Bir dizi farklı tedarik kartı programı vardır, bazıları sadece şirket onaylı satıcıların kullanımını içerir, diğerleri ise herhangi bir satıcının kullanımına izin verir.
Bir çalışan tarafından bir tedarik kartları kullanılarak yapılan alımlar genellikle küçük ve düşük değerlerdir. Tedarik kartı programlarıyla ilgili pek çok olumsuz tepki, özellikle kartın çalışanlar tarafından kötüye kullanılmasına yöneliktir. Bununla birlikte, tedarik programlarının faydaları, programın yürütülmesinde yer alan risklerden ve maliyetlerden çok daha fazladır.
Tedarik Kartlarının Faydaları
ABD Hükümeti, 2500 $ 'dan az olan satın alımların genel devlet harcamalarının sadece yüzde 2'sini oluşturduğunu, ancak tüm alımların yüzde 85'ini oluşturduğunu tespit etti. Bu küçük alımların idari maliyetleri çoğu zaman gerçek dolar harcamasını aştığından, pek çok devlet dairesinde tedarik kartlarının kullanımı artmıştır. Bir hükümet kuruluşu olan Ticaret Bakanlığı, ihale kartlarının kullanımının idari maliyetler için yılda 22 milyon ABD Doları ve satın alma işlem süresindeki azalmayı kaydettiğini tahmin etmiştir.
Kartların kullanımı, satın alma departmanlarının toplam harcamalarının yüzde 98'ini oluşturan toplam satın alma harcamalarının yüzde 15'ine yoğunlaşmasını sağlamıştır.
İç Kontrollerin Uygulanması
İhale kartlarının kötüye kullanılması haber bültenleridir, ancak genellikle Hükümet birimlerinde bu ihlaller genellikle yüksek bir dolar değeri gösterir, ancak genellikle toplam harcamanın yüzde birinin yarısından daha azdır.
Ancak kötüye kullanım gerçekleşir ancak atık ve tacizi azaltmak için uygun iç kontroller uygulanarak kontrol edilebilir.
Başarılı bir tedarik kartı programı için güçlü yönetim yönü çok önemlidir. Yönetim, kart için izin verilen kullanımların açık bir şekilde tanımlanmalı ve ödeme suçları, dolandırıcılık ve suistimal için cezalarını tanımlamalı ve kabul etmelidir. Tabii ki, kontrolleri uygulamak için arka ofis prosedürleri ve kaynakları mevcut olmalıdır. Satın alma kartı ihlallerini izlemek ve ele almak için yeterli kaynak yoksa, programdaki bağlılık eksikliği kullanıcı tarafından görüleceği için kötüye kullanım devam edecek ve artacaktır.
Kim Kart Alır?
Satınalma kartı programlarında görülen bir diğer olumsuzluk ise şirketlerin alım yapan tüm çalışanlarına kart vermeleri gerektiğini düşündükleridir. Durum bu değil; Bir ihale kartının verileceğine güven duyulmaktadır. Bir şirket, aslında şirketin parasını harcadığı için kart kullanıcısına güvenebilmelidir. Çalışanların seçilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması gereken bir onay süreci olmalıdır. Bir çalışanın kötü kredisi varsa, o zaman bir şirket tedarik kartı verilmelidir?
Harcama Limitlerini Vermek
Herhangi bir kredi kartı gibi, kullanıcı için bir kredi limiti olmalı.
Kredi kartı şirketleri kart sahiplerine ödeme kabiliyetlerine göre bir limit verir. Tedarik kartı sahipleri için şirketler, kart sahiplerine pozisyonlarına ve muhtemel harcamalarına uygun bir harcama limiti vermelidir. Örneğin, bir BT analisti olarak çalışan bir kişi, yalnızca yılda birkaç yüz dolarlık toplamı olabilecek yazıcı mürekkebi ve küçük bilgisayar çevre birimleri satın almak için gerekli olabilir. Bu çalışan için harcama limiti bunu yansıtmalı ve tüm BT personeline verilebilecek 2500 $ 'lık bir battaniye harcama limiti verilmemelidir. Harcama limitleri periyodik olarak gözden geçirilmeli, böylece çalışanlara gerçek harcamalarına göre uygun bir seviye verilmelidir.