Şirketinizin küçük işletme muhasebe yazılımlarından neye ihtiyacı var?
Muhasebe yazılımı, herhangi bir küçük işletme için gelirleri, harcamaları, müşteri bilgilerini ve diğer finansal verileri takip etmek için bir zorunluluktur. Aynı zamanda, çoğu muhasebe yazılımı programlarıyla birlikte gelen raporlar ve bütçe analiz araçları, işletme sahiplerine geri çekilme ve şirket finansmanı hakkında genel bir anlayışa sahip olma şansı verdiğinden, karar verme için mükemmel bir araçtır. Fakat bir program ve yazılım markası denizinde, küçük işletmenizin doğru muhasebe yazılımını nasıl seçersiniz?
Muhasebe Yazılımını Satın Almadan Önce Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Muhasebe yazılımı küçük işletmeniz için hayati önem taşıdığından, belirli bir finansal yönetim veya muhasebe yazılımı satın almadan önce bazı araştırmalar yaptığınızdan emin olmanız önemlidir. Şirketinizin ihtiyaçlarına yakından bakmak, gereksinim duyduğunuz günlük işlevsellik gereksinimlerini ölçmenizi sağlar. Aşağıda, muhasebe yazılımı satın almayı taahhüt etmeden önce yapılması gerekenler ve akılda tutulması gerekenler vardır.
İhtiyaç Analizi Yapmak
Belirli bir muhasebe programına karar vermeden önce, programa ihtiyaç duyacağınız özellikleri, işlevleri ve raporları değerlendirmek için bir ihtiyaç analizi yapmalısınız. Hangi muhasebe işlemlerinin işletmeniz için önemli olduğunu düşünmek için zaman ayırın, böylece onları verimli bir şekilde ele alabilecek bir program seçebilirsiniz. İhtiyacınız olan kontrolleri oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız veya üçüncü taraf uygulamaları ile istediğiniz entegrasyona ihtiyacınız olacak raporlar listelenmelidir.
Bu ihtiyaç analizi, seçim sürecine başladığınız temel olacaktır.
Muhasebe Yazılım İncelemelerini Okuyun
Ürünün diğer müşteri yorumlarını okumak, satın aldığınız ürün hakkında daha iyi bir fikir verecektir. Amazon gibi birçok tüketici web sitesinin kullanım kolaylığı, raporlama, destek, işletim sistemi uyumluluğu ve fiyatını tartışan sayısız yorumu var.
İhtiyaçlarınıza Uygun Olanları Bulma
Çoğu küçük işletme QuickBooks gibi küçük işletme muhasebe yazılımlarını doğrudan kullanıma hazır olarak kullanabilir. Çoğu satıcı raporlama özelliklerini ve şablonlarını ayarlayarak ihtiyaç duyduğunuz neredeyse tüm raporları kolayca oluşturabilmenizi sağlar. Ancak, sektörünüzün benzersiz muhasebe ve raporlama ihtiyaçlarını karşılamak için kar amacı gütmeyen bir muhasebe yazılımı , inşaat muhasebesi yazılımı veya satış noktası muhasebe yazılımı gibi sektöre özel yazılımlara ihtiyacınız olduğunu görebilirsiniz.
Kullanım Kolaylığını Düşün
Siz veya personeliniz satın aldığınız muhasebe yazılımını kullanmayı öğrenmeniz gerekecek. Yıllar boyunca personel devir alacaksınız. Bu nedenle, sadece ihtiyaçlarınızı karşılayan değil, aynı zamanda yazılımın nasıl kullanılacağı konusunda çalışanlara eğitim verebileceğiniz zaman ve kaynaklardan dolayı öğrenmesi kolay bir muhasebe yazılımı paketi seçmeyi düşünmelisiniz. Eğer ciro olduğunda programınızı çalışanlarınızda çalıştırmak ve çalıştırmak için çok az kaynağınız varsa, QuickBooks veya Peachtree gibi basit, kullanımı kolay bir muhasebe yazılımı programı seçmek küçük işletmenizin yoluna gitmeniz olabilir. Piyasada daha iyi muhasebe yazılımı programları olsa da, çalışanlarınız bunları nasıl kullanacaklarını bilmiyorsa, küçük işletmenizin bu programların faydalarını görmeyecektir.
Destek hakkında düşünün
Ürünü kullanmanıza yardımcı olmak için ne tür bir desteğe ihtiyacınız olduğuna karar vermeniz gerekecektir. Çoğu satıcı size sunulan eksiksiz bir yardım seçeneği sunar - e-posta, telefon ve çevrimiçi destek. Programı satın alırsanız bazı satıcılar ücretsiz destek sunarken, çoğu muhasebe yazılımı programına ek olarak satın alabileceğiniz teknik destek planları sunacaktır. Diğer kullanıcıların deneyimleriyle ilgili, forum desteğinden seçtiğiniz müşteri desteğiyle ilgili tüm forumları okumalısınız, çünkü bunların hepsi eşit değil. Bazı muhasebe yazılımı satıcıları yeterli desteği sağlarken, diğerleri desteklemez.
Ölçeklenebilirliği Düşün
İşletmenizin kısa vadeli orta vadede büyümesini ne kadar büyüme bekliyorsunuz? İşletmenizin büyümesiyle ilgili tahminlerinizi yaptıktan sonra, muhasebe yazılım programınızın bu büyümeyi karşılaması için ne kadar ölçeklenebilir olması gerektiğini görmek isteyeceksiniz.
Dizüstü bilgisayarlarda ve masaüstlerinde veya mobil cihazlarda da çalışmak için muhasebe yazılımına ihtiyacınız var mı? Bir ağ üzerinde çalışabilen muhasebe yazılımına mı ihtiyacınız var? Muhasebe yazılımınıza ek kullanıcılar eklemek ne kadar pahalı? Bu soruları düşünmek isteyeceksiniz ve eğer küçük işletmeniz bir ağ üzerinde çalışacaksa, seçtiğiniz muhasebe yazılımının donanımınızla uyumlu olduğundan emin olmak için bir BT uzmanına başvurmak iyi bir fikirdir. Bir BT uzmanı, donanım / yazılım özelliklerini karşıladığınızdan ve işinizin operasyonlarını iyileştirecek diğer ağ önerileri sunabilmenizi sağlamalıdır.
Belge Yönetimine ihtiyacınız var mı?
Bazı küçük işletmeler kağıtsız bir ortamda çalışmak isterken, diğerleri biraz eski moda olmaktan daha rahattır. Hangi süreci seçerseniz seçin, yazılımın ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde tasarlandığından emin olmalısınız. Örneğin, kağıtsız bir ofis istiyorsanız, muhasebe yazılımınızın belge yönetimi özelliklerini kontrol etmeniz gerekir. Alternatif olarak, üçüncü taraf bir belge yönetim aracı satın alabilir ve işinizin iş akışı süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olması için belge yönetim sisteminize entegre olan muhasebe yazılımı programlarının olup olmadığını görebilirsiniz.
İş Akışı Yönetimini Kullanabilir misiniz?
Kağıtsız bir ofis ortamında çalışmayı seçerseniz, yerleşik iş akışı süreçlerine sahip olan veya bunları iş süreçlerinizi karşılamak için oluşturmanıza olanak tanıyan bir muhasebe yazılımı programı seçmeniz gerekecektir. Gözden geçirilmesi ve onaylanması için ofisinizde yüzen kağıt kopyalarınız olmayacağından, zaman çizelgesi, satıcı veya onay onayı gibi basit ve karmaşık görevler için onaylama süreçlerini tasarlama yeteneğine sahip olmanız gerekir.
Veri Güvenliği İhtiyaçlarını Düşün
Muhasebe veri güvenliği her zaman önemlidir; çünkü kişisel bilgilerinizin, çalışanınızın kişisel bilgilerinin ve müşteri bilgilerinizin korunmasını sağlamak isteyeceksiniz. Bununla birlikte, HIPPA gibi ek uyumluluk gereksinimlerine sahip olduğunuz sağlık hizmetleri gibi sektörlerde çalışabilirsiniz. Bu ihlaller için verilen cezalar işinizi zedeleyebilir ve bazı durumlarda 500.000 $ 'a kadar ulaşabilir. Güvenlik seviyesi ne olursa olsun, tasarımların muhasebe yazılımı programınıza eklendiğinden emin olmak ya da gerekli güvenlik özelliklerini bu ihtiyaçları karşılamak için bir BT planında oluşturabileceğinizden emin olmak istersiniz.