Organizasyon Başarılı Bir Konferansın Anahtarıdır
Konferans planlaması diğer etkinlik planlarından farklıdır ve ek adımlar içerir.
Konferanslar genellikle planlamak için bir yıl veya daha uzun süren büyük ölçekli etkinlikler olma eğilimindedir. Yapılacaklar listesi bir mekan seçmeyi, otel odaları rezervasyonu yapmayı, çevrimiçi kayıt ayarlamayı, konuşmacıların güvenliğini sağlamayı, misafirperverlik düzenlerini ayarlamayı, bir sergi salonuna ev sahipliği yapmayı, toplantılar düzenlemeyi, yiyecek ve içecek işlemek ve daha fazlasını içerebilir. Adımları haritalandıran iyi organize edilmiş bir konferans planlama rehberinin hazırlanması, başarılı bir konferans planlayıcısı için şarttır.
Aşağıdaki adımlar, herhangi bir konferansı planlamak için bir plan görevi görecek bir konferans planlama rehberi hazırlamanıza yardımcı olacaktır. Kılavuzu, planladığınız etkinliğe göre özelleştirin ve değiştirin ve elinizin altında bulundurun. Hazırlandığında ve doğru kullanıldığında, yakında en değerli konferans planlama aracınız olacaktır.
Temel Bilgiler ile Başlayın
Konferans planlama rehberinizin ilk kısmı konferansla ilgili temel bilgileri içermelidir:
- Etkinlik tarihi ve saati
- Etkinlik yeri (biliniyorsa)
- Etkinlik amacı
Alternatif tarihler veya katılımcı sayısı gibi bilinen diğer öğeleri dahil edin.
Plan nedir?
Bir konferansın çeşitli unsurlarını planlamaya başlamadan önce, bu farklı unsurların neler olduğunu ve olayınızın genel planına uyduklarını belirlemelisiniz.
Yani kalem ve yastığı çıkar ya da bilgisayarın önüne otur ve aklına gelen her şeyi yazmaya başla. Bir şeyi önem sırasına göre sıralamak ya da herhangi bir kronolojik sıralamaya bakmaktan çekinmeyin. Bu daha sonra gelecek. Şu anda, aslında, yapılacaklar listesinin çok uzun ama basit bir versiyonunu hazırlayacaksınız; bu, planlama sürecinde bireysel olarak ele alınacak farklı bağımsız bileşenlere bölünecektir.
Bu bölüm aşağıdakilerden herhangi birini listeleyebilir:
- Mekan seçimi
- Otel seçimi
- Toplantı alanı
- Misafirperverlik suitleri
- Konferans sergi salonu ve kabinleri
- Açılış töreni
- Konuşmacı / katılımcı kaydı
- Katılımcı kaydı
- Yolculuk planları
- Katılımcı rozetleri
- Olaylar programı
- Yiyecek ve içecek
- Görsel-işitsel
- Yerinde personel
Bu listeyi derlerken biraz zaman ayırın, böylece hiçbir şeyi gözden kaçırmayın ve ilerleyin ve daha sonra ortaya çıkan bir şey ekleyin. Listelenen birçok sorumluluk alanı tarafından bunalmış olmayın; Buradaki amaç, her şeyi şimdi düşünmektir, böylece her bir öğeyi verimli bir şekilde planlayabilir ve yönetebilirsiniz.
Bir Mekan Seç
Konferansın ne zaman yapılacağını ve olayın genel kapsamını anladığınızı belirledikten sonra, bir sonraki adım bir mekan seçmektir.
Konferansın büyüklüğüne bağlı olarak, sergi salonundan toplantı salonlarına, ziyafet salonlarına ve otel odalarına kadar tüm konferans ihtiyaçlarınız için bir mekan seçebilirsiniz. Konferans, bir mekanda ağırlanmayacak kadar büyükse, konferans katılımcılarının bir konferans etkinliğinden diğerine gitmesi için çok fazla seyahat etmelerine gerek kalmayacak şekilde, dışarıdaki oteller veya yemek yerlerine yakın bir yerde arayın.
Katılımcı Kaydı Hakkında Düşünmek
Katılımcılar bu konferansa nasıl kayıt olacak? Kayıt onayını nasıl alacaklar? İsim etiketleri konferansta nasıl oluşturulacak ve dağıtılacak? Konferans planlama rehberiniz tüm bu soruların cevaplarını içerecek ve konferans kaydı başladıktan sonra güncellenmelidir.
Bir etkinliğin büyük kalabalıklar çizmesi bekleniyorsa, çevrimiçi bir konferans kayıt sistemi gitmek için bir yoldur.
Sistem ödemeleri işleyebilir , kayıtları takip edebilir ve diğer ilgili bilgileri organize edebilir ve rapor oluşturmaya yardımcı olabilir.
Katılımcılar ve Konferans Sergi Salonları
Fuar alanları konferanslarda ortak bir özellik olup, sponsorların ve satıcıların ürün ve hizmetlerini tanıtmak için alan kiralamasına olanak sağlar. Bu ayrıca, sergi özelliği etkin bir şekilde tanıtıldığı ve iyi karşılandığı takdirde konferans sahibinin gelir getirmesi için bir fırsattır. Konferansınızın büyüklüğüne bağlı olarak, katılımcıları ve sergi salonunu yönetmek ek zaman ve kaynak gerektirecektir.
Yukarıda belirtildiği gibi, çevrimiçi konferans kayıt sistemleri kayıt işlemlerini takip etmenin en iyi yoludur, bu yüzden çok sayıda katılımcı beklerseniz katılımcı kayıt sisteminize katılımcı kaydı eklemeyi düşünün. Katılımcılar ayrıca aşağıdakilere de ihtiyaç duyacaktır:
- Katılımcı rozetleri
- Listelenen stand numaraları ile konferans sergi salonu Haritası
- Sergi standının kurulum ve kurulum kılavuzu
- Sergi standında sözleşmeler
- Sergi kiralama ve hizmetlerinde yardımcı olmak için yerinde satıcıların listesi
Konferans planlayıcısı olarak , sergi salonundaki malzemelerin güvenliğini sağlamak için güvenlik görevinden sorumlu olacaksınız.
Konferans Detaylarını Planlayın
Konferans yeri seçimi ve katılımcı kaydı gibi daha büyük sorumlulukların üstesinden geldiğinizde, odağınızı konferansın ayrıntılarını planlamaya yönlendirebilirsiniz. Herhangi bir doğa olayının planlanmasında olduğu gibi, organizasyonun detayı da dikkat çekicidir.
Şimdi, konferans planlama sürecinin başlangıcında bir araya getirdiğiniz uzun eşyaların listesini yapmanın zamanı geldi. Listeye göz atın ve en son görevleri ve sorumlulukları yansıtmak için gerekli değişiklikleri veya eklemeleri yapın. Ardından, bu öğeleri kronolojik sıraya göre koyun, çok önceden tamamlanabilecek veya tamamlanması gereken öğelerden başlayarak. Örneğin:
- Otel odalarının kitap bloğu
- Rezerv sergi alanı alanı
- Araştırma çevrimiçi konferans kayıt sistemleri
- Konferans konferans planını planlayın
Başlangıçta başlayın ve oradan gidin. İhtiyaç duyulması gereken her ayrıntı için, sözleşmelerin imzalandığından ve alındığından emin olmak için bir takip ekleyin. Konferans tarihi yaklaştıkça, eylem öğeleriniz aşağıdaki gibi kısa vadeli görevleri içerir:
- Renk şeması ve dekor seç
- Çiçek düzenlemeleri yapın
- Menüyü seç
- Konuşmacılar veya VIP'ler için havalimanı ulaşımını düzenleyin
Konferans planlama rehberinizi, ne kadar küçük olursa olsun, bir konferans planlamasına dahil olan her şey için go-to kılavuzunuz olarak düşünün. Bu rehber, size sadece organize ve planlı bir şekilde devam etmeyecek, aynı zamanda sinirleri büyük tarih yaklaştıkça rahatlatacak ve bir şeyi unutup unutmadığınızı sorgulayacak paha biçilmez bir araç haline gelecektir.