Yeni bir müşteri karşılama mektubu, özellikle işiniz kişisel ilişkilere odaklanan bir şirketse, yeni müşteriler edinmenin değerli bir parçasıdır. Yeni bir müşteri karşılama mektubu yazmak için zaman ayırmak, aşağıdakiler dahil birkaç avantaj sunar:
- Müşterilerinize işine değer verdiğini gösterir.
- Şirketinizi resmi olarak yeni müşterilere tanıtıyor
- Yeni müşterilere şirketinizi seçerken doğru kararı verdiklerine dair güvence verin
- Önemli iletişim bilgileri sağlar
Bu adım adım eğitici, yeni bir müşteri karşılama mektubu biçiminde ve içerdiği bölümlerde size yol gösterecek, böylece kendi işinizde şablon olarak kullanabilirsiniz.
01 - Firma Anteti
Yeni müşteri karşılama mektubunuz şirketinizin antetli kağıdına yazdırılmalı veya en azından iletişim bilgilerinizi içermelidir.
Şirketinizin markalaştırmasıyla profesyonel antetli kağıda sahip olmak, markanızı hoş geldiniz mektuplarınız ve tüm müşteri iletişimlerinizle pekiştirmek için mükemmel bir yoldur. Ancak, yeni müşteri karşılama mektubunuz için antetli değilseniz, şunları eklemelisiniz:
- Şirket Adı
- İade adresi
- Telefon numarası
- E
Ayrıca, bir faks numarası, şirket web sitesi ve mevcut olan diğer iletişim yöntemlerini de dahil etmek isteyebilirsiniz.
02 - Tarih ve Alıcının Adresi
Yeni müşteri karşılama mektubunuzun başlangıcı, mektubun tarihini ve alıcınızın posta adresini, hepsi sola hizalanmış olarak içermelidir.
Alıcının adres kutusu tipik olarak şunları içermelidir:
- Tam ad (önek ile)
- Başlık
- şirket
- Posta adresi
03 - Tebrik
Yeni müşteri karşılama mektubunuzun bu bölümünde, genellikle alıcınızı isme, ardından da iki nokta üst üste işaretleyeceksiniz.
Alıcıyı ilk adı (yani, Jane) veya daha resmi olarak bir önek ve soyadı (yani, Sayın Bayan Doe) ile selamlayın, müşteri ile ilişkinize bağlı olacaktır.
04 - Hoşgeldiniz Mesajı
Yeni bir müşteri karşılama mektubunun açılış cezası, selamlamanın ardından gelir ve müşteriye bir hoş geldiniz mesajı içermelidir.
İşte yeni müşteri karşılama mektubunda bir açılış cümlesi örneği:
"Smith Danışmanlık ekibinin tamamı adına, sizleri yeni bir müşteri olarak ağırlamaktan mutluluk duymak isteriz. Bizimle birlikte olmaktan heyecan duyuyoruz."
05 - Şirkete Giriş
Yeni müşteri karşılama mektubunuzun gövdesi, şirketinize bir giriş ve yeteneklerinizi tekrar etmenizi içermelidir.
İşte bir şirket tanıtımına bir örnek:
"Smith Consulting'te, müşterilerimize duyarlı, yetkin ve mükemmel bir hizmet sunmaktan gurur duyuyoruz. Müşterilerimiz işimizin en önemli kısmıdır ve bizler, siz ve müşteri olduğunuz sürece tam memnuniyetinizi sağlamak için yorulmadan çalışıyoruz. ."
Bu bölümde, kendinizi tanıtmak ve müşterinize şirketinizle olan ilişkilerinde hangi rolü oynayacağınızı bilmek isteyeceksiniz.
İşte kişisel bir giriş örneği:
"Ayrıca, şirkette birincil iletişim noktanız olacağımı size bildirmekten memnuniyet duyuyorum ve sorularınız, yorumlarınız ve geri bildirimlerinizle istediğiniz zaman benimle iletişime geçmenizi öneririz."
06 - İletişim Bilgileri
Yeni bir müşteri karşılama mektubunun en önemli parçalarından biri, tek bir yerde sizinle iletişim kurmanın çeşitli yöntemlerini içeren bölümdür. Hoş geldiniz mektubunuzun bu bölümü, müşterinizin soruları veya başka sorunları olduğunda sizinle nasıl ve ne zaman iletişim kurabileceğini açıkça belirtmelidir.
07 - Güvence
Yeni müşteri karşılama mektubunuzun bu son bölümü müşteriye bir kez daha işletmesi için teşekkür etmeli, ardından onları bir müşteri olarak memnuniyetle karşıladığınızı ve memnun olduklarından emin olmak için gerekenleri yapmaya hazır olduğunuzu pekiştirmelidir.
Fikir, mektubu olumlu bir notla kapatmak ve yeni müşterinize hoş karşılandı, takdir ve önemli hissettirmek.
İşte yeni müşteri karşılama mektubunuzun son cümlesinin bir örneği:
"Jane, Smith Consulting'e en önemli iş ihtiyaçlarınız için teşekkür ederiz. Size hizmet etmekten onur duyarız."
08 - Kapanış
Yeni müşteri karşılama mektubunuzun kapanması, bir taahhüt (içtenlikle, saygılar, saygılar, gerçekten, vb.), Yazılı imzanız, adınız ve unvanınızı içerir.
Mektubu kişiselleştirmek için her zaman gerçek imzanızı ve bilgisayar tarafından oluşturulan bir imzayı içermemeniz önemlidir. İmzanız, valginizle isminiz arasına girmelidir, bu yüzden orada birkaç boşluk bırakmak isteyeceksiniz.