Son yıllarda birçok şirket, ISO 9000 sertifikalı olma deneyimini yaşamaktadır. Bazen bu uzun ve pahalı bir süreç olabilir, ancak işletmeler getirdiği faydalar için sertifikasyona girmeye isteklidir. Bununla birlikte, her şirket benzersizdir ve yönetim, ISO 9000 sertifikasına sahip olmak istediklerini ve işletmenin yararının ne olacağını dikkatle değerlendirmelidir.
ISO 9000 sertifikası ilk olarak 1987 yılında İngiliz Standartları Enstitüsü (BSI) tarafından getirilen BS 5750 serisi standartlarına dayanarak 1987 yılında yayınlanmıştır. 2009 yılı itibariyle ISO organizasyonu, bir milyondan fazla şirketin ISO 9000 sertifikalı olduğunu ve bunların dörtte birinin Çin'den olduğunu tahmin ediyor.
1990'larda şirketler, işlerinden yararlanamayacak sebeplerden dolayı ISO 9000 sertifikalarını gerçekleştirdiler. ISO 9000 sertifikalı olmak için acele edilmesi, sertifikalandırılmaması gereken tek şirket olmak istememesi nedeniyle bazı açılardan yönlendirildi. Firmalar, rakipleri oldukları için değil, işlerinin gelişmesi nedeniyle sertifikasyon yapıyorlardı. Mevcut ekonomik iklimde, şirketler ISO 9000 sertifikasyonunun yararlanacakları bir şey olup olmadığını dikkatle değerlendiriyorlar. Belgelendirme nedenleri getirilecek faydalara karşı tartılmalıdır.
Bir şirketin ISO 9000 sertifikasını dikkate almasının en önemli nedeni, müşterilerinin veya potansiyel müşterilerinden birinin gereksinimidir.
Bir şirketin büyük müşterisi tüm tedarikçilerinin sertifikalandırılmasını gerektiriyorsa, bir şirketin ISO 9000 sertifikası almaya devam etme konusundaki en iyi ilgisi olacaktır. Bu durum aynı zamanda potansiyel bir müşterinin aynı gerekliliğe sahip olması.
Bir şirketin ISO 9000 sertifikasını dikkate almasının bir başka önemli nedeni de şirketin verimliliğini artırabilmesidir.
ISO 9000 sertifikası, bir şirketin süreçlerini kolaylaştırması ve sipariş etmesi için bir şirkete daha verimli bir şekilde yardımcı olabilir.
Bir şirketin ISO 9000 sertifikalı olması için, şirketin büyüklüğüne veya türüne bakılmaksızın yapılması gereken bir dizi faaliyet vardır. Bu faaliyetlerin ilki ve en önemlisi üst düzey yönetim taahhüdüne sahip olmaktır. Süreci üst düzey yöneticilere sahip olmadan, ISO 9000 sertifikası elde etmek zordur. Bu taahhüt, sadece belgelendirme sürecinin başlangıcında değil, her bir adımda, bir yönlendirme komitesi şeklinde rehberlik ve destek vermelidir. Üst yönetim tarafından desteklenmemesi nedeniyle birçok şirket sertifikasyon sürecinde başarısız oldu.
Yönetim belgelendirme sürecini taahhüt ettiğinde, şirketin personelini ISO 9000 süreci üzerinde eğitmek hayati derecede önemlidir. Oradan anahtar personel, sertifikasyon süreci için şirketin iç denetçileri olarak seçilebilir ve eğitilebilir.
Bir sonraki adım şirket için bir kalite politikası kılavuzu hazırlamaktır. Bu kılavuz, şirket için geçerli olan ISO 9000 gereksinimlerinin unsurlarını yansıtmalıdır. Kalite politikası el kitabının geliştirilmesinden önce şartların tam olarak anlaşılmasının sağlanması önemlidir.
Kalite politikası el kitabı, şirket içindeki işlevleri ve bu işlevler için sorumlu personeli tanımlayan işletim prosedürlerini içermelidir. Kalite politikası el kitabı, şirketin atanmış iç denetçileri tarafından ISO 9000 yönetmeliklerine uygunluk açısından gözden geçirilir. Denetim herhangi bir sorun tespit ederse, düzeltici faaliyetler planlanabilir ve prosedürlerde değişiklikler yapılabilir. Bir iç denetim artık herhangi bir düzeltici eylemin gerekmediğini tespit ettiğinde, şirket bir ISO kayıt memuru veya sertifika kuruluşu seçebilir. Bir kayıt memuru seçimi, ISO 9000 dış sertifikasyon denetimlerinin maliyetini azaltmak için kritik öneme sahiptir. Kayıt şirketlerinin farklı maliyetleri vardır ve bir şirketin şirketin ihtiyaçlarına göre bir kayıt şirketi seçmesi ihtiyatlıdır. Yerel bir sicil memuru yeterli olduğunda en büyük veya en pahalı sicili tutmak bazen gerekli değildir.
Bir şirket bir kayıt memurunu işe aldığında, genellikle kayıt denetimi ve gözetim denetimlerini içerecektir. Kayıt Denetimi, bir şirketin kayıt yapıp yapamayacağını görmek için yapılacak ilk denetimdir. Bir şirket, denetim sürecini kayıt şirketi ile kabul eder. Bir ön değerlendirme denetimi yapılır ve herhangi bir düzeltici önlem alınır. Daha fazla düzeltici eylem olmadığında, kayıt denetimi gerçekleştirilebilir. Kayıt denetimi herhangi bir düzeltici eylemi işaretlemezse, ISO kaydı tamamlanır. Bir şirketin tescilinin ardından, kayıt şirketi, sistemin devam edip etmediğini ve standardın gereklerini yerine getirip getirmediğini görmek için yaklaşık altı ayda bir ya da yılda bir geri gelecektir.