Küçük İşletmeler için Bordro Yazılımı Nasıl Seçilir?

Online Bordro Yazılımında Aranacak Özellikler

Saçlarını bordro üzerinden mi çekiyorsun? Sadece bir çalışan için bile kendi maaşınızı yapmak, küçük işletme sahibi için birçok tuzağa sahiptir. Bilmekte çok şey var, ve birçok federal, eyalet ve yerel bordro düzenlemelerine uymak bir acıdır. Ayrıca, tüm bu ajanslara yapılan ödemeler ve raporlar için son teslim tarihleriniz var.

Bu işler için çok sayıda küçük işletmenin bordro hizmetlerine dönüşmesi şaşırtıcı değildir.

Ama hangi bordro hizmeti en iyisi?

Bordro hizmetleri nelerdir?

İki çeşit bordro hizmeti vardır: çevrimiçi hizmetler ve (daha iyi bir dönem olmaması nedeniyle) kişisel hizmetler. Çevrimiçi hizmetler uygulamalar veya çevrimiçi tabanlı olabilir. Kişisel hizmetler, çevrimiçi bordro yapabilen veya yerel olabilecek kişiler tarafından sahip olunan bir işletme.

Değerlendirme süreci, her iki tipte bordro hizmeti için de aynı şekilde çalışır. Ancak bu makale çevrimiçi hizmetlere odaklanacak. Göz önünde bulundurmanız gereken bazı özellikler şunlardır:

Çevrimiçi bordro hizmeti ne kadar?

İşletme sahiplerinin bordro hizmeti ararken ilk sordukları şey "Ne kadar tutar?" Maliyet önemliyken, diğer faktörler de aynı derecede önemlidir.

Hizmetin şimdi ve gelecekteki maliyetini düşünün. Yalnızca bir veya iki çalışanı olan çok küçük bir işletmeniz varsa, maliyetinizi, yalnızca birkaç çalışan için minimum düzeyde olan ve çalışanları ve hizmetleri ekledikçe artan, ölçeklenebilir bir hizmet kullanarak sınırlamak isteyebilirsiniz.

Baktığım bordro hizmetlerinin çoğu için, maliyet aylıktır, böylece istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. En çok çalışan sayısı üzerindeki maliyete dayanmaktadır. Bazıları müteahhitler, satıcılar veya serbest çalışanlar için 1099 seçeneği sunuyor. (Bu yazının sonunda maliyetlerle kısa bir liste bulacaksınız.)

Bazı servisler için maliyetler iki seviyeye sahiptir: sadece W-2 servisi ile maaş çeki hesaplayan ve dağıtan temel bir hizmet ve aynı zamanda bordro vergileri ve vergi beyannamelerinin ödenmesi ve ödenmesi de dahil olmak üzere tam hizmet seçeneği Form 941 (üç aylık bordro vergi raporlama formu).

Tam hizmet bordro hizmeti ne içermeli?

1. Kurulum, Eğitim ve Gösterge Panosu. Sistemin kurulumu kolay olmalıdır. Süreçler boyunca size rehberlik edecek bir kontrol panosuna sahip olmanız ve dosyalama ve maaş tutarı gibi işlemleri kontrol etmenize izin vermeniz gerekir. Eğitim, çeşitli süreçlerde çalışmanıza yardımcı olacak iyi videolar ile basit olmalıdır. Sahip olduğunuz bordro bilgisi nedir? Çoğu işletme sahibinin çok az bilgisi vardır, bu nedenle hizmetiniz bordro şartları, maaş çeki ve başvuruları hakkında temel bilgileri sağlamalıdır.
2. Paychecks . Bu sistemlerin her biri, federal gelir vergisi stopajı için W-4 formu ve maaş çeklerini hazırlamak için gereken diğer bilgiler dahil olmak üzere her bir çalışan için bilgileri girmenize izin verir. Sistemler, yazılı çekleri yazmanıza veya doğrudan yatırılmış çeklere sahip olmanıza izin vermelidir (en iyi yol). İhtiyaçlarınız için bankanıza danışın.
3. W-2 formları. Hizmetiniz size sağlanmalı W-2 formları , çalışanlara vereceğiniz yıllık ücret ve vergi bilgileri formunu Ocak ayında vermeniz gerekmektedir. Tam hizmet seçeneği de bu formları sizin için uygun zamanda Sosyal Güvenlik İdaresi ile birlikte göndermelidir.
4. Dosya ve Mevduat Bordro Vergileri. Bu muhtemelen en önemli hizmettir. Birisinin bu vergilerin dosyalanması ve ödenmesi büyük bir sorumluluktur. Bir tam hizmet sistemi sizin için tüm ilgili bordro vergisini ve istihdam vergi belgelerini dosyalamalıdır. Uygun federal, eyalet ve yerel düzenleyici kurumlarla sizin adınıza ödeme yapmaları gerekir. Formlar Form 941 - Üç Aylık Ücret ve Vergi Beyanı ve federal ve eyalet işsizlik vergi formlarını içermelidir.

Hizmet, aynı zamanda, farklı şehirlerde ve eyaletlerde çalışan çalışanlarınız varsa, büyük bir yardım olan devlet ve yerel bordro vergilerini de takip etmelidir.

Başka hangi özellikleri beklemelisiniz?

Vergi teminatları. Hizmetiniz, vergi formlarının tüm son teslim tarihlerinden önce gönderilmesini ve ödemelerin zamanında yapılmasını garanti etmelidir, bu nedenle ceza veya ceza ödemek zorunda kalmazsınız. Servis, geç başvuru veya ödeme için herhangi bir ceza veya ceza ödemeyi kabul etmelidir. Bu garantiyi vermezlerse, onları kullanmayın.

Mobil erişilebilirlik. Panoya erişebilmeli, değişiklikler yapabilmeli, bilgisayarınıza, cep telefonuna veya tabletinize bilgi gönderebilmeli, hatta bilgi arayabilmelisiniz.

Çalışan self-servis. Bu hizmetlerden bazılarının çalışanların giriş yapabildikleri ve yıl sonundaki maaş çekleriyle ilgili bilgi alabilecekleri bir gösterge panosu vardır.

W-4 bilgilerini çevrimiçi olarak değiştirebilirler.

Muhasebe sisteminizle entegrasyon. Bordro hizmetinizin muhasebe sisteminize entegre olması, size zaman ve para kazandırır. Intuit Bordro sadece QuickBooks Online ile satılmaktadır, bu yüzden zaten QBO'nuz varsa, bu sizin için iyi bir seçenek olabilir. Patriot yazılımının bordro hizmetinize ekleyebileceğiniz bir muhasebe sistemi vardır.

Diğer önemli sorular sormak

Destek ve Servis. Bu gerçekten önemli. İşler gerçekleşir ve maaşlar belirli zamanlarda çalıştırılmalıdır. Hizmetinizin kullanılabilir ve yararlı olduğunu bilmeniz gerekir.

En yüksek servis seviyesi telefon görüşmesidir. Yardım masasının hangi saatleri var?

En yüksek ikinci seviye sohbet. Saatleri kaç?

Üçüncü seviye e-postadır. Hizmetiniz e-postalara ne kadar sürede yanıt verir?

Deneme süresi boyunca veya ilk 30 günde, sağlanan desteği değerlendirmek için birkaç kez iletişim kurduğunuzdan emin olun.

Güncellemeler. Bordro vergi düzenlemeleri ve vergi oranları her zaman değişmektedir. Sistemleri değerlendirirken, yazılımlarını nasıl güncellediklerini ve bu güncellemeleri size nasıl ilettiklerini sorun.

Güvenlik. Sistemleri ne kadar güvenli? Bulutta mı (muhtemelen)? Ne sıklıkla yedekleniyorlar?

İstediğiniz diğer ek hizmetler

1099 Servis. Bu sistemlerin bir kısmı, sözleşmeli çalışanlara, satıcılara ve serbest çalışanlara ödeme yapmanıza ve bunlara 1099-MISC formu vermenize (çalışanlar için W-2 formlarına benzer) izin veren bir eklentiye (ek ücret karşılığında) sahiptir. Servis ayrıca IRS ile 1099-MISC formlarının sunulmasını sağlamalıdır.

Yedekleme tevkifatı . Çalışanlar için ödeme yapıyorsanız, ödemelerinden tevkifatın kesilmesi gerekebilir. 1099 hizmetiniz varsa, hizmetiniz bunu yapabilmeli ve rapor verebilmelidir.

Potansiyel hizmetlerin nerede kontrol edileceği

Seçiminizi birkaç hizmete daraltdığınızda, bunları kontrol edin. Çevrimiçi puanları kontrol edin, ancak bunlara çok fazla güvenmeyin. Kontrol etmek için daha iyi bir yer Better Business Bureau . Bu şirkete karşı hangi şikâyetlerin dosyalandığını ve nasıl çözüldüğünü görün.

Düşünmek için bazı bordro hizmetleri nelerdir?

İnternette arama yaparsanız çok sayıda bordro hizmeti bulacaksınız. Aramanıza başlamak için sadece birkaç tane var. Her biri için tam hizmet seçeneğini seçtik.

Tam Hizmet Bordrosu. Bu servis QuickBooks Online'a bir eklentidir. Fiyatlandırma, istediğiniz QBO sürümüne ve ihtiyacınız olan bordro hizmetlerinin düzeyine bağlıdır. Fiyatlandırma aylık.

Patriot Bordro Yazılımı. Tam hizmetli bordro sistemi, çalışan sayısıyla birlikte bir çalışan için ayda 25 dolardan başlıyor.

Paychex. Onların sistemi çalışanların sayısına dayanmaktadır. Fiyat bilgisi yayınlamadan önce potansiyel bir müşteriden yazılı bir teklif talep ediyorlar.

Gusto: Fiyatlandırmaları aylık 39 ABD doları ve kişi başına aylık 6 ABD dolarıdır (Kişi başına ödeme yapıldığını varsayıyoruz).

ADP'nin İK dahil olmak üzere üç düzeyde bordro seviyesi vardır. Hiçbir fiyatlandırma mevcut değildi.

Bordro sistemi nasıl denenir

Son bir sorun: Bu sistemlerin denenmesiyle ilgili sorun, "canlı yayına" geçmeniz gerektiği ve maaş çeklerini bir defadan fazla ödeyemeyeceğiniz yönündedir. Patriot ve Gusto'nun deneyebileceğiniz demo versiyonları var. ADP'nin iki aylık ücretsiz bordrosu vardır, ancak bu, sistemiyle iki ay çalışmayı taahhüt ettiğiniz anlamına gelir.