Etkin bir hesap alacak yönetimi stratejisi oluşturmak, başarılı bir iş yürütmenin önemli bir parçasıdır. Buna rağmen, rutin olarak duruma karşı metodolojik bir yaklaşım sergilemeyen KOBİ'lerle ilgileniyoruz ve bunun için daha da kötüler. Alacak süreçlerinin iyileştirilmesi ve optimize edilmesi, tabloya birçok fayda getirmektedir ve sadece AR'nin kendisine uygulanmaz. Akıcı ve verimli bir AR süreci aynı zamanda pazarlama, satış, müşteri hizmetleri ve genel operasyonları da olumlu etkiler.
Yani, bunu geliştirmek için zaman ve çaba harcamak için buna değer.
Neden Alacak Hesaplarını İyileştirmeli?
Birçok işletme sahibi gibi, hesap işlemlerinizi proaktif olarak optimize etmenin faydalarını hemen göremeyebilirsiniz. Ancak yukarıda belirtildiği gibi, bunu yapmak işinizin birçok yönünü büyük ölçüde geliştirebilir. Mevcut sermayenin boşa gitmesini önler, bu da likiditeyi arttırır. Buna karşılık, bir işletme, borçları azaltma, maliyetleri azaltma, büyümeyi finanse etme ve çoğu durumda rekabetten daha iyi performans gösterme kapasitesine sahiptir.
Alacak süreçlerinin optimize edilmesinin önemli bir parçası, sürecin erkenden başlatılması konusunda ısrarcı olmaktır. Çoğu zaman, işletmeler satışları, daha sonradan alınacak alacaklara karşı işledikleri için yapmaya niyetlidirler. Sürecin erkenden başlatılması, müşteri ilişkilerinin ilk aşamalarında ödeme koşulları gibi şeyleri tartışmak anlamına gelir. Elektronik ödeme ile gemide yeni bir müşteri edinme süreci, proaktif bir yaklaşım benimsemenin bir başka örneğidir.
Başka bir şey yapmadan önce, şirketinizi mümkün olduğu kadar erken bir süreçte hesap almaya öncelik verin.
Tipik Hesaplar Alacak Tuzakları
İşletme sahipleri çoğu zaman, yeterince yalnız bırakmanın mükemmel bir şey olduğunu varsayarsak, alacakları genellikle arka brülöre yönlendirir. Bununla birlikte, zayıf AR uygulamaları işletmeler için bir dizi soruna neden olmaktadır.
Artan kredilerden vasıfsız müşterilere, vadesi geçmiş hesapların zamanında takip edilememesine kadar, zayıf AR uygulamaları bir işten zaman, para ve üretkenliği emer. Genellikle bir şirketin işletilmesinin neredeyse her yönüne değinen bir dalgalanma etkisi yaratırlar. En kötüsü, sorunların çoğunun kolayca önlenebilir olmasıdır.
Diğer yaygın AR ile ilgili konular arasında, nakit ödemelerin yanlış uygulanması ve tahsisi, faturaların ve faturaların doğruluğuna dikkat edilmemesi ve raporların üretilememesi ve potansiyel sorunlara karşı sıfır olarak kullanılması yer alıyor. Bu ve diğer hataların herhangi biri, çok başarılı ve kârlı işletmeler için bile çok geniş kapsamlı sorunlara yol açabilir, bu nedenle onları mümkün olan en kısa zamanda düzeltmek için gerekli adımları atmaya değecek bir şey değildir.
Geliştirilmiş İşlemler Alacaklı İşlemleri için Bu Beş Etkinliği Optimize Edin
Hesapların alınmasına yönelik süreçlerin optimizasyonu, başlangıçtan itibaren oldukça zor gözükmektedir. Bununla birlikte, duruma metodik bir yaklaşım getirerek, oldukça hızlı ve dramatik gelişmelere yol açacak değişiklikleri uygulayabilirsiniz. Size kolaylık sağlamak için, düzgün bir şekilde optimize edildiğinde, hesaplarınızın alacak işlemlerinin genel işleyişini büyük ölçüde artıracak ve sonuç olarak işiniz için bir çok heyecan verici fayda sağlayacak olan beş faaliyet belirledik:
- Doğru Müşteri Verilerinin Korunması - Müşteri hesaplarının doğruluğunu sağlamak için ana veri sürecini merkezileştirmek ve bilgi, etkili bir hesap alacak süreci oluşturmanın ve sürdürmenin önemli bir parçasıdır. Örneğin, yanlış adresler faturaların yanlış yere postalanmasına neden olabilir ve bu da geç ödemelere neden olur. Alışılmadık veya uygunsuz ödeme koşulları, kredi limitleri, indirimler ve benzeri gibi anomalileri kontrol etmek için müşteri hesapları tutarlı bir şekilde denetlenmelidir. Müşteri verilerindeki değişiklikler düzgün bir şekilde belgelendirilmeli ve yetkisiz kişilerin verilere erişebilmelerini veya verileri düzenleyebilmelerini önlemek için kontroller yapılmalıdır.
- Net, Muhtasar Kredi Onayı Süreci Yaratın - Çoğu zaman, işletmeler satışları artırmak için zararlı kredi alışkanlıklarına girerler. Tabii ki, bu bir şirket için sonuçta felaket olabilecek bir kısır döngüye yol açar. Kredi genişletmek çok iyi bir şey olabilir, ancak bunun için açık bir süreç oluşturulmalıdır. Kredi limitlerinin ne zaman ve nasıl değerlendirileceği ve geçersiz kılınacağı, hesapları ne zaman tutacağı ve uygulama sürecinin nasıl işleyeceği ile ilgili net talimatlar içermelidir. Koşullar değiştiği için kredi onay sürecinin düzenli gözden geçirmeleri yapılmalıdır.
- Etkili bir Faturalama Süreci Oluşturun - Müşterilerin faturalandırılması ve faturalandırılması doğru olmalı ve etkili olması için akıcı olmalıdır. Fiyatlandırmadaki hatalar, ölçü birimleri ve benzerleri ciddi hasara yol açabilir. Ayrıca, faturalar zamanında oluşturulmalı ve gönderilmeli ve üretilme şekli tutarlı olmalı ve tanımlanmalıdır. Faturalama ve faturalandırmanın iyileştirilmesinin bir yolu, mümkün olduğu kadar fazla otomatik hale getirmektir. Bu nedenle, buradaki teknolojiye güvenmekten korkmayın. Sorunlu hesapları saptamak için istisna raporlarını kullanın. Mümkünse, işin bir kısmını müşterilere aktarırken bir yandan da bir özerklik hissi veren bir müşteri portalı oluşturun.
- Nakit Başvuru Süreci Tamamlandı - Geldikten sonra, ödemeler doğru bir şekilde uygulanmalıdır. Doğru müşteriye ve uygun faturalara başvurulmalıdır. Aksi takdirde, daha sonra ortaya çıkan ihtilaflar veya sorunlar ortaya çıkarsa, ilk problemi sıfırlamaya çalışmak çok zor olacaktır. Ödemeler, herhangi bir anda, hangi hesapların güncel ve geçmişte olduğunu bildiğinden emin olmak için hızlı bir şekilde uygulanmalıdır. Süreci optimize etmenin bir potansiyel yolu, basitlik için sınırlı sayıda ödeme seçeneği sunmasıdır. Dergi girişlerini, kesinti tarihlerinden hemen önce ve uzun bir süre önce gönderin. Mümkün olduğunda, gerçekte nereye gitmesi gerektiğine karar vermek için zamanınız olana kadar askıya alınmış hesaplara nakit para dökmekten kaçınmak.
- Tahsilat Sürecinin Optimize Edilmesi - Alacakların uygun şekilde optimize edilmesi, ödemelerin zamanında ve etkili bir şekilde toplanmasını çok daha kolay hale getirir. Ödemeler doğru bir şekilde uygulandığında, örneğin hangi hesapların temerrüde düşme riski olduğunu belirlemek kolaydır. Toplama çabaları tutarlı ve metodik olmalıdır. Şirketin genel hedeflerine uygun olmasını sağlamak için ödeme planlarını müzakere etmek için açıkça tanımlanmış bir süreç oluşturulmalıdır. İşlemler, manuel girişten kaynaklanan hata riskini azaltmak için mümkün olduğunca otomatikleştirilmelidir.
Alacak Proseslerini İyileştirmek İçin Sekiz En İyi Uygulama
Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi veya APQC, Açık Standartlar adı verilen bir dizi standart oluşturdu. Alacaklı hesaplar için en iyi uygulamaları belirlerler ve AR süreçlerinizi düzeltmek için çalışırken çok değerli olduklarını kanıtlamaları gerekir. APQC Açık Standartlarından en önemli sekiz noktayı sizin rahatlığınız için özetledik:
- Ödemeleri Almanın Önündeki Engelleri Kaldır - Örneğin, müşterileriniz için hangi ödeme yöntemlerinin en iyi şekilde çalıştığını öğrenmek için anket yapın. Buradan, müşterilerin faturalarını zamanında ödemelerini kolaylaştırmak için farklı ödeme seçenekleri sunmayı düşünün.
- Kredi Yönetimine Öncelik Verme - Satış fişini devam ettirmek için kredi willy-nilly'yi uzatmayın. Bu strateji, uzun vadede geri tepiyor ve zayıf kredi yönetim süreçleri nedeniyle ortaya çıkabilecek birçok potansiyel sorunun sadece bir örneğidir.
- Alacak Hesaplarını Düzenli Olarak Değerlendirin - Alacaklarınızın hesabının durumunu izlemek ve değerlendirmek için belirli bir program oluşturun. İdeal olarak, haftada en az bir kez yapılmalıdır. Hatalar ne kadar çabuk olursa, onları ne kadar çabuk çözebilirsiniz - ve işiniz için büyük sorunlara neden olma olasılıkları o kadar az olur.
- Ödeme Şartlarını Kısaltmayı düşünün - Tüm müşterilerin net-30 ödeme şartlarına sahip olması gerektiğini söyleyen bir yasa yoktur. Çoğu zaman, daha kısa ödeme koşullarını kullanarak, yavaş ödeme yapan müşterileri en azından biraz daha hızlı ödeme yapmalarını ister, bu nedenle dikkate alınması gereken bir seçenektir.
- Bir Fatura Anlaşmazlık Çözümü Süreci Oluşturun - Fatura anlaşmazlıklarını ele almak için belirli bir süreç oluşturun. Bu sadece süreci kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda müşteri memnuniyetini artıracaktır çünkü ekibiniz bir anlaşmazlık ortaya çıktığında ne yapacağını tam olarak bilecektir.
- Otomatikleştir - Mümkün olduğu kadar çok sayıda hesap alacak işlemlerini otomatikleştirmek için farklı yazılım türlerini ve diğer teknoloji türlerini araştırın. İnsan elemanını çıkarabildiğinizden daha fazla, daha doğru ve güvenilir tüm süreç olacaktır. Birçok program pahalıdır, ancak ROI daha az hata olduğu ve çoğu durumda çalışan verimliliğinin de artmasını sağladığı için kayda değerdir.
- Proaktif Tahsilat Süreci Yaratın - Koleksiyonları en öncelikli hale getirin ve açık, özlü bir koleksiyon stratejisi oluşturarak zorlayın. İdeal olarak, erken müdahale etmeyi amaçlıyoruz. Bir hesap geçmiş vadeye kaydırıldığında, ekibiniz her şeyin üzerinde olmalı ve ne yapması gerektiğini bilmelidir.
- Elektronik Olarak Fatura - Bunu yapmak için gerekli araçlara sahipseniz, müşterileri elektronik olarak faturalandırmaya başlayın. Elektronik faturaları ve ödemeleri destekleyemeyen bazılar olsa da, çoğu şirket bu günlerde hizmet vermeye devam ediyor. Daha az sayıda kağıt kontrol etmek zorunda olduğunuzu işlemek ve postalamanız gerekiyor, daha kolay ve daha doğru bir süreç olacak.
Gördüğünüz gibi, alacaklarınızı geliştirmek ve optimize etmek için sıfırdan başlamak zorunda değilsiniz. Bir kerede bir bölgeyi seçmeyi tercih edebilir ya da tam buharı atlatabilir ve tek seferde yenileyebilirsiniz. Her iki durumda da, hesaplarınızın alacaklarını optimize etmek için attığınız her adım, uzun vadede çok fazla para ödeyecektir.