Kaydetmek ve Organize Etmeniz Gerekenler
Belli bir dereceye kadar, bir dosyalama sistemi geliştirmek için ihtiyaç duyacağınız öğeler işinize bağlı olacaktır.
Örneğin, somut bir ürün satarsanız, envanterinizi takip eden bir şeye ihtiyacınız olacaktır. Ancak, ev işinizde takip etmeniz gereken öğelerin genel bir listesi:
- İş ve pazarlama planları.
- Yasal belgeler (örneğin, LLC evrak, işletme lisansı ve fikri mülkiyet kayıtları, sözleşmeler)
- Kişiler (profesyonel, müşteriler, satıcılar, servis sağlayıcılar, vb.)
- Finansal Bilgiler (Kâr / Zarar tabloları, bilançolar, borçlu / alacak hesapları)
- Vergiler
- İşletme giderleri (makbuzlar)
- Projeler
Bu listeyle birlikte, işletmenize özgü öğeler eklemek isteyeceksiniz.
Ev İşinizi Organize Etmek İçin Sistemler
Oranlar, kağıtlarınızı ve diğer önemli bilgilerinizi saklamak ve işlemek için çeşitli yöntemler kullanacaksınız. Anahtar faktör sizin için en iyi şekilde çalışan bir yöntem seçmektir. Herkesin farklı bir düşünme ve organize etme şekli vardır. Örneğin, bazı insanlar için, dosyaları alfabetik olarak düzenlemek daha mantıklıdır, ancak diğerleri için tarihe göre organize etmeyi daha kolay bulmaktadırlar.
Sizin için en uygun şeyin ne olduğundan emin değilseniz, bir tane deneyin ve bunu sürdürmek için mücadele ediyorsanız, farklı bir sistemi benimseyin. Dosyalarınızı ve bilgilerinizi düzenlemenin üç yolu vardır:
Basit Binder Dosyalama Sistemi
Çok fazla evrak üretmeyen küçük işletmeler için, bağlayıcı sistem iyi bir seçimdir.
Aynı zamanda, tek bir yerde her şeye sahip olmak veya bilgilerini mobil olmak için ihtiyaç duyan kişiler için de idealdir. Ciltleme sistemi, büyük bir üç halka bağlayıcı, tabaka koruyucuları ve bölüm ayırıcıları kullanır.
Bekleyen siparişler, tamamlanmış siparişler, çeşitli formların ana kopyaları vb. Gibi iş kategorilerinizi düzenlemek için bölüm ayırıcılarını kullanın. Oradan, dosya koruyucuları içindeki dosyaları toplamaya başlayacaksınız. Bağlayıcı dolduğunda - hafta, ay veya üç ayın sonunda - temizlenme zamanı gelecektir. Müşteri siparişi dosyalarını ve diğer geçmiş kayıtları yalnızca bağlayıcınızın kuruluşunu yakından yansıtan geleneksel bir dosya sistemine aktarırsınız.
Geleneksel dosyalama sistemi
Geleneksel dosyalama sistemleri bir dosya dolabı, asılı dosyalar ve manila klasörleri kullanır. Neredeyse her iş, iş büyüdükçe bu tip bir dosyaya ihtiyaç duyacaktır. Zamanla sahip olmamanız gereken çok fazla evrak var. Ve vergi kayıtlarının yedi yıl boyunca saklanması gerektiğinden, tüm bu kayıtları saklayacak bir yere ihtiyacınız var. Geleneksel dosyalama sistemleri, geçmiş yıllardaki vergiler ve işletme ruhsatları gibi düzenli olarak erişilmesi gereken ancak erişilemeyen ürünler için idealdir. Geleneksel dosyalama sisteminizi yerden ve başarılı bir şekilde almak için birkaç ipucu:
- Gerçekten hangi sistemi kullanacağınızı düşünün. Serin ofis malzemeleri satın almanın ve dünyanın en ayrıntılı ve renkli dosyalama sistemini tasarlamanıza yardımcı olabilirsiniz, ancak iş tarzınıza uymuyorsa, kurulum süresi ve para kaybı olacaktır.
- Kağıdınızı yönetmek için en az "dokunma" miktarına izin veren bir sistem oluşturun. Kağıt yığınları yapmaktan ve her bir parçayla birden çok kez uğraşmaktan kaçınmak istersiniz. Bunun yerine, bir kağıdın ilk dokunduğunuz zaman nereye gitmesi gerektiği konusunda karar vermek için çalışın.
- Dosyalama için zaman ayırın. Bu görevi veba gibi önlemek çok kolaydır, ancak bu gereklidir ve işinizin çok daha sorunsuz çalışmasına yardımcı olacaktır. Vergi zamanında kullanılan makbuzlar ve diğer kalemler, bu şeyleri düzenli tutmak, vergilerinizi daha kolay doldurmanızı sağlar.
Elektronik Dosyalama Sistemi
Dijital dünya, kağıt depolama ihtiyacını tamamen ortadan kaldırmamıştır, ancak depolama bilgisini çok daha kolay hale getirmiştir. Dijital sistemler fatura oluşturabilir, gönderebilir ve yönetebilir, ev işlerinizi finanse edebilir ve daha sonra e-posta için vergi yazılımına aktarılabilir. Makbuzları tarayabilir ve bilgisayarınızda bir dosyada saklayabilirsiniz (muhtemelen kağıt sürümünü de korumalısınız). Elektronik sistemler, müşterilerinize, müşteri ve müşteri bilgilerine, kolay erişim, e-postayla gönderme, faturalandırma ve daha fazlası için bir müşteri ilişkileri yönetimi sisteminde depolanabilir. Çevrimiçi sistemler fikirlerinizi kaydetmek, projeleri yönetmek, bilgi ve araştırma düzenlemek için kullanılabilir.
Ancak kağıt dosya sistemleri gibi, dijital dosyalama sisteminizin bilgisayarınızda veya bulutta depolanan klasörleri ve dosyaları kullanarak bir organizasyon yapısına sahip olması gerekir. En kolay yönetim için, dijital sisteminizde kağıt sisteminizde yaptığınız gibi aynı yapı ve dosya adlarını kullanın. Dijital dosyalarınızı korumak için, bunları ayrı bir sabit sürücüye veya çevrimiçi bir depolama sistemine yedekleyin.
Yukarıdakilerin Bir Birleşimi
Şansınız, işinizde saklamanız gereken tüm verileri ve malzemeleri yönetmek için birden fazla sistem kullanmanız gerekecektir. Öncelikle, sizin için en uygun olana karar vermeniz ve sonra onu uygulamanız gerekir. Örneğin, işletmenizin programınızı, pazarlamanızı ve formlarınızın kopyalarını gibi günlük yönetiminizi organize etmenize yardımcı olacak bir bağlayıcı sisteminiz olabilir.
Geleneksel sisteminiz, geçmiş yıllardaki vergiler, izinler ve işletme lisansları gibi uzun vadeli belgelerinizi ve fikri mülkiyet kayıtlarınızı tutabilir. Evernote gibi fikirlerinizi saklamak ve projeleri izlemek için dijital bir sistem kullanabilirsiniz.
Öte yandan, çevrimiçi bir yapılacaklar listesi ve takvim kullanarak , tüm faturaları bilgisayarınıza tarayarak ve diğer tüm işletme yönetimi ihtiyaçlarınız için yazılım veya çevrimiçi hizmetleri kullanarak olabildiğince dijital olmak isteyebilirsiniz. Öyle olsa bile, oluşturulmakta olan kağıdı yönetecek bir sistem olmasını isteyeceksiniz. Önemli olan, ihtiyacınız olan bilgiyi saklamanız ve ihtiyacınız olan bilgiyi bulmanızdır.
Güncellendi Eylül 2016 Leslie Truex