Form I-9 ayrıca, E-Doğrulama sistemi kullanılarak işveren tarafından daha fazla doğrulama yapılmasının esasıdır .
Formu Tamamlamaya Başlamadan Önce I-9
İlk çalışanınızı işe almaya başlamadan önce Form I-9'un kopyalarını elinizde bulundurun. Form I-9'un en son sürümüne sahip olduğunuzdan emin olun. Son kullanma tarihi olan 3/31/2016 tarihli geçerli form, işverenler tarafından 7 Mayıs 2013'ten sonra istihdamı doğrulamak için kullanılmalıdır.
Form I-9'un kopyaları (PDF formatı) ABD Gümrük ve Göçmenlik Hizmetleri (USCIS) web sitesinden temin edilebilir. Bu form online olarak doldurulabilir, daha sonra imzalar için basılabilir.
Form I-9 kiralama sırasında tamamlanmalıdır ve siz (işveren) tüm Form I-9'ları tüm çalışanlar için tutmalısınız. Form tamamen doldurulmuşsa ve çalışan tarafından sunulan belgeleri kabul etmişseniz, çalışanın iş uygunluğunu yanlış beyan ettiğini veya çalışan tarafından sunulan formların geçerli olmadığını tespit ettiyseniz, çalışanı kovabilirsiniz. .
Tamamlama Bölüm 1 - Çalışan Bilgileri ve Tasdiki
Bölüm 1 , çalışan tarafından doldurulur. Çalışan adı, kızlık soyadı, adresi ve doğum tarihini içermelidir. Çalışan, Sosyal Güvenlik Numarasını içermelidir, ancak şirketiniz E-Doğrulama sistemini kullanmadığı sürece bu numara isteğe bağlıdır.
Çalışan daha sonra kendi statüsünü doğrular - aşağıdakilerden biri:
Amerika Birleşik Devletleri vatandaşı
ABD vatandaşı olmayan vatandaşı
Hukuki daimi ikamet (Alien # dahil)
Şuana kadar çalışmak için yetkili Alien (ya da Kabul # dahil) (varsa son kullanma tarihi dahil)
Birisi, çalışanın Form I-9'un 1. Bölümünü tamamlamasına yardımcı olabilir. Preparer ve / veya Translator Sertifikasyon bölümü yardımcısı tarafından tamamlanmalıdır. Yardımcının adını ve adresini yazdığınızdan emin olun.
Tamamlama Bölüm 2: İşveren Gözden Geçirme ve Doğrulama
Bölüm 2 , işveren tarafından tamamlanmaktadır. (A) kimliğini ve (b) çalışanın iş uygunluğunu doğrulamak için gerekli belgeleri gözden geçirmelisiniz. ABD pasaportu gibi A Listesindeki belgelerin, BOTH kimliğini doğruladığını ve çalışma uygunluğunu doğruladığını unutmayın. Liste B'deki belgeler, C Listesindeki kimlik ve belgeleri doğrular. Çalışma uygunluğunu doğrulayın. Liste A'dan bir belgeniz yoksa, B Listesi ile Liste C'den bir belgeye sahip olmanız gerekir.
Kabul edilebilir belgeler
Kabul edilebilir belgelerin bir listesi I-9 formunda yer almaktadır. USCIS İşverenler El Kitabında, doküman örnekleri de dahil olmak üzere kabul edilebilir belgeler hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.
Sosyal Güvenlik kartları ile ilgili bir not: "İş amaçları için geçerli değil" ifadelerini içeren bir Sosyal Güvenlik kartını veya Sosyal Güvenlik kartını kabul edemezsiniz. Bir çalışan için sosyal güvenlik bilgilerini gösteren Sosyal Güvenlik İdaresi'nden alınan çıktılar, bir Sosyal Güvenlik Kartı için kabul edilebilir bir değişiklik değildir.
Doğrulama için size sunulan belgelerin, çalışan tarafından onaylanan uygunluk durumuyla eşleşmesi gerekir. Size sunulan belgeler çalışan tarafından onaylanan statüyle tutarlı değilse, bunları kabul edemezsiniz. Örneğin, bir çalışan ABD vatandaşı olduğunu kanıtlar, ancak size "yeşil kart" gösterirse, belgeyi kabul edemezsiniz.
Belgelerin Sona Erme Tarihleri
Pasaport veya çalışma izni gibi bazı belgelerin son kullanma tarihleri vardır. Süresi dolmuş olan belgeler doğrulama için kabul edilemez. Bir belgenin gelecekte sona ermesi durumunda, bunu kabul etmeniz gerekir, ancak çalışan kayıt tutma sisteminizde son kullanma tarihini not edin. Bir belgenin süresi dolduğunda ve çalışanın gelecekteki bir son kullanma tarihini gösteren yeni bir belge sunmadığı durumlarda, bu çalışan artık ABD'de çalışmaya uygun değildir. Şirketiniz denetlenirse, bu kişiyi kullanmaya devam etmek için para cezasına ve cezalara tabi olabilirsiniz. .
Sadece orijinal belgeler
Sunulan tüm belgeler orijinal olmalıdır. Fotokopiler kabul edilemez. Bir belgenin bir kopya olup olmadığına dair bir sorunuz varsa, bir ABD devlet kurumundan ya da bir eyaletten, bir eyaletten ya da belediye idaresinden bir damga ya da mühür bulun.
Bir belgenin I-9'daki çalışan tarafından verilen addan farklı bir adı varsa, soru sorun. Belge gerçek gibi göründüğü ve kişi ile ilgili olduğu sürece, hafif yazım isimleri varyasyonları kabul edilebilir.
Belgeleri gözden geçirdikten ve (a) orijinal (kopyalar veya başka bir şekilde sorgulanamaz) ve (b) adında belirtilen çalışanla ilgili olarak makul bir karar verdikten sonra, bilginizi en iyi şekilde yerine getirmeniz halinde, yalancı cezaya çarptırmanız gerekir. Çalışan ABD'de çalışmaya yetkilidir, çalışanın şirketiniz için çalışmaya başladığı tarihi ekleyin. İmza, tarih, adınızı ve unvanınızı yazdırın ve şirketin adresini ekleyin.
Bölüm 3 Güncelleme ve Yeniden Doğrulama
Bölüm 3, geçerliliği sona ermiş ve yeni bir belge son kullanma tarihinin forma eklenmesini sağlayan belgeler hakkındaki bilgileri güncellemek için kullanılır.
Belgelerin Kopyasını Saklamak
Şirketiniz E-Verify sistemini kullanıyorsa, tüm belgelerin fotokopilerini tutun. E-Doğrulama özelliğini kullanmıyorsanız, belgelerin kopyalarını tutmanıza gerek yoktur. Kopyaları saklıyorsanız, bunu TÜM çalışanlar için yapın.
Form I-9 Tamamlandıktan Sonra - Ne Yapılır?
İşveren olarak, tüm çalışanlar için tamamlanmış bir Form I-9'un bir kopyasını bulundurmalısınız. Bu belgeyi herhangi bir ABD devlet kurumuna göndermeniz gerekmez.
Bu makaledeki bilgiler, işveren olarak I-9 formunu doldurma gerekliliklerini anlamanıza yardımcı olmak için sağlanmıştır. Kapsayıcı olmayı amaçlamazlar. Bu belgeyi eksiksiz ve doğru bir şekilde tamamladığınızdan emin olmak için tüm I-9 belgesini okuduğunuzdan emin olun.
Hataları düzeltmek
Form I-9'daki doğru hatalar, diğer önemli belgelerdeymiş gibi oldu. Whiteout kullanmayın veya hatayı silmeye çalışmayın. Önemli belgelerdeki hataları düzeltmek için standart prosedür:
- Yanlış bilgilerden geçin (bilgilerin hala okunabildiğinden emin olun)
- Değişimi yap
- Tarih ve değişiklik başlangıç.
Form I-9'u tamamlamak için ipuçları
- İşveren olarak, bir çalışanı veya I-9 formunun işveren kısımlarını tamamlamak için başka bir kişi belirtebilirsiniz. Ancak INS, "eğer birisi sizin adınıza I-9 formunu doldurursa, tam olarak I-9 sorumluluklarını taşımalıdır" diyor.
Bir çalışan Bölüm 1'i tamamlayarak yardım alabilir. Yardımcının "Hazırlık ve / veya Çevirmen Sertifikasyonu" bloğunu tamamlayıp çalışanın imzalamasını sağladığından emin olun. Daha fazla bilgi - I-9 formuyla ilgili soruların cevapları
Form I-9 ve istihdam uygunluğu doğrulaması hakkındaki genel soruların yanıtları ile bu makaleye bakın.- Çalışanlar tarafından sağlanan özel bilgileri I-9 formunda ve destekleyici belgeler üzerinde korumanız gerekir. SADECE I-9 amaçları için bu bilgileri kullanın ve belgeleri yalnızca birkaç güvenilen kişinin anahtarı olduğu kilitli bir dosya dolabı gibi güvenli ve güvenli bir yerde saklayın.
- Bazı ABD devlet kurumları istihdam haklarını doğrulayabilir ve size gönderdikleri çalışanları onaylayabilir. Bu durumda sertifikasyonunuzun bir kopyasını devletinizden aldığınızdan ve sakladığınızdan emin olun.