Satınalma siparişleri genellikle perakendecinin mali yönetim sistemi tarafından üretilen önceden basılı, numaralı belgelerdir. Başka bir deyişle, QuickBooks gibi bir muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, bir satıcıdan ürünler sipariş ettiğinizde, sistemde sizin için bir satınalma siparişi oluşturacaktır. PO'nun amacı, işinizi yürütmek için her türlü yararlı şekilde kullanılmak üzere muhasebe veya POS sisteminizde izlenebilir bir belge oluşturmaktır.
Bir Stok Sistemi ile Nasıl Çalışır?
- Bir PO envanter sisteminize siparişinizde neler olduğunu söyler. Satın almak için açık bir sistem kullanıyorsanız, bir sipariş daha vermemeyi biliyor, çünkü bunlar zaten sipariş ediliyor.
- Satıcı ile satın alma özellikleri oluşturabilir. Örneğin, sipariş verdiğiniz her ürünün miktarlarını açık bir şekilde içerir, ancak aynı zamanda ödeme yöntemini, ürünler için ödeme yapacağınız koşulları ( escort dahil) ve ürünlerin size gönderilmesini istediğiniz yöntemi açıklar. saklayın.
Birçok satıcının fatura ve navlun için kullandığı bir set veya varsayılan sistem vardır. Yani, herhangi bir talimat olmaksızın, örneğin size gönderirken UPS'in temeli varsayılan olacaktır. Ama buna daha hızlı ihtiyacınız olabilir ve PO bunu iletebilir.
- Bir PO, tüm taraflar için bir hesap verebilirlik belgesidir. Sipariş verirken hata yapmak çok kolay. Ancak her şey yazılı olduğunda tartışmak zordur. Faturalandırıldığımda ve bir satıcıdan yanlış faturalandırıldığımda ancak satın alma siparişimi yedeklemem ve tersine çevirip sabitlediğimde birçok kez hatırlıyorum.
Bunun bir örneği, 300 kutu ayakkabı kremi ve 300 parça sipariş ettiğimde bir fatura aldım. Bir kutuda 100 parça var, bu yüzden faturanın ne kadar yüksek olduğunu tahmin edebileceğinizden daha fazlasını hayal edebilirsiniz.
- Mal satıcıdan geldiğinde, PO'ya karşı kontrol edebilir ve gönderinin doğru olduğundan emin olabilirsiniz. Beşinci olarak, tüm çalışanlarınızın dahil olmasını sağlar. Örneğin, bir çalışan sipariş verebilir, diğeri de alabilir.
26 yıl önce bir PO sistemimiz olmadığı zaman ilk perakende mağazamı hatırlıyorum. Sipariş verdiğimden beri, doğru olduğundan emin olmak için her şeyi kontrol etmek zorunda kaldım. Zamanımı bir mağaza sahibi olarak verimli kullanmadım.
Satınalma siparişlerinin diğer avantajlarından biri de kredi değerliğinizdir. Bankalar, çözücünüz olup olmadığını belirlemek için genellikle PO'larınıza bakacaktır. Katı bir satın alma siparişi süreci onaylanmanıza yardımcı olabilir. Fakir bir kişi size kredi almamanıza neden olur. Ayrıca satıcı ile kredi için kullanılabilir. Örneğin, bazı satıcılar sipariş verirken para ödemenizi gerektirebilir. Sizinle iş yapmanın bir döneminden sonra, bir kredi kartıyla karşı bir PO göndermenize izin verebilirler. Bu, nakit akışınızı yönetirken çok büyük.
PO'lar perakendede yaygın bir uygulamadır. Ve mağazanıza yükleyebileceğiniz herhangi bir POS veya muhasebe yazılımı sizin için bir PO bileşenine sahip olacaktır.