Aslında konferanstan önce konferans.
Sık toplantılar planlayamayanlar için, bir ön toplantı, ilk başta rahatsızlık verici veya garip gelebilir, çünkü "event resume" veya "banquet event order" gibi yeni terimleri veya dilleri içerebilir.
Etkinlik Planlayıcıları Bir Önceden Ne Bekler?
Bir ön anlaşma, etkinlik ya da programın gerçekleşmesi planlanan olay satıcıları ve tedarikçileriyle yapılan bir toplantıdır. Olaydan genellikle bir veya iki gün önce yapılır ve bir olay günü gerçekleşen yürüyüşten farklıdır.
Bazı kişiler ön toplantıları daha geniş konferans, kongre, kongre ve teşvik programları planlayarak ilişkilendirebilirler. Bununla birlikte, seminerler ve diğer özel etkinlikler için bir ön toplantı yapılması da yaygındır.
Pre-Con Toplantısı Sırasında Ne Bekler?
Ön toplantı, etkinlik planlayıcısına, programda yer alan tedarikçi yönetim ekibi ile belirli bir program için tüm nihai lojistiği inceleme fırsatı sunar.
Tipik olarak, bir ön toplantı, mekanın konferans hizmetleri yöneticisi tarafından koordine edilir ve programlanır. Etkinliğe katılan çeşitli alanlardaki yöneticileri, bir etkinlik için kendi rollerinin lojistiğini gözden geçirmeleri için davet edecektir.
Bu, toplantı veya etkinlik planlayıcısının dahil olan herkesle bir uyum sağlamak için mükemmel bir zamandır.
Ön hazırlık sırasında, etkinlik planlayıcısının, etkinliğe ev sahipliği yapan organizasyon hakkında önemli bilgiler, etkinlikte iletilen önemli mesajlar ve önemli VIP'ler de dahil olmak üzere, etkinliğin bazı önemli hedeflerini vurgulaması uygundur.
Ön-Con Olay Özgeçmişini İnceleme Doğru Zamanıdır
Bir olay özgeçmişi, olay özellikleri olarak da bilinir. Programın kendisi ile ilgili detaylar dahil olmak üzere, bir program veya etkinlikle ilgili tüm bilgileri içerir. Bu öğeler aşağıdakilerin bir kısmını veya tamamını içerebilir: tarihler, saatler, kişiler, katılımcı profilleri, acil durum irtibatları, yiyecek ve içecek, ulaşım, nakliye bilgileri, faturalandırma, ses / görüntü ve diğer özel gereksinimler.
Her departman yöneticisi, ilgili detaylar ve tipik çalışma prosedürleri dahil olmak üzere , etkinlik hakkındaki anlayışını gözden geçirecektir. Ayrıca, daha önce ziyafet etkinlik siparişlerinde paylaşılan etkinlik sözleşmesini ve bilgilerini anlamalarını da gözden geçireceklerdir.
Toplantı ve etkinlik planlayıcıları, bu süre zarfında etkinlik özellikleriyle ilgili ayrıntılı sorular sormayı, personel seviyeleri ve temsil edilen tüm alanlardan gerçek olay sırasında önemli kişilerin isimlerini sormayı hatırlamalıdır. Ön görüşmenin temel unsurları aşağıdakileri içeren bir gözden geçirmeyi içerebilir:
- Yiyecek ve içecek gereksinimleri
- Konuk oda listesi gereksinimleri (uygunsa)
- Konferans ve fuar sergi gereksinimleri
- Toplantı salonu ve fuar alanı gereksinimi (kat planları)
- Elektrik ve telekomünikasyon gibi teknik gereksinimler
- Tabela yerleşimiyle ilgili ayrıntılar
Bu, son dakika değişikliklerini yapmak için ideal zamandır. Her zaman hoşlanmasalar bile, çoğu satıcı ve tedarikçi makul (ve mantıksız) değişiklikler bekler. Elbette, ön-ayarın, kurulumun devam ettiği bir zamanda planlanmış olması durumunda, her şeyin düzgün bir şekilde çalıştığından emin olmak için bir erken oda denetimi gerçekleştirmeyi düşünün.