir güvenlik planı tasarlama
- Etkinliğin İzlenmesi
Bu liste hiçbir şekilde eksiksiz değildir. Etkinliğin ve diğer işe alınan profesyonellerin kapsamına bağlı olarak, iş sorumlulukları değişebilir.
Etkinlik Yönetimi Hizmetlerinin Rolü
Büyük ölçekli şirket toplantılarını ve özel etkinlikleri planlamak ve yürütmek için olay yönetimi firmaları sıklıkla işe alınır. Düğün ve konserler bir etkinlik yönetimi profesyoneli için ortak etkinliklerken, spor etkinlikleri, buluşmalar ve büyük partiler de etkinlik yönetiminden faydalanabilecek fırsatlardır.
Hükümet kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, dernekler ve şirketler, önemli olayları ve toplantıları koordine etmek için etkinlik yönetimi şirketlerinden yararlanır. Etkinlik yönetimi işlevi genellikle bir kurumsal pazarlama veya halkla ilişkiler departmanında veya özel etkinlik personelinin bir parçası olarak bulunabilir.
Başarılı olmak için beceriler
Etkinlik planlama fonksiyonlarının çoğunda olduğu gibi, etkinlik yönetimi başarılı olmak için mükemmel organizasyonel beceriler gerektirir. Bir çok hareketli parçayı çoklu görevlendirme ve juggle etme kabiliyeti esastır ve bu üst düzey organizasyon ile birlikte verimli zaman yönetimi becerilerine ihtiyaç duyulmaktadır.
Öncelikli olarak görev yapabilmek ve görevde kalmak başarılı bir olaya yol açmaktadır. Etkinlik yönetimi, etkinlik için bir vizyon yaratma süreci ile başlar ve ardından hem yaratıcılığı hem de esnekliği gerektirecek şekilde yürütme yoluyla görmeye başlar.
Proje yönetimi önemli bir unsur olduğundan ve sadece ekiplerin değil, aynı zamanda kişilerin ekiplerinin yönetilmesini de içerdiğinden, kişilerarası beceriler de önemlidir. Bir organizasyonun her seviyesindeki bireylerle etkileşim, işin bir parçası olup, yıldız iletişim becerilerine sahip olmak, rahat ve yakışıklı olmak, bu ilişkileri geliştirmede uzun bir yol kat edecektir.