Bu Örnek Toplantı Gündemi Toplantınızı Düzenler
Danışmanlık Kurulu'ndan almayı umduğunuz ve Yönetim Kurulu üyelerinizin yönetim , pazarlama , muhasebe gibi çeşitli yönleriyle sağlayabileceği öneri ve uzmanlığı dört gözle beklediğinizden çok daha fazla düşünmüştünüz. personel , müşteri hizmetleri , teknoloji vb.
Dolayısıyla, bu ilk toplantıda, Danışma Kurulu üyelerinizin katkıda bulunmasına izin verdiğinizden emin olmak istersiniz.
Toplantıyı Bir Sorun veya Tartışma Konusu Etrafında Planlayın
Bu nedenle, ilk toplantınız, tüm Danışma Kurulu toplantılarınız gibi, bir soru veya problem etrafında planlanmalıdır. Sorunu bir hedef olarak belirtmeyi en kolay bulabilirsiniz. Örneğin, " Satışlarımızı önümüzdeki çeyrekte% 25 oranında artırmak istiyoruz. Bunu nasıl yapabiliriz?" Veya tartışmayı daha genel olarak tartışabilirsiniz: " İş maliyetlerimizi nasıl azaltabiliriz ?" veya " Verimliliği nasıl artırabiliriz veya müşteri hizmetlerini nasıl geliştirebiliriz ?"
İlgili Arkaplan Malzemelerini Toplayın
Tartışma konusuna karar verdikten sonra, Danışma Kurulu üyelerinizin ihtiyaç duyacağı materyalleri toplama zamanı geldi.
Bu ilk Danışma Kurulu toplantısı olduğundan, tartışma konusunun arka planını gösteren çizelgeler, grafikler ve bilgi notları gibi bir iş planı ve tartışma konusuyla ilgili diğer belgeleri de eklemelisiniz.
Mümkünse, bu belgelerin bir kopyasını iki hafta önceden tüm Danışma Kurulu üyelerine ve gündemin bir nüshasına göndermelisiniz.
Toplantı Gündemi Oluşturun
Aşağıda, ilk Danışma Kurulu toplantınız için kullanmak isteyebileceğiniz bir Gündem (toplantıyı verimli bir şekilde yürütmek için yorumlarla) yer almaktadır.
Her ajanda öğesinin zamanlandığına dikkat edin; Toplantınıza bir zaman çizelgesi oluşturmak ve ona bağlı kalmak, toplantınızın rahatsız edilmemesini ve konu tartışmasını teşvik etmemesini sağlar.
Toplantı Tutanaklarını Kaydetmek İçin Düzenlemeler Yapın
Ayrıca toplantı tutanaklarını kaydetmek için bazı düzenlemeler yapmak isteyeceksiniz. Bunu kendin yapmaya çalışmayın; Tam olarak katılabilmeniz ve dinlemeniz ve iyi katkıda bulunmanız tam zamanlı bir iştir. Sekreter olarak katılabilecek ve görev yapamayacak bir kişiyseniz, toplantıyı kaydetmek için Danışma Kurulu üyelerinizin iznini isteyin.
Hazırla
Mevcut içeceklerin olması iyi bir fikir. Kahve, çay, su, meyve suları ve meyve ya da kek gibi sağlıklı atıştırmalıklar hoş bir dokunuş ve her zaman toplantılara açıktır. İlk toplantınızdan sonra, katılımcıların içecek ve atıştırmalık tercihlerini anlayacaksınız ve bir sonraki toplantı için buna göre plan yapabilirsiniz.
Rahatlayın!
Her şeyden önce, sunumun hakkında endişelenme. Vizyonunuzu ve şirketinizin umutlarını paylaşmak ve multimedya sunum efektleri olan herkesi etkilememek için tavsiyelerde bulunmak üzere oradasınız.
Uzun vadeli hedefiniz, Danışma Kurulu üyelerinizle güvene dayalı bir çalışma ilişkisi kurmaktır; bu nedenle, Danışma Kurulu üyelerinizin duyulduklarını ve şirketinizin yönetimine katkıda bulunduklarını hissetmelerini sağlamaya odaklanın. - ve Yönetim Kurulu'nun bir sonraki toplantısını sabırsızlıkla bekliyoruz.
Toplantı sürecinde size yol göstermesi için bu Örnek Danışma Kurulu Toplantı Gündemine yorum ekledim. Bu gündemi yazdırmak ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlamaktan çekinmeyin - metni seçip kopyala / yapıştır kullanarak (Windows kullanarak, fareyle seçilecek metni çizerek) doğrudan Word'e, Excel'e veya benzer bir ofis belgesine kopyalayabilirsiniz. ve kopyalamak için CTRL-C'ye ve yapıştırmak için CTRL-V'ye basın).
Şirketinizin Adı - (Doldur)
Gündem
Tarih - (Doldur)
Yer - (Doldur)
| Başlangıç / Bitiş Zamanı | Aktivite |
| 10:00 - 10:05 | Tanıtımları (Danışma Kurulu üyelerinizin bir araya gelmediğini varsayarak, kendinizi ve tüm Yönetim Kurulu üyelerini tanıtın ve uzmanlıklarını özetleyin.) |
| 10:05 - 10:10 | Neden Danışma Kurulu? (Danışma Kurulunun nasıl çalıştığını ve Danışma Kurulunun şirketinize sağlayabileceğini düşündüğünüz katkılar hakkında kısa bir açıklama yapın. Kurulun ne sıklıkta karşılayacağı gibi ayrıntıları ekleyin.) |
| 10:10 - 10:20 | Sorular (Varsa, Yönetim Kurulu üyelerine danışma kurulunun nasıl çalıştığını ve nasıl katkıda bulunmayı umduklarını sorun.) |
| Tartışma Konusu: (Sorularınızı / Sorun Bildirinizi buraya ekleyin.) | |
| 10:20 - 10:25 | Tartışma Konusunun Sunumu (Konunun tarihinin bir taslağı ve şu anda şirketi nasıl etkilediği, bu noktada görüşlerinizi / çözümlerinizi vermekten kaçının.) |
| 10:25 - 11:35 | Tartışma (Bu aşamada fikirlerin akmasını istersiniz; bu noktada fikirleri reddetmeyin veya reddetmeyin. Fikirlerinize / görüşlerinize de katkıda bulunun.) |
| 11:35 - 11:50 | Teklif / Çözünürlükler (Grubun en iyi "çözümleri" duyduğu ve seçtiği fikirleri değerlendirmek.) |
| 11:50 - 11:55 | özet (Konuyu, tartışmayı ve grubun sonuçlarını özetleyin ve onlara ne yapmayı planladığınızı söyleyin.) |
| 11:55 | erteleme |
Bir sonraki toplantının tarihi - (Doldur)
Bu zaman çizelgesini kullanırsanız, bu Danışma Kurulu üyelerinizi iyi bir öğle yemeğine götürmek için harika bir zamandır (özellikle toplantı sırasında atıştırmalıklar sunulmamışsa). Toplantının bittiğini ve öğle yemeğinin öncelikle bir sosyal etkinlik olması gerektiğini unutmayın!
Toplantıları Kısa Tutun
İki saatten daha uzun süren bir Danışma Kurulu toplantınız olmamalıdır. İki saat, çoğu insanın elindeki görevlere bölünmemiş dikkatini vermesi için yeterince uzun.
Tartışmanın Önceki Konularının İncelenmesi ile Gelecekteki Toplantılara Başlama
Gelecekteki toplantılarda, son toplantıda tartışılan konu hakkında neler yaptığınızı gözden geçirerek başlamalı ve Danışma Kurulu üyelerinizin şirketinizin eylemleriyle ilgili yorumlarını davet etmelisiniz.
"Karşıla ve selamla" yolun dışında olduğundan, Danışma Kurulunun gelecekteki toplantılarında iki tartışma konusu olmasını isteyebilirsiniz. İki saatlik biçime rahatça sığacaklarını düşünüyorsanız, üçünüz bile olabilir. Ama asla üçten fazla olmamalısın.