Neyse ki etkinlik planlayıcıları için, etkinlik kaydına yardımcı olacak çok sayıda araç var. Seçenekler, etkinlik kaydının temellerini ele alan basit platformları ve çok fonksiyonlu uygulamalar sunan daha gelişmiş olanları içerir. Bazı etkinlik kayıt programları etkinlik ödemelerini işler. Bazıları ayrıca bir kayıt iptal edilirse otomatik geri ödeme sağlar. Diğer paketler tescil adı etiketlerini oluşturur. Etkinlik kayıt araçları, bir konferans veya şirket web sitesiyle entegrasyonu sağlamanın yanı sıra sosyal medya platformlarına da bağlanabilir.
Ne yazık ki, birçok seçenek ile, işiniz için olay kayıt aracını seçme işlemi en azından söylemek için ezici olabilir. Etkinlik planlama işinize en iyi hizmet veren etkinlik kayıt araçlarını seçmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.
Etkinlik Kayıt Yazılımını Seçme: Nereden Başlamalı?
Etkinlik kayıt araçlarını seçerken, ihtiyaçlarınızı ve isteklerinizi belirlemekle başlamak en iyisidir.
Kayıt önceliklerini ve etkinlik planlama işinizi düşünün. Kendinize şu soruları sorun:
- İhtiyaçlarınız basit mi ve sadece kayıtların ve ödemelerin işlenmesini mi gerektiriyor?
- Ana etkinlik içinde ek kayıt gerektiren birden çok oturum sunuyor musunuz?
- Otel rezervasyonlarını veya seyahat düzenlemelerini yönetmeniz gerekiyor mu?
- Bir konferans web sitesini destekliyor musunuz?
- İsim etiketlerini, görsel-işitsel gereklilikleri koordine mi edeceksin ya da özel çekiliş oturumlarına ev sahipliği yapacak mısınız?
- Aynı anda birden fazla etkinliği yönetiyor musunuz?
- Etkinliğiniz yıllık bir olay mı yoksa tek seferlik bir etkinlik mi?
Bu soruların cevapları, ihtiyaçlarınıza en uygun etkinlik kayıt yazılımını bulmanıza yardımcı olacaktır.
Etkinlik Kayıt Araçları
Etkinlik kayıt yazılımında bu kadar çok seçenekle, etkinliğiniz için çalışıp çalışmadıklarına bakılmaksızın ya da hiç kullanılmayacak olsalar bile, gösterişli özelliklerde ve en son araçlarda yakalanmak kolaydır. En son ve en büyük şeyden etkilenmeyin. Bunun yerine, şu anda etkinlik kayıt işleminizde kullandığınız özelliklerin bir listesini yapın ve işlemi kolaylaştırmak için eklemek istediğiniz içeriği ekleyin. Kullanılabilecek bazı özellikler şunlardır:
- Etkinlik Çevrimiçi Kayıt
- Etkinlik Yerinde Kayıt
- Katılımcı Grubu Kaydı
- Katılımcı Kendine Ait Check-In
- Etkinlik Ödeme İşlemi
- Katılımcı Yönetimi ve Raporları
- Katılımcı Rozeti Oluşturma ve Yönetimi
- Bireysel Seanslar İçin Kayıt
- Form Geliştirme
- Otel Odası Yönetimi
- Pazarlama Yönetimi
- Sosyal medya
- Anketler ve Etkinlik Geri Bildirimi
Tüm Etkinlik Kayıt Araçları Pahalı Değildir
Birçok olay kayıt aracı, standart olayları, basit olayları yönetirken oldukça uygun olan makul bir fiyata sunar.
Bu programlar, web sitenize bağlanabilecek temel kayıt formlarını içerir. Kredi kartı ödemelerini kaydetmek ve işlemek için kredi kartı bilgileri de dahil olmak üzere kayıt bilgilerini toplayabilirler. Ayrıca, katılımcı kayıt listeleri derlenebilir veya ihraç edilebilir. Planladığınız olayların türüne ve olayların sıklığına bağlı olarak, bu basit araçlar, sizin için hiç bir işe yaramayan her türlü ekstra özellikten arındırılmaksızın tam olarak ihtiyacınız olanı sağlayarak iyi bir uyum sağlayabilir.
Çok Yönlü Etkinlik Kayıt Araçları Ekstra Yetenekler Sunuyor
Etkinlik planlama çalışmanızda büyük konferanslar planlıyorsanız, temel bilgilerin ötesinde ek işlevsellik sunan etkinlik kaydı araçları da ihtiyacınız olan şey olabilir. Çözümler, etkinlik kaydını işleyenleri ve bu özelliği daha büyük, daha karmaşık bir olayın çeşitli ayrıntılarını izleme ve rapor etme yeteneği ile birleştirenleri içerir.
Etkinlik katılımcıları konferansa kayıt olacaklar ve belirli bir oturumda belirli atölyelere kaydolacaklarsa, bu işlevi etkinleştirecek araçlar var.
Bazı yazılımlar, bir organizasyondan birden fazla katılımcının tek bir ödeme kaynağıyla işlemesine izin verecek ve grup indirimlerine veya erken kayıt ücretlerine göre farklı fiyatlandırma yapıları sunacaktır. Özelleştirilmiş raporlara ihtiyacınız varsa, bireysel atölyelere veya seçtiğiniz diğer parametrelere göre katılım listelerini derleyerek raporları otomatik olarak oluşturacak bir etkinlik kayıt paketi arayın. Konferanslar genellikle basılı isim etiketlerini çağırır, böylece bunları “sahip olma” listenize koyarsınız, böylece bunlar olay kayıt sürecinin bir parçası olarak otomatik olarak oluşturulabilir ve katılımcının tüm konferans için haftanın bir parçası için kaydedilip kaydedilmediğini yansıtacak şekilde özelleştirme olup olmadığına bakın. ya da sadece belirli bir gün.
Kayıt Entegrasyon Araçları
Çok sayıda etkinlik gerçekleştiren etkinlik planlayıcıları için, kayıt verilerini mevcut veritabanınıza entegre etmek, kuruluşunuz için kritik bir işlev olabilir. Veritabanınıza kayıt tutucular eklemek için mevcut yöntemleri göz önünde bulundurun ve iyileştirme alanlarını tanımlayın. Bu bilginin, gönüllü olan veya bağışlanan bireyler gibi mevcut bilgilerle bütünleştirilebileceği çeşitli yollarla düşünmek önemlidir. Çoğu olay kaydı uygulaması, verileri manuel olarak dışa aktarma yeteneği sağlar. Ancak, bu yöntem, bilgileri el ile veritabanınıza yeniden içe aktarmayı gerektirdiği için zaman alıcıdır. Yalnızca etkinlik kayıt taleplerinizi karşılamakla kalmayıp aynı zamanda kurucu yönetim ihtiyaçlarınızı da destekleyebilecek paketleri keşfedin.
Satın almadan önce bir Test Sürücüsü atın
Etkinlik kayıt yazılımı seçiminizi daralttıktan sonra, ücretsiz deneme süresi sunup sunmadıklarını belirleyin. Bu, yalnızca özellikleri test etmekle kalmaz, aynı zamanda ihtiyacınız olan işlevselliğe sahip olup olmadığını ve etkinliğinize uygun olup olmadığını görmenizi sağlar. Ayrıca, sorularınızı cevaplarken veya sahip olduğunuz bir sorunu çözmek için çalışırken müşteri hizmet düzeylerini deneyimlemek için bir fırsattır.