Sesli Tebriklerin İş Ahlakı
Otomatik görevli bir çağrıyı bu uzantıya aktardığında, bir sonraki müsait uzantı çağrıyı alır. Tüm Muhasebe Departmanı eklentileri meşgul veya mevcut değilse, çağrı bölümün sesli posta kutusuna aktarılacaktır.
Sesli Mesaj Tebrik Seçenekleri
Şirketinizde sahip olduğunuz telefon sistemine bağlı olarak, oluşturmanıza izin verilen sesli mesaj selamı türleri için farklı seçenekler olabilir. Bunlar şunları içerir:
- Genel Sesli Mesaj Tebrik
Genel sesli mesaj selamlama , başka bir selamlama türü ayarlanmamışsa, varsayılan sesli mesaj selamlaması olarak kullanılır. - Dahili Sesli Mesaj Tebrik
Departmanınızı arayan kişileri kendi şirketinizden (diğer bir uzantıdan) karşılamak için kullanılır. Genel olarak, bu sadece çok büyük şirketlere uygulanabilir. - Harici Sesli Mesaj Tebrik
Bu tebrik, şirketinizin dışından arayan kişiler için oynanacaktır. Telefon sisteminizin otomatik görevlisi, tüm harici arayanların duyacağı genel bir şirket tebrikleri oynayabilir. Firmanızın adı bu selamlamada belirtiliyorsa, bölümünüzdeki selamlamada tekrar söylemeniz gerekmez.
- Geçici veya "Ofis Dışı" Sesli Mesaj Tebrik
Geçici veya ofis dışı sesli mesaj selamlama, tüm bölüm belirli bir süre için kullanılamayacak olduğunda ayarlanır. Örneğin, departman sadece sabah 8:00 ile 17:00 arasında çalışmaktadır ya da tüm insanları telefona cevap vermekten alıkoyan zorunlu bir bölüm toplantısı vardır. Çoğu sesli posta sistemi, bir son kullanma tarihi ve saati ayarlamanıza izin verir, böylece bölümünüz normal işlemlere döndüğünde onu kapatmayı hatırlamanız gerekmez.
- Telefonda (Meşgul) Sesli Posta Tebrik
Bu selamlama, departmanların müsait olduğunu bildirmek için kullanılır, ancak hiç kimse hemen çağrılarını yapamaz çünkü bölüm havuzundaki tüm uzantılar diğer arayanlarla meşgul.
İyi Bölüm Sesli Posta Tebrik Öğeleri
- Bölüm Adı
- Şu anda çağrılarını yapamayacağınız ifadesi
- Mesaj bırakma daveti
- Bir geri dönüş bekledikleri zaman
- Kullanılabilen ek seçenekler (örneğin "Geri dönmek için pound tuşuna basın ...")
- Anlamlı bilgi sağlayabiliyorsa web sitesi adresi
- 20 - 25 saniyeden uzun olmamalıdır (başparmak kuralı)
- "Aramanız bizim için çok önemli ..." ile başlamayın. Bu ifade aşırı kullanılıyor ve genellikle arayanlara "kapanma" oluyor.
- Çok fazla bilgi vermekten ve çok uzun bir tebrik yapmaktan kaçının.
Örnek İyi Departman Sesli Selamlar
- Muhasebe Departmanına ulaştınız. Tüm temsilcilerimiz diğer arayanlara hizmet vermekle meşgul. Değerli zamanınızı bekletmek yerine, iki iş saatinde aramanızı geri göndermek isteriz. Bir önceki menüye dönmek isterseniz, şimdi yıldıza basın. Aksi takdirde, adınızı ve numaranızı içeren ayrıntılı bir mesaj bırakın. Mesajınızı kaydettikten sonra, daha fazla seçenek için pound tuşuna basabilirsiniz. Aradığın için teşekkür ederim.
- Operations Tech, Inc.'de Satış Departmanına ulaştınız. Tüm satış temsilcilerimiz diğer müşterilere hizmet vermekle meşgul olmakla birlikte, aramanızı en kısa sürede geri vermek istiyoruz. Mevcut fiyat bilgisi için veya siparişinizin durumunu kontrol etmek için, lütfen bizi web'de ziyaret edin. Aksi takdirde, lütfen isminizi ve numaranızı tondan sonra yazınız. Bir önceki menüye dönmek isterseniz, şimdi yıldız tuşuna basın.
- Operations Tech, Inc.'de Muhasebe Departmanına ulaştınız. Bölüm şu anda kapalı. Normal çalışma saatlerimiz pazartesiden cumaya 08:00 ile 17:00 arasındadır. Cumartesi ve pazar günleri kapalıyız. Bir önceki menüye dönmek için herhangi bir zamanda yıldız tuşuna basabilirsiniz. Aksi takdirde, lütfen adınızı ve numaranızı içeren bir mesaj bırakın ve ofis yeniden açıldığında aramanızı iade edeceğiz. Mesajınızı bıraktıktan sonra telefonu kapatabilir veya ek seçenekler için pound tuşuna basabilirsiniz. Aradığın için teşekkür ederim.
Kötü Sesli Selamlar
- Satış Departmanına ulaştınız. Bize mesaj bırakın.
- Merhaba. XYZ.com adresindeki Muhasebe Departmanına ulaştınız. Tüm muhasebeciler şu anda zorunlu bir bölüm toplantısına katılıyor ve aramanız için kimse yok. Aramanız bizim için çok önemlidir ve geri döndüğümüz anda aramanızı geri vermek isteriz. Ancak, yılın sonu ve çağrı birikimimiz çok uzun. Gecikmiş bir hesaba ödeme yapmak için arıyorsanız, lütfen mesajınızda bize bildirdiğinizden emin olun, böylece sizi hemen geri arayabiliriz. Aksi takdirde, lütfen tonu bekleyin ve bize detaylı bir gizli mesaj bırakın.
- Bölüm kapalı. Lütfen tondan sonra bir mesaj bırakın.