Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Ne Yaptığını Öğrenin
Elektronik Veri İşleme (EDP) Sistemleri
Çoğu işletme, en küçükler hariç, bilgisayarlı sistemleri kullanır, ayrıca elektronik veri işleme (EDP) sistemleri olarak da adlandırılır.
Bu sistemler, finansal işlemin finansal tabloların hazırlanmasına kadar kaydedilmesinde muhasebe sürecindeki her adımı ele almaktadır. İşletmeler rekabet gücünü korumak ve 2002 Sarbanes-Oxley yasasına uymak için sistem teknolojilerini sürekli olarak geliştiriyorlar. En küçük işletmeler bile Quickbooks gibi sistemleri kullanmayı seçebilir.
Ticari İşlemler ve İş Süreçlerinin Temelleri
Bu muhasebe bilgi sistemlerinin nasıl çalıştığını anlamak için "muhasebe işlemleri" ve "iş süreçleri" gibi temel muhasebe terimlerini anlamak zorundasınız. En önemlisi, ticari işlemlerin ve süreçlerin finansal raporlar oluşturmak için nasıl bir araya geldiğini anlamalısınız. Muhasebe bilgi sistemleri ile ilgili olarak, ticari işlemler çeşitli iş süreçlerine ayrılabilir:
1. Gelir ve iade süreçleri, sistemleri ve kontrolleri
Bu iş süreçlerine giren ticari işlemler büyük miktarlarda günlük satış, iade ve nakit girişi işlemidir.
2. Harcama ve iade süreçleri, sistemleri ve kontrolleri
Bu iş süreçlerine giren ticari işlemler büyük miktarlarda harcama, getiri ve nakit çıkışı işlemidir. Bu kategoride bordro ve sabit kıymet alım işlemleri de bulunmaktadır.
3. Dönüşüm süreçleri, sistemleri ve kontrolleri
Bu kategorideki iş işlemleri ham maddeler ve devam eden işlemlerdir.
4. İdari süreçler, sistemler ve kontroller
İdari olan ticari işlemler yatırım, borçlanma ve sermaye işlemleridir.
Tüm bu ticari işlemler Genel Muhasebe işlemlerinde, sistemlerinde ve kontrollerinde kurulan T-hesaplarıyla sonuçlanır. Genel muhasebeden hem iç hem de dış mali tablolar geliştirilmiştir. İç mali raporlar, alacak hesapları veya bir satış envanteri durum raporu için yaşlanma programı olabilir. Dış mali raporlar gelir tablosu , bilanço ve nakit akışı tablosu olacaktır .
Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Türleri
Birden çok türde veya muhasebe bilgi sistemi kategorileri vardır. Bir işletme şirketinin kullandığı , işletmenin türüne, işletmenin büyüklüğüne, işletmenin ihtiyaçlarına ve işletmenin karmaşıklığına bağlıdır:
Manuel sistemler
Manuel muhasebe bilgi sistemleri çoğunlukla çok küçük işletmeler ve ev tabanlı işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Bir sistem tamamen manuel ise, aşağıdakileri gerektirir: kaynak belgeler , genel defter, genel günlük ve ihtiyacınız olabilecek özel dergiler veya yardımcı dergiler.
Eski sistemler
Eski sistemler genellikle mevcut iş firmalarındadır ve bilgi teknolojisi bugün olduğu kadar gelişmiş hale gelmeden önce kullanılmıştır. Eski sistemler eski moda gibi görünse de, firmanın belirli avantajları vardır. Firma hakkında değerli tarihsel bilgiler içerirler. Firma personeli sistemi kullanmayı ve onu nasıl anladığını bilme eğilimindedir. Eski bir sistem genellikle bireysel bir firmanın özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiştir. Bu tür bir özelleştirme, genel muhasebe yazılım paketlerinde bulamazsınız.
Ne yazık ki, eski sistemler de önemli dezavantajlara sahiptir. Çoğu zaman, belgeleri yoktur. Yedek parça bulmak genellikle zordur, çünkü donanım ve yazılım eski olabilir. Eski sistemlerin kullandığı bilgisayar dili bile genellikle eski bir dildir.
Çoğu eski sistem sıfırdan inşa edilmiştir.
Eski Sistemlerin Değiştirilmesi
Eski sisteminizi yeni, güncel bir sistemle tamamen değiştirebilirsiniz. Bu oldukça pahalı bir çözümdür. Eski sisteminizi de güncelleyebilirsiniz. Ekran kazıma denilen bir prosedürü kullanabilirsiniz. Bu, bilgisayar ekranında görüntülenen verileri alan ve daha yeni bir uygulama okuyabileceği şekilde çeviren bir tekniktir. Kurumsal uygulama entegrasyon sistemi de kurabilirsiniz. Bu tür sistem, eski sisteminizdeki envanter, bordro ve diğerleri gibi farklı uygulamaları birbirine bağlar.
Eğer bir SMB iseniz, en küçük, hone tabanlı çeşitlilikte değilseniz, sektörünüzde rekabet etmenizi sağlamak için muhasebe bilgi sisteminizin güncel olmasını istersiniz. Seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var.