Olay başarısı için bu paha biçilmez aracı göz ardı etmeyin
Etkinlik planlama işinde yeni başlıyor olsanız da ya da tecrübeli bir etkinlik planlayıcısıysanız, bir etkinlik planlama kontrol listesine aşina olduğunuz ya da en azından bir etkinlik planlama kursu ya da endüstri toplantısı sırasında atıfta bulunulduğunun farkındasınızdır. Bunun için bir sebep var. Bir etkinlik planlama kontrol listesi, planlayıcınızın en iyi arkadaşıdır ve etkinliklerinizi başarıyla yönetmek için paha biçilemez bir araçtır.
Not: Bir olay planlama kontrol listesi de bir çalışma programı veya kritik bir yol olarak bilinir.
Etkinlik planlaması, planlamayla ilgilidir. En yaratıcı etkinlik fikri bile iyi planlanmamış ve uygulanmamışsa flop olacaktır. İşte burada bir etkinlik kontrol listesi geliyor. Başarılı bir etkinliğin planlanmasında sayısız sorumlulukları ve çeşitli ayrıntıları bir araya getirirken düzenli ve / veya önceden planlanmış olarak kalmanın rehberliğidir. Ve çoklu olayları yönetirken özellikle yararlıdır. Küçük bir görevi unutmak ya da bir son tarihte geride kalmak domino etkisi yaratabilir: olayınızın diğer görünüşte alakasız yönleri, tek tek düşmeye başlayabilir.
Bu nedenle etkinlik planlama işlerinizi sorunsuz bir şekilde sürdürmek için hafızanıza, yapışkan notlarınıza ya da not defterinize güvenmeyin. Etkili bir etkinlik planlama kontrol listesi oluşturmayı öğrenin ve yakında yeni en iyi arkadaşınız olacak.
Sen başlamadan önce
Başlamak için planladığınız etkinliğe odaklanmak için planınızdan biraz zaman ayırın.
Sonra aklını temizle. Ciddi anlamda. Telefona bakma ya da bir e-postayı yanıtlama. Bu olayı baştan sona bitirmek veya kesintiye uğratmaksızın bitirmek zorundasınız, böylece tamamlanması gereken tüm görevleri etkin bir şekilde planlayabilirsiniz.
Hazırlanmak
Planladığınız etkinliği düşünün ve onaylanan tüm ayrıntıları yazın: müşteri adı ve iletişim bilgileri, etkinliğin tarihi, yeri, katılımcı sayısı, vb.
Bir takvimi çıkartın ve bu takvimde etkinlik tarihini kalın harflerle işaretleyin. İlgili diğer materyalleri - mekanın fotoğraflarını, irtibat kurulacak kişilerin listesini - bu etkinliğin bir parçası olan toplayın.
Geri git
Bir etkinlik planlama kontrol listesi yazmaya başlama şekli, geriye doğru çalışmaktır .
Konuklar, bir seferde gerçekleşen olaylarla bir veya birkaç günlük toplantı olarak bir etkinlik yaşarlar. Sahnede görünen ve güzelce yürütülen bir canlı performans gibi. Etkinlik planlayıcıları, etkinlikleri, final etkinliğinde sonuçlanacak bir bulmacanın parçaları gibi birbirine uyan daha küçük bir dizi etkinlik olarak görür. Yani, planlamacılar olarak, başlangıçtan başlıyoruz. Gerçek bir olay gerçekleşmeden birkaç hafta veya aydır.
Başlangıçta Başlayın
Etkinlik planlama kontrol listenizi nereye yazacağınıza karar verirken, etkinliğinize sağlam bir temel atmayı düşünün. Renk şemalarını seçmeden ve çiçek sipariş etmeden önce, temel konularla uğraşmak zorundasınız. İmzalama sözleşmelerinden bir blok oda müzakere etmeye kadar, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, her şey kontrol listenizde yazılmalıdır. Önemli olan, önce etkinlik tarihine daha yakın olan bu yapılacaklar için zamanlamanıza daha fazla zaman ayırabilmeniz için önceden tamamlanabilecek tüm görevlerin üstesinden gelmektir.
Etkinlik planlayıcı kontrol listenizde yer alan öğelerin bazı örnekleri:
- İmza sözleşmeleri (müşteri, mekan, satıcı vb. Ile).
- Tarih ve saati mekanla onaylayın
- Kiralık eğlence (grup, hoparlör vb.)
- Güvenli otel bloğu
- Mail davetiyeleri
- Seçim Menüsü
- Kira bekletme personeli
- Konuk sayısını teyit et
- Sitenin içinden geç
- Oda kurulumunu onayla
Ekstra Zamana İzin Ver
Etkinlik kontrol listenizdeki her öğeyle, fazladan zaman ekleyin. Davetiyeleri gerçekten postalamak için tarih 15 Mart ise, bir hafta önce, 8 Mart'ta posta için hazır davetiye almak için listenize bir öğe koyun. Bu, davetiyelerle ilgili bir şeylerin gitmesi veya başka bir nedenden dolayı programın gerisindeyseniz size biraz zaman kazandırır.
Kontrol Listenize Hatırlatıcıları Dahil Et
Kontrol listenizde “yemek servisi ile sözleşme imzalama” yazmak yeterli değildir ve tamamlandığında kutuyu işaretleyin.
Sipariş sahibinin sözleşmenin bir kopyasını aldığından ve imzalanmış bir kopyasını da iade ettiğinden emin olmanız gerekir. Dolayısıyla, kontrol listenize eklediğiniz her büyük öğe için bir hatırlatıcı ekleyin. Örneğin, “İşverenle takip: sözleşme”. Başka bir, daha sonra “İşverenden imzalı sözleşme aldı” yazan bir hatırlatma ekleyin. Bir görevin üstesinden gelmek ve gerçekten sadece sizin tarafınızdan tamamlandığında yapılmasını düşünmek nadir değildir.