Şef ol
Çoğu etkinlik birkaç farklı departman arasında ortak bir çabadır, ancak günün sonunda, tüm üretimi denetlemek için bir lider olmalıdır. Ekipteki her bir kişi kendi uzmanlıklarına odaklanmalı ve sınırlarının önemini anlamalıdır. Kendinizi projenin en başından itibaren lider planlayıcı olarak tanımlayın. İş arkadaşlarınıza bilgi akışının önemini açıklayın ve protokoller göz ardı edildiğinde neler olduğunu açıklayın. Hiç kimse bir sorun yaratmaktan sorumlu olmak istemediğinden, birinci günde iç diyalog için kuralları açıklayın.
Komiteleri Düzenleme
Buradaki amaç, sorumlulukları bir şekilde kesişecek olan işçileri bir araya getirmektir. Örneğin, tüm grafiklerin ve logoların düzgün bir şekilde görüntülendiğinden emin olmak için pazarlama departmanı sesli görsel ekiple aynı komitede olmalıdır. Doğal olarak birlikte çalışması gereken ekipler oluşturmak, karışıklıkta kaybolacak gereksiz e-postaları ortadan kaldıracaktır.
En son gelişmelerle size bildirmek için her komiteden bir kişi seçin.
Tarihler
Son teslim tarihlerini şimdiye kadar göndermek, ilgili herkes için stres seviyelerini azaltacaktır. Her bir komitenin çalışmalarının her şeyi bir araya getirmek için nasıl kullanılacağını gösteren bir akış şeması oluşturarak son teslim tarihlerinin değerini güçlendirebilirsiniz.
Çalışanlar genellikle başka bir departmanın yanıtlarını beklediklerini bildiklerinde daha iyi yanıt verirler. Bu bilgilerin paylaşılması süreci şeffaf tutar ve olumsuz eylemler kullanmadan sorumluluğu vurgular.
Yöneticileri Bilgilendirin
Yapabileceğiniz en büyük hatalardan biri, yönetici liderlerinize fikirler sunmaya hazır oluncaya kadar sahnelerin arkasında çalışmaktır. Nadiren, eğer varsa, onların ofisine girecek ve etkinliğinizin bir yönünü değiştirmek zorunda kalmadan ayrılacaksınız. Planlama sürecinde düzenli aralıklarla proaktif bir şekilde buluşarak bu hayal kırıklığını kendinize saklayın. Sonunda geri çekilmenin aksine, projenizin ortasında değişiklik yapmak çok daha kolay.
Satıcılara Başvurun
Ortaya çıkabilecek bir diğer masum hata ise satıcılarla ikincil iletişimdir. İş arkadaşınız, farkında olmadığınız bir planlama ayrıntılarını paylaşmak için doğrudan satıcıyla iletişim kurmak amacıyla inisiyatif alır. Bu yan konuşmaların sonucunun, olayın nasıl bir araya geldiği üzerinde büyük etkisi olabilir. Bunu önlemenin tek yolu, satıcınızın diğer çalışanlardan sipariş almasını engellemektir. İlk başta sert gibi geldiğini düşünebilirsiniz, ancak tüm bilgi akışlarını sizin yerinize bildiğinden çok daha kolay uyursunuz.
Proaktif Güncellemeler
Bir etkinlik için lider planlayıcı olmak, aldığınız kadar bilgi paylaşmanızı gerektirir. Etkinliğin ayrıntılarını özetleyen bir master planlama belgesi bulundurun ve tüm komite üyelerinize haftalık güncellemeler gönderin. İletişimlerinizi kısa tutun ve noktaya getirin. Herkesin haftalık e-posta güncellemenizdeki notları okumasını istersiniz, ancak aralıksız olarak rambiliyorsanız, o zaman onların dikkatini hızlı bir şekilde kaybedersiniz.
Olaylarınızın bilgi akışını yönetmek, bölümler arası iletişim ile aynı prosedürleri gerektirir. Herkesi sorumluluklarından haberdar edin ve ilgili tüm taraflarla önemli güncellemeleri paylaşın. Kritik fark, projenin CEO'su sizsiniz. Rolünüz, gelen her detayı yönetmek ve her bir bölümün ihtiyaçlarını karşılayan ortak bir vizyona dönüştürmektir.
Başarı temeli, tüm bilgilerin aynı yönde aktığından emin olmaktır.