Şikago Şehri'nden Kamu Olay Planlayıcıları Ne Öğrenebilir?
Uluslar arası şehirlerdeki mahalle örgütleri, açık hava festivalleri, sokak fuarları ve karnavallar gibi özel kamusal ve toplumsal etkinliklere ev sahipliği yapmaktadır. Bu kamu etkinliklerinin birçoğu - özellikle başarılı olanlar - beklenen şenlikler ve bazen de ev sahibi topluluk için bir gurur noktası haline geliyor. Düğünlerden kurumsal konferanslara kadar her tür olayda paylaşılan etkinlik planlama ve yürütme özellikleri varken, kamusal etkinlikler kendi ihtiyaçlarına ve zorluklarına sahip olma eğilimindedir. Bu benzersiz kamu etkinlik planlama faktörlerinden biri, devlet kurumlarından izin almak ve bunları almaktır.
Bazen öğrenmenin en iyi yolu sadece doğru atlamaktır. Diğer zamanlarda, başkalarının derslerinden ve deneyimlerinden öğrenmeye değer. Bu durumda, Chicago şehrinden öğreneceğiz. Şikago genelinde yaklaşık 350 özel etkinlik düzenlemekten ötürü, Belediye Başkanı Özel Etkinlikler Ofisi, Özel Etkinlikler Kaynak Rehberi'ni ve diğer şehirlerin ve şehirlerin kendi topluluk etkinliklerine dahil etmek isteyebileceği pratik fikirleri içeren Özel Etkinlikler İzin Paketi'ni yarattı. Burada, başarılı topluluk etkinliklerini ustalardan planlamanın en önemli ipuçlarını bulabilirsiniz.
01 - Resmi Başvuru Süreci
Chicago'da, belediye kanunu, aşağıdaki gibi belirli etkinlik kurallarını kabul eden resmi bir başvuru göndermek üzere bir topluluk etkinliğine ev sahipliği yapmak isteyen kuruluşlara ihtiyaç duyar:
- Kabul için herhangi bir ücret talep edilemez (bir bağış tutarı belirlenir)
- Gıda satıcıları lisanslı olmalı ve sertifikaya sahip olmalıdır
- Likör satıcıları lisanslı olmalıdır (sadece bira ve şarap)
- Merchandise satıcıları lisanslı olmalıdır
- Chicago Transit Authority bildirilmelidir
Kamu ve toplum özel etkinlikleri için resmi bir başvuru sürecine sahip olmak, iş yükünü azaltabilir ve onayları düzene sokabilir; bu da herkes için bir kazan-kazandır.
02 - Özel Etkinlik İzni İsteme
Etkinlik başvuru sürecine ek olarak, Şikago şehri de, organizatörlerin aşağıdaki gibi kendi gereksinimlerini karşılayan özel bir etkinlik izni başvurusu sunmasını gerektirir:
- Başvuru, etkinlikten en az 45 gün önce yapılmalıdır.
- Başvurular noter onaylı olmalıdır
- Organizatörlerin ek bir sigortalı olarak Chicago Şehri adını belirten ticari genel sorumluluk için 1 milyon dolarlık bir sigorta sertifikası üretmeleri gerekmektedir.
İlk bakışta, Chicago'nun, topluluk olaylarına geldiğinde, topluluk uygulamalarına gelmek için epeyce bürokratik bir çember oluşturduğunu görünebilir. Kent, tüm kamu etkinliklerinin kendi gereksinimlerini karşılayacağını garanti etmiştir. güvenlik ile ilgilidir.
03 - İzin Başvurusu ile Etkinlik Haritasını Gerektir
Özel bir etkinlik izni başvurusunun bir parçası olarak, organizatörler sokak kapanma alanlarını tanımlayan ve planı yeniden planlayan bir etkinlik haritası sunmalıdır. Kamusal garaj alanlarını, otoyol erişimini ve yangın şerit alanını dikkate almalıdır. Rota işaretleri ve barikatlar şehir şartlarına uygun olmalı ve organizatörlerin bu malzemeleri doğrudan almaları gerekmektedir. Bir izin verilirken aşağıdaki maddeler dikkate alınır:
- Kamu güvenliği
- Bölgede bir başka etkinliğin aynı zamanda yakınlığı
- Aynı konum haritasında başka bir etkinliğin izninin önceki ihracı
04 - Çadır ve Kanopi İzni İsteyin
Chicago'da, kamu etkinliklerinde 240 metrekareden büyük çadır veya kanopiler, şehirden izin almayı gerektirir. 600 metrekareden büyükse, çizimler lisanslı bir mimar veya yapı mühendisi tarafından damgalanmalı ve işaretler ve aydınlatma dahil olmak üzere çıkış ve acil durum planları sunulmalıdır. Boyut 4,000 feet kare aşarsa, izin talebi yapıyı kurmaktan sorumlu şirket tarafından sunulmalıdır. Bu süreç, güvenlik önlemlerinin ciddiye alınmasını sağlar.
05 - Kamu Güvenliği Görevlileriyle Ortaklıklar İsteme
Chicago'daki özel etkinlikler, hem polis hem de itfaiye bölümlerini içermelidir. Organizatörler, acil durum araçları için trafik şeridi, güvenlik planları ve olaydaki atanmış komut postası gibi konuları ele almak için polis komutanı (ve / veya onun temsilcisi) ile görüşmelidir. Organizatörler, polis departmanına, itfaiyeye, sokaklara ve sanitasyon departmanlarına, özel etkinliklerin ofisine ve diğer kişilere irtibatta bulunacak bir kişi tayin etmelidir. Ekibinizde tüm bu kamu birimleri için koordinasyon noktası olarak hizmet veren bir bilgili ve tecrübeli kişiye sahip olmanıza yardımcı olacaktır.
06 - Yangın Güvenlik Kodu Kontrol Listesi Sağlama
Şikago'daki festival ve açık hava etkinliği organizatörleri, bir kontrol listesi sunmakta ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirli yangın güvenlik kodu gereksinimlerini karşılamak için gereklidir:
- Çadırlar yangın geciktirici malzemeden yapılacaktır (sertifikasyon gereklidir)
- Her standta yangın söndürücüler gereklidir
- Geçici oturma sıraları 5 ila 14 kişiliktir (maksimum)
- Geçici oturma koridorları en az 36 inç olmalıdır.
- Yanıcı sıvılar herhangi bir çadır, gölgelik veya kabin içinde saklanmamalıdır.
- Çöpün birikmesine izin verilmeyecektir.
- Elektrik kabloları bantlanmalı ve birden fazla çıkış önerilir
- Acil durum araçları için yangın şeritleri önerilir (10 metrelik yangın şeridi)
- Personel için temel CPR ve ilk yardım kursları önerilir.
Deneyimli ya da yeni halka açık etkinlik planlamacılarının hepsi iyi bir kontrol listesi için teşekkür eder.
07 - Güvenli Gıda İşleme Uygulamalarının Sağlanması
Chicago şehri, satıcıların herhangi bir başvuru yapmadan önce Sağlık Bakanlığı tarafından bir sınıfa katılmalarını ister. Ayrıca, satıcılar Yaz Festivali Sanitasyon Eğitimi ve Sertifikasyonu (Illinois Restaurant Association tarafından sunulan) edinmelidir. Bir tedarikçinin işletme izni alıp almayacağını belirleyen sağlık memuru, herhangi bir zamanda herhangi bir izni askıya alma yetkisini korur.
Şehir, gıda, kaplar, etiketler, gıda koruma, kişisel personel hijyeni, gıda ekipmanları, atık, kabin inşaatı ve toksik malzeme için ayrıntılı kuralları özetlemektedir. Ayrıca, satıcıların zorunlu bir sanitasyon seminerine katılmasını da gerektirir.
İlgili dipnotlarda, etkinlikten 20 gün önce içki ruhsatı / lisansları alınmalıdır.
08 - Sözleşmeli Kent Hizmetlerine İlişkin Bir Planınız Var
Kamu ya da özel yüklenicilerin, park yeri işareti koyma, barikatlar, çekme, çöp bidonları, geri dönüşüm davulları, gömlekler, süpürme, çöp toplama, elektrik hizmetleri ve / veya ses ekipmanı da dahil olmak üzere bir dizi hizmet için işe alınması gerekir. Chicago'da, Sokaklar ve Sanitasyon Dairesi, bu tür hizmetleri uzmanlık bazında planlanan saatlik bir ücret karşılığında sunabilir.
Ayrıca, Chicago'daki özel etkinlik izin paketinin bir parçası olarak bir geri dönüşüm programı gerekmektedir. Yeşil olayların popülaritesindeki artışla, bu kötü bir fikir değil!
09 - Hayvan İzni Gerektir
Hayvanlar etkinliğe herhangi bir şekilde katılırsa, Chicago şehri, etkinlikte bulunacak yerel bir veteriner hekimin isminin etkinlik başvurusu ile birlikte sunulmasını şart koşar. Bu kişi, hasta veya yaralı hayvanları temin etmekten sorumlu olacaktır. Ayrıca, Hayvan Bakım ve Kontrol Komisyonu hayvanları kamu faaliyetlerinde kullanılmadan önce inceleyebilir.
10 - Etkinlik Tabela ve Tanıtımını Yönetin
Chicago'daki halka açık etkinlik organizatörleri, ışık direği pankartlarıyla ek etkinliklere maruz kalma fırsatına sahipler. Tabii ki, şehir bu talepleri, organizatörlerin önerilen banner grafiğinin bir kopyasını, etkinliğin tarihini ve talebin diğer önemli yönlerini içeren bir banner izin başvurusunu tamamlamasını gerektiren yönetir. Sokaklar ve temizlik departmanı bu tip talepleri yönetir.