Para Çekmecesini Nasıl, Neden ve Ne Zaman Denge Etmeli?
Araştırıldığında, hırsızlığın en yaygın nedeni uygun bir prosedür veya kontrollerin olmamasıdır.
Parayı sayma, makbuzları uzlaştırma ve nakit çekmecesini dengeleme süreci, günün işlemlerinin hesap verebilirliğini yaratır. Bu nakit yönetimi sistemi aynı zamanda mağaza politikaları oluşturularak oluşturulabilir. Bugünün POS (satış noktası) sistemlerinin birçoğu, çalışanlara rehberlik etmek için nakit çekmeceyi kapatma (aynı zamanda dengeleme olarak da bilinir) ile ilgili adım adım talimatlara sahiptir.
Neden Denge?
Mağaza yönetimi veya kasiyerler, vardiya sırasında herhangi bir zamanda bir satış raporu alabilirler. Çekmecede başlangıç parasını günlük satış rakamına ekleyerek, bir satıcı herhangi bir zamanda kasada veya POS sisteminde ne kadar para bulunması gerektiğini bilir. Bu son derece kullanışlıdır:
- Satışta fazla para bulundurmamak için.
- Mağaza soyuluyorsa.
- Bir müşteri çok az değişiklik hakkında şikayet ettiğinde.
- Belirli kasiyerler için sık aralıkların / eksikliklerin bulunması için.
- Nakit çekmeceden dokümantasyon olmadan nakit alma cezasını kaldırmak için.
Para Çekmecesi Nasıl Denge Edilir
Bir kasa kaydını dengelemek genellikle günün sonunda ya da kasiyer vardiyasının sonunda gerçekleşir. Para çekmecesi ve içeriği raporu hazırlamak için bir ofise veya başka bir gözlerden uzak bir alana götürülmelidir.
Çekmeceyi kapattıktan sonra dengelemek için, satış zemin lambalarının kapalı olduğundan ve kapağın kilitlendiğinden emin olun. Birçok satış görevlisi için acele ediyorlar ve mağaza kapanmadan önce kapanmaya başlıyorlar. Bu güvenli bir uygulama değildir. Ancak, mağazada birden fazla çalışanınız varsa, açık saatlerde kayıtlardan birini kapatmak mümkündür.
Herhangi bir ortalama ve eksiklik araştırılmalıdır. İnsan doğası küçük hatalar ve küçük miktarlar için dikkate alınmalıdır. Bununla, bir işlemin işlenmesinde değişimin basit yanlış hesaplarının yaygın olduğu anlamına gelir. Bununla birlikte, sık sık tutarsızlıklar çalışanların çalınmasıyla ilgili bir işaret olabilir veya belirli bir kasiyer için daha fazla eğitim gerektiğini gösterir. Kural olarak, geceleri 2 $ 'dan fazla olmayacağından emin olmak istersiniz. O gün işlem sayısına bağlı olmakla birlikte (diğer bir deyişle, daha fazla işlem hata sayma şansını arttırır) 2 $ kuralı yararlıdır.
Mevduat, banka için hazırlanırken, eldeki nakit çekme nakit çekmeceye iade edilir ve akşam için saklanır. Tüm kredi kartı fişleri, terminal raporları ve diğer kayıt makbuzları Günlük Nakit Çekmecesi Raporuna zımbalanabilir ve tarihe göre dosyalanabilir.
Görevlerinin ayrılması
Daha fazla hesap verebilirlik için, kasa kaydını dengelemek için iki kişiyi kullanmayı düşünün. Bir kişi çekmeceyi sayacak ve günlük nakit raporu oluşturacak, diğeri ise banka mevduatı hazırlayacaktır. Her iki personel de, gösterilen rakamlardan sorumlu olduklarını belirten raporu imzalamalıdır. Hiçbir sistem sahtekarlığı önleyemese de, bu denetim izi çalışanlar arasındaki anlaşmazlığı caydırmaya yardımcı olacaktır.
Bir sonraki vardiya başlangıcında, her kasiyere kendi nakit çekmecesi atanmalıdır. Başlangıç bakiyesini doğrulamak için kasiyerin çekmecedeki nakdi yeniden saymasını sağlayın. Eğer sadece bir sicile sahip küçük bir mağazaysanız, nakit büyük olasılıkla çekmecede bir gece kalır. Durumunuz bu ise, prosedür aynıdır.
Son bir not: İnsan hatası oyunun bir parçası olduğu için, kâr ve zarar beyanlarınızın bir parçası olarak nakitinizde tutarsızlıklar içerdiğinden emin olun.
Bütçe hesaplamalarından kaynaklanan ve bunun için yanlış hesaplamalar yapmanın bir kaybını gösteren kâr ve zarar hesaplarınıza bir satır ekleyin. Bu, kaybı denetlemenin ve yönetmenin başka bir yoludur.