Küçük İşletmeler için İş Sürekliliği Planı Nasıl Hazırlanır?
Öngörülemeyen olaylar durumunda iş bozulmasına karşı koruma sağlayan bir plan. Ya da, isterseniz, “… bir organizasyonun iş döngüsünü, zamana duyarlı iş veya hizmet operasyonlarına en az kesinti ya da hiç kesinti olmadan plan uygulayabilme yeteneği sayesinde, iş döngüsünün zamanında ve düzenli olarak yeniden sağlanmasını sağlamak için kullanılan prosedürler” ( Tesis Yönetim Dergisi).
İş sürekliliği planlamasının amaçları şunlardır:
- Tüm personelin sağlık ve güvenliğini sağlamak
- İşletmenin ürünlerini ve / veya hizmetlerini sunma becerisine kesintileri en aza indirgemek
- Mali kayıpların en aza indirilmesi
- Bir felaketten sonra belirli bir süre içinde kritik işlemleri devam ettirebilmek
İyi düşünülmüş bir iş sürekliliği planı, felaket durumunda işletmenizin hayatta kalması ve başarısızlığı arasındaki farkı ifade edebilir. Bir yangın, sel, sabit disk arızası veya veri hırsızlığı - bunların herhangi biri veya tamamı işinizi komisyondan çıkarabilir. İş sürekliliği planını bir araya getirmek için zaman ayırmak, işletmenizin mümkün olan en kısa zamanda operasyonlarını sürdürmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
İş Acil Durum Planı Oluşturmak İçin:
1) Küçük işletmenizin ana risklerinin neler olduğunu belirleyin.
Veri hırsızlığı mı? Su baskını? Deprem? Ne tür felaketlerin olabileceğini en iyi şekilde anlamanız, süreklilik planınızı odaklamanıza yardımcı olacak ve zaman ve paranın gerçekleşmesi çok olası olmayan bir şey için hazırlık yapmaya yardımcı olmayacaktır.
Örneğin, eğer işiniz bir deprem bölgesinde değilse, bir depremden nasıl kurtulacağınızı planlamanın hiçbir anlamı yoktur. Ancak siber saldırılar, hacker faaliyeti ve sabotaj gibi küçük işletmeler tarafından genellikle gözden kaçan risklerin arttığını unutmayın.
2) Eğer bir iş felaketi sizi kapattıysa ve bu temel ihtiyaçların hızlı bir şekilde erişilebilir olmasını sağlamak için gerekli adımları attığında, küçük işletmenizin yeniden faaliyete geçmesi için kesinlikle gerekli olan şeyin ne olduğuna karar verin.
Bu esaslar personel, veri, ekipman, finansal tahsisler ve altyapı korumasını içerebilir.
Hangi insanlar operasyonlarınızın anahtarı? Kritik ürünlerinizi ve / veya hizmetlerinizi üretmeye ve sunmaya devam etmek için hangi ekipmana ihtiyacınız var? Belki de ihtiyacınız olan ekipmana sahip başka bir iş ile bir anlaşma yapılabilir. Hangi malzemeler gerekli? Mevcut düzenlemeniz işlevsel değilse, alternatif tedarikçilerin veya nakliyatçıların kim olacağını önceden öğrenin. Gelir akışı kapatıldığında işiniz ne kadar süre işleyebilir? Devam etmek için parayı nereden buldun?
2) Fiziksel felaket durumunda tahliye planı hazırlayın.
Personelinizle geçin ve iş yerinizde dikkatlice yayınlayın. Personel, tahliyeye ihtiyaç duyduklarını nasıl bilecek? Bir tahliye hakkında bilgilendirildiklerinde ne yapmaları gerekir? Binadan hangi yollar mevcut? İnsanlar bina (lar) dışında nerede buluşmalı? Herkesin güvenli bir şekilde dışarı çıktığını kontrol etmekten kim sorumlu?
3) bir iletişim fan-out sistemi oluşturun.
İşinizde bir şey olsaydı, orada çalışan her kişiye bildirmekten kim sorumlu olurdu? Telefon ve e-posta irtibat listelerinin güncel olduğundan ve diğerleriyle iletişim kurmaktan sorumlu kişilerin tüm teknolojilerin er ya da geç başarısız olduğu ve genellikle en uygunsuz zaman zarfında basılı listelerde olduğundan emin olun.
Ayrıca kamuoyu ile iletişim kurmaktan kimin sorumlu olacağını ve ( iş sitesinin güncellenmesi, sosyal medyada yayınlanması , basın bültenleri, pencerelerde işaretler, radyo duyuruları vb.)
4) Sahadaki acil durum kitlerinin eksiksiz ve güncel olduğundan emin olun.
John Ambulans'ın bu İşyeri İlk Yardım Setleri Kontrol Listeleri, çeşitli büyüklükteki işletmeler için ilk yardım setlerinin çalışan sayısına göre ne içermesi gerektiğini tam olarak göstermektedir. Bölgenizde ne tür felaketler olabileceğine bağlı olarak, başka sarf malzemeleri de eklemek isteyebilirsiniz. Örneğin, günde kişi başına bir galon su, Perakende Mağazası için bu Acil Durum Sarf Malzemeleri listesindeki önerilen sarf malzemelerinden biridir.
5) İş verilerinizi korumak için şimdi adımlar atın.
İş verileriniz en değerli varlığınızdır. Eğer çalındıysa ya da yok olsaydı, işiniz hızla ayağa kalkıp tekrar koşabilir mi, hatta devam edebilir mi?
3 Başarılı Veri Yedekleme Adımları , iş verilerinizin korunduğunu bilmenin rahatlığını nasıl sağlayabileceğinizi açıklar ve hızlı bir şekilde tekrar erişilebilir hale gelir. Veri koruma, işletmenizi bulut bilişime geçirmenin birçok avantajından biridir .
6) İşletmenizin yeterli sigorta sağladığından emin olun.
Yangın sigortası, akla yayılan türdür, ancak ateş, küçük işletmenizin yaşayabileceği tek olası felaket değildir. Su basması veya rüzgar hasarı gibi diğer fiziksel felaketlerin yanı sıra, örneğin hırsızlıktan kaynaklanabilecek zararı göz önünde bulundurun. Ve eğer küçük işletmenizin sizi davalara açabilecek faaliyetlerde bulunması halinde potansiyel sorumluluk faktörü var.
Riskleri karşılamak ve iyi ve güncel bir sigorta teminatına sahip olmak için uygun sigorta türünü seçmek, felaket olursa, küçük işletmenizin yeniden faaliyete geçmesini sağlamaya yönelik uzun bir yol olacaktır.
8) Komşularınızı tanıyın.
Çevrenizdeki işletme sahipleri ile iletişim hatlarını açmak, iş sürekliliği planlamanızda gerçekten faydalı olabilir. Ne yapmayı düşündüğünüzü onlara bildirin ve onları dahil edip edemeyeceğinizi görün. Süreklilik planlaması ile ilgili bazı masrafların maliyetlerini paylaşabilir ya da felaket durumunda birbirlerine yardımcı olmak için baştankara düzenlemeler yapabilirsiniz. Koordineli acil durum planları, özellikle şerit alışveriş merkezlerinde veya şehir sokaklarında olduğu gibi bitişik mekânları paylaşan işletmeler için önemlidir.
9) Yerel programları ve kaynakları kontrol edin.
Şehriniz, kasabanız veya İşyerinizde Yürütme Komitesi'nün, kendi planınızı bir araya getirmenizi kolaylaştıracak acil durum planları / afet müdahale planları olabilir ya da kaynak sağlayabilirsiniz. Örneğin, Ottawa şehri, web sitesinde Ottawa şirketleri için acil durum hazırlığı hakkında bilgi sunuyor ve konuyla ilgili eğitim atölyeleri sunuyor. Kendi iş felaket planınızı yazmaya başlamadan önce kasabanızda neler olduğunu görün.
10) Hepsini bir araya getirin.
Süreklilik planınız boyunca çalışırken, tüm parçaları bir araya getirin. (Dijital kopyalar çok iyi değil, ancak güç tükendiğinde ve / veya dijital aygıtlar kullanılamıyorsa çok kullanışlı değildir.) Üç halkalı bir bağlayıcı iyi çalışır. İşletmenizin tahliye planını, iletişim planını, acil durum kitleri ve sigorta poliçeleri, veri koruma önlemleri ve operasyonel esaslar hakkında bilgileri ve aynı zamanda işleri sürdürmek veya yeniden çalıştırmak için yaptığınız tüm düzenlemelerin ayrıntılarını ekleyin.
11) İş acil durum planınızı elinizde bulundurun.
Son olarak, felaket planınızı kolay erişilebilir bir yerde tuttuğunuzdan emin olun ve nerede olduğunu bilen herkesin nerede olduğunu bilmesini sağlayın. Ayrıca iş felaketinin binadan ayrılmasını gerektirip gerektirmediğine dair iş acil durum planını almak için bir kişi ve bir saniye atamalısınız.
12) İş Web Sitesi ve Sosyal Medya Kullanımı
Facebook , LinkedIn ve Twitter gibi kurumsal web siteleriniz ve sosyal medya platformlarınız, acil durumlarda müşteriler ve iş ortakları ile iletişim kurmak için mükemmel yollardır. Müşterilerinizin , felaket olduğunda açık olup olmadıklarını merak etmeyin - Facebook'taki hızlı bir mesaj onları güncel tutabilir.
İş Sürekliliği Planlaması Öder
İş sürekliliği planlamasını iptal etmek kolaydır. Her zaman dikkatimizi gerektiren acil "krizler" vardır. Ancak, işinizi saatler, günler veya haftalar boyunca kapatacak bir etkinlikle gerçekten ne kadar anlamlılar? Bir iş sürekliliği planı hazırlamak için zaman ayırmak, felaketin önüne geçerse büyük bir kazanç elde edecektir.