P2P, mal alımına kadar satın alma işlemini birbirine bağlar
Aynı zamanda P2P süreci olarak bilinen ödeme süreci, bir şirket içindeki tedarik ve tedarik zinciri süreçlerini mal girişi süreci ve son olarak da satıcıya yapılan ödeme ile birleştirir.
Son yıllarda, şirketler aşağıdakiler için süreçleri ödeme konusunda dikkatli bir şekilde satın aldılar:
- Genel tedarik zincirini ve envanter maliyetlerini azaltın
- Gerekli nakit kadar
- Operasyonel performansını artırın
- İyileştirilmiş finansal kararlar alın
Genel tedarik zinciri ve stok maliyetlerinin azaltılmasına ek olarak, satın alma sürecini iyileştirmek, yönetimin, malların teslimat sürecinde nerede olduğu ve satıcıya ödeme konusunda satıcı ile daha iyi iletişim kurmasına olanak tanıyan bir görünürlük sağlayabilir.
Ödemeyi Satın Alma Sürecinin Unsurları
P2P sürecinin, her biri genel süreçte önemli olan birçok unsur vardır. Süreç, öğelerin tedariki ile başlar ve seçilen satıcıya ödeme ile biter.
kaynak
P2P süreci, satın alma departmanının araştırma ve geliştirme ya da üretim departmanı tarafından özel bir ürün ya da hizmet için bir satıcı bulmak üzere sorulmasıyla başlar. AR-GE departmanı, satıcının gerçekleştirmesi gereken bir spesifikasyon oluşturmuş olabilir.
Bazı durumlarda, ürün üretim süreci için gerekli olan standart stok kalemi olabilir ve yalnızca en iyi kaliteyi en iyi fiyata bulmak için satın alma departmanını gerektirebilir.
İhtiyaç duyulan ürün veya hizmete bağlı olarak, satın alma departmanı bir Teklif İsteği (RFQ) verebilir veya önceki satıcılara göre uygun satıcıları seçebilir.
Sözleşmeler
Satın alma departmanı uygun bir satıcı veya satıcı seçtiğinde, satıcıların ve satın alma departmanının fiyat, ödeme koşulları ve teslimat programlarına dayalı bir sözleşmeyi müzakere edecekleri bir sözleşme süreci olacaktır.
Satın alma
Şirket ile satıcı arasında sözleşmeler imzalandıktan sonra satınalma emirleri yükseltilebilir ve satıcıya gönderilebilir. Ürünlerin teslim süresini iyileştirmek için, şirket satınalma siparişini elektronik olarak göndermek veya faks göndermek yerine elektronik olarak gönderebilir.
Elektronik bir satınalma siparişi göndererek, bilgi doğrudan satıcının bilgisayar sistemine girilebilir. Görünürlük olduğundan emin olmak için satıcı, güncel teslimat tarihleri ve gelişmiş gönderim bildirimi (ASN) gibi belgeler gibi şirket ilerleme bilgilerini sağlamalıdır.
Mal girişi
Satıcının satıcıdan gönderilmesini takiben, bir sonraki adım, müşteriye ulaşması gereken öğeler içindir. Ürün, miktarın satın alma siparişiyle aynı olduğundan ve ürünlerin hasar ve kalite açısından kontrol edildiğinden emin olmak için kontrol edilecektir.
Alınan ürünlerle ilgili herhangi bir sorun varsa, müşteri satıcıya bilgi verir, böylece ürünler ya iade edilebilir ya da bir indirim düzenlenebilir.
Faturalama
Satıcı, ürün sevk edildikten sonra müşteriyi istediği zaman fatura edebilir. Elektronik bir faturalama çözümü kullanarak, P2P süreci, bilginin müşterinin borçlu sistemine girilebilmesi için akıcı hale getirilebilir.
Öğeler alındığında, fatura ve satınalma siparişiyle eşleştiğinde, fatura işlemleri başlayabilir.
Fatura işleme
P2P işleminde, faturaların işlenmesi, satıcı tarafından sunulan indirimlerin elde edilmesi için yapılmalıdır. Anlaşmalı sözleşmede, satıcı ödeme yapılmadan önce müşteri tarafından yapılan ödemelerde indirim sunabilir.
Örneğin, satıcı , malların alınmasından on gün sonra yapılan ödemeler için yüzde beş indirim sunabilir.
analitik
P2P sürecinin bir parçası olarak, bir şirketin satın alma harcamasına tam olarak sahip olması gerekir. Harcamaların sürekli olarak izlenmesi, satıcıların fiyatları arttıran veya haydut harcamaları gibi bir endişe nedeni olabilecek alanları belirleyecektir.
En iyi uygulamaları içeren bir P2P süreci şirketleri paradan tasarruf edebilir.
Bu, standart P2P işleminin dışında nelerin satın alınabileceğine ilişkin sınırlamalar içermelidir.
Standart olmayan satın alımlara izin verilerek, gereksiz maliyetlerin artması ve bu satın alma işlemlerinin denetlenmesi, doğru P2P işlemi kullanıldığında kaydedilebilecek kaynakları boşa harcayabilir.
P2P için Zelle hakkında bilgi edinin.
Bu makale Gary W. Marion, The Balance için Lojistik ve Tedarik Zinciri Uzmanı tarafından güncellendi.