Ancak, etkinliğin sorunsuz ilerlemesini istiyorsanız etkinlik planlaması kritikken, tüm çabalarınızdan da sonuçlar almak istersiniz.
Bu nedenle kuruluşunuzun bir “ev sahibi komite” alması gerek.
Host Komitesi Nedir?
Bir “ev sahibi komite” geleneksel etkinlik planlama komitesinden farklıdır. Etkinliğin planlanması, planlanması veya gün veya akşam etkinlikleri için ayarlanan kişiler yerine, ev sahibi komite, etkinliğin isabetli olduğundan emin olmak için ağlarını kullanan bir ekiptir. Bazı ev sahibi komite üyeleri şunları seçebilir:
- Arkadaşlarını, ailesini veya meslektaşlarını bilet satın almaya teşvik et
- Yerel işletmelerin açık artırma ürünlerini toplayın
- Kapı ödülleri veya etkinlik catering için satıcı bağlantıları yapın
Tabii ki, bir ev sahibi komiteniz hayırsever etkinliklerinizi her zamankinden daha iyi hale getirebilecek sayısız yol var. Bir ev sahibi komiteyi bir partinin gerçek ev sahibi olarak düşünün; En iyi konukları davet eden, yiyecek ya da dekor için kimi arayacağınızı bilen ve etkinliği başarıyla gerçekleştiren insanlarla bağlantı kurabiliyorsunuz.
Bir ev sahibi komite, bir etkinlikte alınan fonları artırabileceğinden veya daha fazla medyaya ilgi gösterebileceğinden, doğru kişileri bulmak ve işe almak hayati önem taşır.
Ev Sahibi Komite için Kimler?
Gerçekten yararlı bir ev sahibi komite ücretli pazarlamacıları veya etkinlik planlayıcılarını içermez. Bunun yerine, mevcut ekibinizin, bağışçı tabanınızın ya da bağlantıya sahip gönüllülerin ve ulaşma isteğinin yüksek oranda üyesi olmalıdırlar.
Ev sahibi komiteniz sadece birkaç kişiden düzinelerce değişebilir.
Komitenizdeki daha fazla kişi, etkinliğinizin başarısı üzerinde toplu olarak daha fazla etki yaratabilir.
Aşağıdakiler dahil olmak üzere ana bilgisayar komitesi üyelerini neredeyse her yerde bulabilirsiniz:
- Kuruluşunuzdaki bir yönetim kurulu üyesi veya başkanı
- Topluluğa son derece gönüllü olan gönüllüler
- Yerel işletmelere bağlantıları olan bir bağışçı
- İdeal donör demografinizde kapsamlı bağlantılara sahip bir bağışçı veya yönetim kurulu üyesi
- Satıcıları veya mekan sahiplerini tanıyan gönüllüler
- Davanız için sıklıkla savunan yerel veya ulusal ünlüler
Bireyleri yerleştirdikten sonra, ev sahibi komitenize katılmak istersiniz; onları işe alma zamanı.
Ana Komite Nasıl Çalışır?
Mükemmel ev sahibi komite üyeleri oluşturacak bireylerle bağlantıya geçin ve bağlantı kurun. Ancak, sadece birisinin bir ev sahibi komitede bulunmasını istemeyin. Resmi davet, komite üyelerini işe almanın en iyi yoludur.
Bir ev sahibi komite davetinde şunları eklemek önemlidir:
- Etkinlik ve organizasyonunuz hakkında eksiksiz bilgi (tarih ve konum)
- Etkinliğin amacı hakkında bilgi (belirli bir sebep için para toplama)
- Bir ev sahibi komite üyesinin nasıl katkıda bulunabileceğine dair örnekler
- Ekibinize yanıt vermek veya bağlanmak için bir tarih
- Bir "ileri", onları davet etmekten heyecan duyduğunuzu bildirdiğiniz için teşekkür ederiz.
- Adınız / iletişim kişiniz ve iletişim bilgileriniz
Potansiyel üyelerin katılımlarının tanınacağını ve takdir edildiğini ve katılma yoluyla önemli bir etki yaratabileceklerini bildiğinden emin olun.
Ev sahibi komite davet mektubunuzu nasıl hazırlayacağınızı merak ediyorsanız, kar amacı gütmeyen web siteleri hakkında pek çok örnek var. Kullanımı kolay bir şablon arıyorsanız, aşağıdaki şablonu kopyalayıp yapıştırın ve bilgilerinizi her bir parantez içine ekleyin.
[Tarih]
Sayın [İsim Ekleme]:
[Insert City] 'in [Insert City]' de [Month] için planladığı heyecan verici bir etkinlik hakkında sizi bilgilendirmek için yazıyorum.
[Ay + Yıl (mevcut olandan farklıysa)], [Organizasyon] [Etkinlik Adı] 'nı [Şehir]' e getirerek [neden / sosyal sorun / kuruluşunuzun adresleri sorununu] hakkında farkındalığı arttırır ve [ program / girişimler / çabalar].
[Etkinlik / hedef / tema hakkında ilgili bilgileri ekleyin].
Etkinlik [tarih ve saat] 'te [Şehri]' de [Etkinlik Yeri'nde (varsa)] gerçekleştirilecektir.
[First Name], bu etkinliği yapmak için yardımınızı ve diğerlerinin de hoşuna gitmesini isteriz - bir başarı. Bu etkinliğin yanı sıra gelecekteki etkinliklerin bir parçası olmak isterseniz, bu resmi davetiyeyi ev sahibi komitemizin bir parçası olarak kabul ederseniz çok minnettar oluruz.
Katılmak için birkaç basit yol var:
- Ev sahibi komitemizin bir üyesi olarak adınızı veya kuruluşunuzun adını paylaşın.
- İş arkadaşlarımızla, arkadaşlarınızla ve komşularınızla etkinliğimize [tablo / bilet] satın almak için davet edin
- Etkinlik için bize katılın
- [Kişinin ayakta, bağlantıya dayalı belirli bir istek ekle.]
Ayrıca kendi masanıza ev sahipliği yapmayı ve arkadaşlarınızı ve meslektaşlarınızı eğlencenin akşamına davet etmeyi düşünürseniz onu da sevdik. Cömert desteğiniz, [sebep] ile ilgili sözcüğü yaymamıza ve gerçekten bir etki yaratmamıza yardımcı olacaktır.
[Organizasyon] 'un bir üyesi, ev sahibi komitemizin ayrıntılarını görüşmek ve ilgilenmeniz gerektiğinde katılımınızı tartışmak için [Zaman dilimini ekle] içinde sizinle iletişim kuracaktır.
[Etkinlik Adı] ve gelecekteki etkinliklerin başarılı olması için sizinle birlikte çalışmayı dört gözle bekliyoruz! Cömert düşünceniz ve desteğiniz için teşekkür ederiz.
İçtenlikle,
[Adınız]
[Organizasyondaki pozisyon]
[Kuruluş Adı]
[İletişim numarası]
Host Komitenizi Yaptıktan Sonra
Seçilen komite üyelerinizi davet ettikten sonra, bazı kabul mektuplarını veya çağrıları alacaksınız. Bununla birlikte, etkinliğin ayrıntılarına girmeden veya onların yapmasını istediğinizden önce, komite ile kısa bir toplantı planlayın. Onlardan hiçbir şey istemeden, onlara izin ver:
- Birbirinizi tanımak
- Kuruluşunuza nasıl dahil olduklarını tartışın
- Sebep / işinizle ilgili materyal veya sunumları gözden geçirin
- Katkıda bulunmak istedikleri hakkında beyin fırtınası yapmak
Buradan, bağış toplama hedeflerinizi ve bunların birlikte nasıl çalıştığını (kişileri davet etmek veya açık artırma öğelerine ulaşmak için) nasıl bilgilendireceğinizi öğrenebilirsiniz. Büyük bir gruba sahipseniz, ayrıca “alt komiteler” olarak da ayrılabilirler.
Tabii ki, etkinliğinizi planlamak ve yürütmek için ev sahibi komitenin işi değil. Bir ev sahibi komite, bilet satmak için gönüllülerinizle veya etkinlik planlama komitenizle birlikte çalışmalı, yeni etkinlik sponsorluklarının talep edildiğinden, açık arttırma öğelerinin bol olduğundan ve gecenin katılımcılara yönelik bir hit olacağından emin olmalıdır.
Ev Sahibi Komitelerin Çabalarını Tanıma
Etkinlik bittiğinde, ev sahibi komite üyeleriniz, hem etkinlikte hem de bir gün sonra yazılı bir teşekkür ile teşekkür ettiğiniz ilk kişilerden biri olmalıdır. Ev sahibi komitenizle ne kadar çok ilgilenirseniz, gelecekte ev sahipliği yapmaya istekli olacaklar.
Bir sonraki etkinliğinizi düzenlemenize yardımcı olabilecek kuruluşunuz veya topluluğunuzdaki kişileri bulun. Yükselttiğiniz para miktarında ve destekleyebileceğiniz programlarda büyük bir fark yaratabilirler.