Büyüyen bir ekonomide bile, pek çok kez seyahat masrafları bu tip olaylar için çok yüksek olarak algılanmaktadır ve birçok profesyonel sadece gitmeden gitmeyi tercih etmektedir.
Vardiyaya rağmen, çoğu şirket ve kurum hala toplantıların önemli etkilerini görüyor. Günümüz ekonomisinde, başarılı toplantılara ev sahipliği yapmak, daha düşük seyahat masrafları sağlayan yerel ve merkezi toplantıların yapılmasına odaklanmak anlamına gelebilir, ancak daha önemlisi, toplantı katılımını artırmak için bu on ipucu kullanmak anlamına gelecektir.
Hatırlatma Çağrısı Yap
İlk davetiye gönderildikten sonra, davetlileri olabildiğince çok davetlilere hatırlatma ve telefon görüşmeleri yapın ve kişisel bir davetiyeyi uzatın ve etkinliğe katılmalarını tavsiye edin. Tarihsel olarak, telefon takibi, iş toplantılarına katılımı önemli ölçüde artırır. Yaklaşan etkinlik hakkında diğer iş etkinliklerinde konuştuğunuzdan emin olun. Ağız sözcüğü, bizi bir sonraki ipucuna getiren bir vızıltı yaratmak için harika bir yol olabilir.
Kelimeyi yay
Yerel yayınlar, ulusal yayınlar, üye yayınları, ticari yayınlar, kişisel bültenler ve mevcut diğer herhangi bir iletişim aracı da dahil olmak üzere, etkinliğinizle ilgili her yerde ve her yerde haberinizi yayınlayın.
Hedef kitlenize hangi araçların ulaştığını düşünün.
Çevrimiçi Tanıtım (Şirket İnternet Sitesi, Sosyal Medya ve E-posta)
Etkinlik ayrıntılarını şirketinizin web sitesinde yayınlayın. Etkinliği blog'unuzda ve aylık e-bülteninizde tanıtın. Hedef kitlenizin LinkedIn , Facebook ve Twitter gibi aktif olduğu sosyal medyadaki etkinlik ayrıntılarını yayınlayın.
Kuruluşunuzun üyelerini aynı şeyi yapmaya teşvik edin. Etkinlik bağlantısını bağlantılarıyla, arkadaşlarıyla ve takipçileriyle paylaşmalarını isteyin. Sektör forumları gibi alakalı çevrimiçi topluluklara katılırsanız, etkinliğinizi bu topluluklarda tanıtın.
Davetiyeleri Her Yerde Birleştirin
Potansiyel konuklara söz vermenin bir diğer yolu, etkinliklerinizde tüm iş iletişimi yöntemlerine katılmanız için davetleri gizlemektir. Özel etkinlik web sitenize veya davetinize bir bağlantı ile e-posta imzanızda bir satır ekleyin. Sesli mesaj veya çevrimiçi bekletme mesajınız varsa, yaklaşan etkinlik bilgilerinizi kayıtlı mesajınıza eklediğinizden emin olun.
Sosyal Ağınızı ve Ağlarını Kullanın
Sosyal ağ, arkadaşları, müşterileri, iş ortaklarını ve profesyonel tanıdıklarını düşündüğünüz kişi grubunu büyütmekle ilgilidir. Katılımcılar, katılımcılar bir misafir ya da iş ilişkisi kurmaya teşvik edildiğinde, aradığınız katılımı almak daha kolaydır. Kendi ağınızdaki kişilerin zaten etkinlik hakkında bilgi sahibi olduğunu varsaymayın. Onlara ulaşmak ve onlara hatırlatmak asla acıtmaz.
Misafir Konuşmacı Dahil Et
Toplantı hedefi, konu, tema ve misafir konuşmacılar uygun, yeni ve eğlenceli olmalıdır.
İş etkinliklerine katılımı arttırmanın başarılı bir yolu, özellikle aynı endüstride veya ilgili sektörde çalışıyorsa, popüler misafir konuşmacıları getirmektir. Ayrıca, etkileşimli ve eğlenceli olacak bir görünce sahip olmayı düşünmelisiniz.
Harika bir etkinlik yeri seçin
Yeni bir etkinlik ve ilginç etkinlik yeri seçin. Büyük çekilişin seçilen şehir veya mekanın kendisi olup olmadığı, insanların uygun bir etkinliğe katılma ve büyük bir atmosferin tadını çıkarma fırsatı sunma olasılıkları daha yüksektir. Etkinliğin katılımcılarınız için uygun bir konumda olduğundan emin olun ve mekana park veya toplu taşıma gibi diğer kolaylıkları göz önünde bulundurun.
Yaratıcı ol
Amaç benzersiz bir etkinlik yapmaktır. Yeni aktiviteler sunun; sunum sırasında yeni bir etkileşimli format kullanın; orijinal olmak için çaba sarfetmek.
Gündemine dikkat et. Katılımcıların ayrılmaya hazır olduğu sırada, geleneksel hediyeler kullanmayın. Bir sonraki konferans / etkinliğinizin planlanması yoluyla katılımcıları bir araya getiren inovasyon hakkında bir oturum yapmayı düşünün. Eğlenceli ve bilgilendirici bir oturum, gelecekteki etkinliklere katılım üzerinde olumlu bir etkiye sahip olacaktır. Bir beyin fırtınası oturumu yapın ve gelecek yılki etkinlik için fikirlerinizi planlama komitenize geri götürün.
Geri Bildirim Anketleri Gönder
Bir beyin fırtınası oturumu dahil edip etmediğinizde, etkinlikten sonra geri bildirim anketleri göndererek gelecekteki başarınızı en üst düzeye çıkarın. Gelecekte yapılacak toplantı önerilerini ve gelecekteki toplantıları ve etkinlikleri planlamak için çok yararlı olacağından, her zaman gelecekteki konu önerilerini ve hatta yapıcı eleştiriler isteyin.
Örneğin, bazı insanlar sabahları seminerleri tercih ediyor, diğerleri ise öğleden sonra programlarını tercih ediyor. Bazıları Salılar ve diğerleri Perşembe günleri gibi. Geri bildirim anketinizde, katılımcılarınızın etkinlikte nelerden hoşlandığını ve nelerden hoşlandığını öğrenin. Takip, pazarlama başarınızın anahtarıdır.
Dinle ve Gönder
Katılımcılarınızın ve katılımcılarınızın ihtiyaçlarını dinlemek her zaman önemlidir, ancak geri bildirim istemeniz durumunda, dinlediğinizi gösterdiğinizden emin olun. Eski dediğin gibi, iki kulak ve bir ağız var, o yüzden konuştuğumuz kadar iki katı dinlemeliyiz. Etkinliğinizdeki katılımın, barındırdığınız önceki etkinliklerin kalitesiyle ilgili olabileceğini unutmayın. Konuklarınızın ihtiyaçlarını ve isteklerini dinlemek ve bu sözleri teslim etmek için bir itibar inşa edin.