Bu, bir mekan koordinatörü olarak hızlı bir şekilde öğrendiğim bir derstir ve daha sonra stres dolu kurulum döneminde müşterilerin memnun kalmasını (ve meşgul etmesini) sağlamak için kendi kurulum kontrol listesini geliştirdim.
Arabalarınızı hazırlayın
Müşterinizin yapmak isteyeceği ilk şey, tüm etkinlik kaynaklarını araçlarından çıkartmaktır. Bu, özellikle park etme durumunun zor olduğu durumlarda zor bir görev olabilir. Birisi ağır kutularla dolu bir mekanda dolaştığınızı hayal edin - ilk aradıkları şey nedir? Cevap, elbette, bir araba ya da yükünü hafifletecek ve boşaltma uğursuz işini önemli ölçüde kolaylaştıracak başka bir şey. Arazide yürürken arabaları rahatça kullanabilmeniz, kendilerini göstererek kendilerini rahatlatmak için kolay bir yoldur.
Kayıt Tablolarını Hazırlamak
Bir çok müşterinin yapabileceği şeyler listesinde sonraki kayıt ayarları oluyor. Bu , mekanınızın tüm kayıt bileşenlerinin ulaşmadan önce yerinde olmasına daha iyi gelir.
Bu tüm masaları, sandalyeleri, elektrikli ve süpürgelik içerir. İsim etiketlerini ve check-in materyallerini organize etmek, etkinlik planlayıcıları için çok fazla zaman harcayacak ve başlangıç için bu basit şeyleri elde etmenizi beklemek zorunda kalmamalıdır.
Tüm Odalar Masa ve Nevresim Takımı
Etkinlik alanındaki tüm masa ve sandalyelerin ayarlanması biraz zaman alabilir.
Umarım, daha erken bir olaydan geliyorsanız, tüm oda bileşenlerinin ne zaman ayarlanacağını önceden müşteriye önceden bildirmişsinizdir. Eğer müşteriniz düzinelerce çalışanı olan bir odaya girerse, masaları ve sandalyeleri yığmak için çok fazla işçiye karışıyorlar ve muhtemelen paniğe kapılacaklar. İdeal olarak, operasyon ekibiniz masa örtüleri ile ayarlanmış herşeye sahip olacak, böylece planlamacılar, orta kısımları, açık artırma ürünlerini vb.
Erken Tüm Tabelaları Alın
Lider planlamacının binayı nasıl gezeceğini bilmesi, destek ekibinin yaptığı anlamına gelmez. Kurulum süresi başlamak üzereyken , bina içindeki tabelaları güncelleyerek herkese çok fazla sıkıntı kat edebilirsiniz. Çiçekçiler ve DJ'ler gibi satıcıların de nereye gitmeleri gerektiğini bilmeleri gerektiğini unutmayın. Bunlar, etkinlik gününden önce müşterinizle birlikte gözden geçirilecek her şeydir, ancak büyük güne de bakmak zorundadırlar.
BEO'lar ve Faturaları İnceleyin
Yine, bu belgeleri etkinliğe giden günlerde birkaç kez e-postayla göndermişsinizdir, ancak onları son kez gözden geçirmek için hiçbir zaman acıtmaz. Kurulum zamanı telaşlı olsa da, bu belgeleri birlikte incelemek için 15 dakika ayırmanız gerekir. Mekan koordinatörleri, müşterileri için BEO, oda şeması ve müstakbel faturayı içeren bir paket hazır bulundurmalıdır.
Çok az deneyimli planlamacılar bu eleştirel makaleleri inceleme fırsatını aktaracaklar.
Tanıtımları
Resmi bir giriş için ekibinizin kilit üyelerini müşterinize getirdiğinizden emin olun. Bu liste catering yöneticisi , ziyafet kaptanı, operasyon süpervizörü ve ses / görüntü koordinatörünü içermektedir. Ekibi tanıtırken müşteriniz adına düşünün - yönetim ekibinizle yüz yüze görüşülmesi gereken herhangi bir detay var mı? Kısa bir konuşma başlatmak, her alanın kimin sorumlu olduğunu vurgulamak için etkili bir yoldur.
Etkinlik kurulum öğelerinin bu kısa kontrol listesi, müşterinizi varışta mutlu etmenin çok yolunu bulacak. Bulunduğunuz yerin birincil temsilcisi olarak, ofisinizde çalışırken herhangi bir sorun yaşanması durumunda müşterilere cep telefonu numaranızı vermek her zaman en iyisidir.
Unutmayın, bir şeye ihtiyaç duyarlarsa hayal kırıklığına uğrayabilirler, ancak onlara yardım edecek birini bulamazlarsa daha da sinirli olacaklar!