(İsim Gir) Masasından Gönderildi
Zaman zaman, avukatından masasının adına bir e-posta gönderen bir e-posta alacağım. İşte bu e-posta yaklaşımında bir çift sorun var.
İlk olarak, çoğu e-posta sisteminin Gelen Kutusu görüntüleme dizini, uzun bir ad göstermeyecektir. Çoğu insan sadece "masanın" bir kısmını ve belki de kişinin ilk isminin birkaç harfini görecek. Daha da önemlisi, aptalca ve biraz iddialı görünüyor. Bir masa e-posta göndermiyor. Bir avukat bir e-posta gönderecekse, onun adına yazılmalıdır.
Fantezi Etkiler
Bazı avukatlar e-postalarının görünümü ile yaratıcı olmayı severler. Geçen gün bir avukatın imza bloğunu gördüm ve bir an için görüş sorunları yaşadığımı düşündüm. Bu bulanık harflerin kasıtlı olduğu ortaya çıkıyor. Özel efektler eğlenceli görünebilir, ancak kelimeleri zor okunan her şey kötü bir fikirdir. Özellikle okunması zor olan ise avukatın adı ve e-posta adresidir.
Harflerdeki özel efektlerden bile daha kötü olanı, avukatların e-postalarını sanat eserleri veya süslü grafiklerle karıştırmasıdır. Bu, iletinin daha yavaş yüklenmesini, açılmasının yavaşlatılmasını ve daha fazla okuma zorluğunu sağlar.
Bir e-postanın amacı, sanatsal beceriden değil, bilgi aktarmaktır. Basit tut.
İmza Bloğu Yok
Çoğu e-posta sisteminde otomatik bir imza bloğu kurmak o kadar da zor değildir. Karmaşık olmak zorunda değildir ve fikirler, imza bloğuna ne kadar bilgi ekleneceğine göre değişir. Bazı avukatlar, e-posta üstbilgilerini her e-postanın içinde çıkan mini reklamlara dönüştürürken, diğerleri yalnızca adlarıyla ve e-posta adresleriyle veya telefon numaralarıyla çok minimalist bir yaklaşım sergiliyorlar.
Çoğunda altyazının alt kısmında bir tür gizlilik bildirimi veya yasal sorumluluk reddi beyanı yer alır. Bunların hepsi bir e-posta imza bloğunun kabul edilebilir kullanımlarıdır. Kabul edilemez, göndereni tanımlayan e-postalar göndermek. Bir e-postanın alıcısı, e-postayı kimin gönderdiğini tahmin etmek zorunda kalmamalıdır. Avukatlar, gönderdikleri her iletişimde kendilerini açıkça belirtmeli ve avukat akıllı ise, e-posta bir gizlilik bildirimi de içerecektir.
Kızgınken E-posta Yazma
İnsanlara mektup gönderen eski sistemin faydalarından biri, bir mektup yazılacağı ve aslında alıcıya ne zaman çıkılacağı arasında bir “kapalı devre” süresinin mevcut olmasıdır. Avukatın mektubu kendisi yazmış olsaydı, postaneye gitmeden önce bir kaç saatliğine masaya oturması muhtemeldir. Eğer dikte edilseydi, sekreter yazmayı bitirdiğinde avukat onu ilk etapta bu kadar kızdırdı.
Bu koruma e-postada mevcut değil. Bir e-posta ile, avukat öfkeyi tetikleyenlerin saniye içinde kızgın bir ateşkesi ateşleyebilir. Zamanın% 99.99'u bu kötü bir fikir olacaktır. Hiç kimse öfke ile sürüldüğünde en net düşünmez. Git, başka bir şey yap ve öfkenin bir kısmı dağıldığında daha sonra sorunlu olanlara geri dön.
Müşterileri, arkadaşları ve parayı tutmak veya kaybetmek arasındaki farkı yaratabilir.
Zamanında Yanıt Verilmemesi
Bazı avukatlar, iş yazışmasına cevap vermek için eski "5 günlük kural" nın e-posta için de geçerli olduğunu düşünüyor. Olmaz. Ne kadar sakıncalı olursa olsun, gerçek şu ki, insanlar bir e-postaya daha hızlı yanıt vermeyi beklediğinden, posta yoluyla gönderilen bir mektuptan daha fazlasını beklerler. Bir müşteri veya başka bir avukat bir e-posta gönderirse, mümkünse 24 saat içinde cevap vermeye çalışın. Şu anda yeterince dikkat edilemeyen karmaşık bir konu ise, en azından bir onay gönderin ve ne zaman bir yanıt beklendiğini bilen kişiye bildirin. Çoğu müşteri, e-postanın alındığını ve yakın bir gelecekte yanıtlanacağını belirten samimi bir mesajı takdir edecektir. Sessizlik karşısında, müşteri avukatın e-postayı alıp almadığına, bir yanıtın yolda olup olmadığına veya müşterinin endişelerinin basitçe göz ardı edilip edilmediğine dair spekülasyon yapmaya bırakılmıştır.
To alanında yanlış alıcı
E-posta sistemlerinde otomatik tamamlama işleviyle ilgili harika şeylerden biri de, avukatların müşterilerinin veya iş arkadaşlarının e-posta adreslerini daha hızlı bulmasına olanak tanımasıdır. Otomatik tamamlama işlevinin risklerinden biri, dikkatli olmayan bir avukatın e-postayı yanlış kişiye gönderebilmesidir. Bazı durumlarda, bu küçük bir utançtan daha fazlası olamaz, ancak bazı durumlarda profesyonel ihmal miktarına neden olabilir. Gizli müşteri iletişimini kazara avukat veya hatta başka bir müşteriye yanlışlıkla göndermeyin.
"Tümünü Yanıtla" seçeneğini kullanarak.
Karşıt bir avukat size bir teklifle birlikte bir e-posta gönderir veya bir konuyla ilgili tutumunu ileri sürer. E-postayı görüşmek üzere davaya dahil olan firmanızdaki diğer avukatlara iletirsiniz. Yakında "herkese cevap ver" butonu serbestçe kullanılıyor, hiç kimse karşıt avukatın şirketinizdeki iç tartışmada kopyalandığını fark etmiyor. Olur. Tartışma için bir e-postayı yönlendirmek isterseniz, iletmeden önce gönderenin bilgilerini çıkartın. Ve, Tümünü Yanıtla seçeneğini kullanırken, gönder tuşuna basmadan önce alıcı listesindeki her e-posta adresini kontrol edin.
8. Özensiz konu satırları. Bir e-postadaki başka bir avukata gönderilen her şeyin başka birine iletilebileceğini unutmayın. "Aptal müşterim" veya "aptal hakimin sırası" gibi konu satırlarını kullanmadan önce iki kez düşünün. Kimse bu e-postanın bir kopyasının nereye varacağını bilemez. Ayrıca, konu satırlarını boş bırakmayın, çünkü başka bir avukatın davanızla ilgili bir e-posta olduğunu fark etmemesine neden olabilir. Basit bir konu olan "Parkerson vakası" veya "Smith tarafından önerilen anlaşma" ya da e-postanın içeriğiyle alakalı herhangi bir konu en iyi şekilde çalışır.
Ve "aptalca müşteri" e-postanın içeriğinin en doğru açıklaması olabilirken, konu satırı için zayıf bir seçimdir.
9. Zil sesini izle ve başka birinin yanlış okumasını istemiyorum. İnsanlar birbirleriyle yüz yüze konuştuğunda, yüz ipleri ve vokal tonları genellikle bir kişinin niyetini netleştirir. Telefon görüşmelerinde, birisinin sesi alaycı, şaka veya ciddi zaman geçirdiğini söyleyebilmek için genellikle kişinin sesi yeterlidir. Ancak e-postada, bir kişinin niyetini tamamen yanlış okumak çok tehlikelidir. Çok sayıda arkadaşlık bir kişinin e-postadaki ifadelerde başka birinin niyetini yanlış yorumlamasıyla zarar görmüştür. Ve avukatlar zaten birbirleriyle tartışmaya alışkınken, bir avukatın diğer kişinin saldırgan veya kaba davrandığını varsaymak çok kolay.
"E-posta yazarken e-posta yazma" bölümünde ele alındığı gibi, bu pisliğin e-postasına bir yanıt göndermeden önce soğuması için birkaç dakikanızı ayırın.
Bir saat geçtikten sonra, ilk etapta tamamen yanlış anladığınızı fark edebilirsiniz. E-postalarda yapılan ifadelere bir kıl tetikleyici yanıt vermeyin ve gönderenin başlangıçta göründüğünden farklı bir niyet olup olmadığını düşününceye kadar yanıt vermeyin. Bir ifadenin birden fazla şekilde okunabileceği ve bu yollardan birinin rahatsız edici olmadığı anlaşılıyorsa, göndericiye, ölümcül bir e-posta hatasıyla başını kesmeden önce şüphe parası vermeyi deneyin.
En iyi 10 listeyi yapmış olması gereken başka bir avukat e-posta hatası var mı? Bizi Forumda anlatın.