Vergi kayıtlarının iyi tutulması, şirketiniz için yaptığınız en önemli kayıt olabilir. Dahili Gelir Hizmeti (IRS) belirli vergi kayıtlarını belirli zaman dilimlerinde ve diğer kayıtlar için farklı zaman aralıklarında tutmanızı gerektirir. Şirketinizin vergi kayıtlarının sıralı olmaması nedeniyle vergi süresinin geçmesini ve paniğe kapılmasını istemiyorsunuz. Kargaşa içindeki vergi kayıtları kesintiye mal olabilir ve eğer denetlenecekseniz sorun ve maliyet karşılığı olabilir. Sonuçta, yapabileceğiniz tüm kesintileri almak ve onları yedeklemek isteyebilirsiniz.
Vergi kayıtlarının tutulması, bunların nasıl saklanması ve ne kadar süreyle saklanması gerektiği ile ilgili sekiz ipucu:
01 - İyi Muhasebe Yazılım Sistemi Kurmak
Son vergi iadeniz, muhasebe yazılım sisteminizin yerinde tutulmasıyla elde ettiğiniz iyi bir ürünün ürünüdür.
02 - İş Vergileri için İspat Yükü
Gelir, gider ve kesintiler gibi bir giriş yaptığınızda, vergi iadenizde, onlar için ispat yükümlülüğü olarak bilinen bir şeye sahip olursunuz. Onları kesinti olarak almaya hak kazanmak için belirli kesintilere ve harcamalara hak kazandığınızı kanıtlayabilmeniz gerekir.
Kanıtı nasıl kuruyorsunuz? Tabi ki, iyi kayıt tutma yoluyla. Bu kesintileri ve harcamaları doğrulayan kayıtlarınız varsa, IRS için kanıt yükümlülüğüne sahip olmak için sorumluluklarınızı yerine getirdiniz. İspat yükümlülüğüne sahip olduğunuzu belgeleyen belgeler olmadan kesintiler veya gelir talep etmeyin.
03 - Muhasebe Dergileri için Kaynak Belgeler
İşletmeleriniz için iptal edilen çekler, makbuzlar, yazarkasa kasetleri ve diğerleri gibi satın alma işlemlerine ilişkin kaynak belgeler, muhasebe defteri ve günlük girişlerinizi yapar. Ayrıca, vergi yılı sonunda aldığınız işiniz için vergi indirimleri belgelerinizdir. Kaynak belgelerin düzgün bir şekilde saklanması, iyi kayıt tutma ile sizi uzun sürebilir.
Orijinal kağıt belgeleri, işlemi kaydettiğiniz defterlerle tutulmalıdır. Yedek olarak, yangın veya başka bir felaket durumunda, her bir kaynak belge doğru bilgisayar dosyasına taranmalı ve bir flash sürücüde saklanmalıdır.
04 - EFT ve İş Ödemeleriniz
Teknoloji işimizi yürütme şeklimizi değiştiriyor. İşlemler için kağıt çekleri yazmak yerine, genellikle faturaları ödemek için kredi veya banka kartları veya elektronik para transferi (EFT) kullanırız. Bu koşullar altında IRS için uygun kaynak belgelere sahip olduğumuzdan nasıl emin oluruz?
EFT veya kredi / banka kartlarını kullanıyorsanız, bankanız tarafından verilen mali beyanları kaynak belgeler olarak kullanın. EFT için, beyan aşağıdakileri göstermelidir: transfer edilen miktar, maaşın adı ve transferin finans kurumu tarafından hesaba aktarıldığı tarih. Kredi / banka kartları için, beyan aşağıdakileri göstermelidir: ödenen miktar, maaş adı, işlem tarihi.
Ödeme belgesi kendi başına bir vergi indirimi hakkınız olduğu anlamına gelmez. Bir kesinti talebinizi doğrulamak için kredi kartı fişlerini ve faturaları saklayın.
05 - Nakit ve Makbuzların Günlük ve Aylık Özeti
Günlük ve aylık nakit makbuzlarınız ve nakit ödeme çalışma sayfanızın ağırlığı altın değerindedir. Muhasebe defterlerinde ve dergilerinde kaçırdığınız her şey, muhtemelen burada bulabilirsiniz. Yine kaynak belgelere ihtiyacınız olacak. Telefon ve internet hizmetleri ile kamyon / otomobil giderleri için yapılan harcamalar, olası vergi indirimleri olarak buradan alınabilir.
06 - Küçük Nakit Fona Dikkat!
Küçük para fonundan yapılan işlemler, bir kaynak belge ile nakit ödeme olarak ele alınmalıdır. Bazıları vergiden düşülebilir .
07 - Çalışan Bordro Vergisi Kesintileri
Çalışan bordro vergi indirimleri karmaşıktır. Vergi rehberi genellikle kişisel vergiye odaklanır, ancak bu makale çalışanların iş vergisinin vergi etkilerini özetler. Çalışanlarınız için olağandışı iyi kayıtları saklayın.
08 - Vergi Kayıtlarınızı Ne Kadar Tutmalısınız?
Gelir Vergisi Kanunu'na göre, vergi kanununun herhangi bir kısmının yönetilmesi için gerekli olabileceği sürece kayıtlarınızı tutmalısınız .
Çalışanlarınız varsa, kayıtlarını 4 yıldan az olmamalıdır. Güvende olmak için, çalışan kayıtlarını 7 yıldan az olmamalıdır. Vergi borcunuz varsa, kayıtlarınızı 3 yıldan az olmayacak şekilde saklayın. Mülkünüz varsa, mülkün vergilendirilebilen bir şekilde elden çıkarıldığı yıl için sınırlama süresi dolana kadar kayıtlarınızı saklayın. Gelir rapor etmiyorsanız, rapor etmeli ve vergi beyannamesi üzerinden brüt gelirin% 25'inden fazlası, kayıtlarınızı 6 yıl saklayın.