Tahsilat mektupları iki şey yapmalıdır: müşterinin iyi niyetini muhafaza etmeli ve ödeme almanıza yardımcı olmalısınız. Harfli bir parti gönderirken bir mektup çalıştığını biliyorsunuz ve telefonunuz çengelinizden çıkarılıyor veya ödemeler postaya ulaşmaya başlıyor.
Bir harman kümesini gönderirseniz ve cevap yoksa, yeni tahsilat mektuplarının zamanıdır.
Mektubun yaratılmasının en iyi uygulamalarını anlamak için aşağıda bir örnek tahsilat mektubu bulunmaktadır.
Koleksiyon Mektubu Ne Zaman Kullanılacağına İlişkin Bir Örnek
Satışlar bu sene geçen sene olduğu gibi olmadı. Frank, eski dengesi baskısını bastırırken başını iki yana salladı, işte kalmak istemesi durumunda artık bir zorunluluk olan rahatsız edici bir işle karşılaştığını biliyordu.
Ona rehberlik eden bir uzman tarafından yazılan mektupların toplanmasıyla, sadece ne yapacağını biliyordu. Uzman, daha sonradan daha erken gönder, emretti. Frank, birikmiş faturaları geçmişte aldı ve müşteri bilgilerini koleksiyon mektubu şablonlarına girmeye başladı. Frank yığının içinden geçerken, güveni kendisine borçlanan bu parayı alma düşüncesiyle büyüdü.
Örnek Tahsilat Mektubu
8 Ocak 2018 Franks Sıhhi Tesisat Hesap No. veya Fatura Numarası: 123 Vadesi geçmiş bakiye veya vadesi geçmiş bakiye: 100,00 $ Sevgili Jim, Bu, 28 Kasım 2008 itibariyle 100,00 dolarlık hesap bakiyesinin geciktiğini hatırlatıyor. Lütfen bu tutarı bugün ödeyin, rahatınız için damgalı bir ödeme zarfı ekledim. Ödemeniz için teşekkür ederiz. İçtenlikle, Frank Smith Franks Sıhhi Tesisat |
Koleksiyon Mektubu İpuçları
Yukarıdaki örnek toplama mektubundan da görebileceğiniz gibi, en etkili toplama harfleri kısa, noktaya kadar ve okunması kolay. Uzun veya kafa karıştırıcı kelimeler ve cümlelerden kaçınmaya çalışın. Daha doğrudan mektup daha az yanlış anlaşılmaya yol açar. Koleksiyon mektubunuz:
- Mektubunuzun sebebini ilk cümlede belirtin
- İkinci cümlenin ilk cümlesi hakkında daha fazlasını açıkla
- Bir çözüm öner
- Alıcıya teşekkür et
Koleksiyon mektubunuz işinizin bir yansımasıdır, bu yüzden profesyonel tutun ve her harfi kişisel olarak imzaladığınızdan emin olun. Mektubunuzun birisini size para göndermeye ikna etmek olduğunu unutmayın. Özellikle de iş yapmaya devam etmek istediğiniz bir müşteri varsa, ifadeleriniz ve sesiniz çok önemlidir. Her zaman müşterinin ödeyeceğini varsayalım.
Ödeme için bir zarfın kapatılması da iyi bir fikirdir. Ödeme zarfına posta ekleyebiliyorsanız, bu daha iyidir. Müşterinin ödemeyi yapması için daha kolay, şansınız daha iyi olur.
Michelle Dunn, zamanında veya erken ödeme yapan müşterilere sahip olmak isteyen firmalara, geç ödeme yapan veya ödemeyen müşterilerle mücadele eden şirketlerle birlikte çalışmaktadır. Michelle, kredi ve borç tahsilatında 21 yılı aşkın tecrübeye sahiptir, “Squeaky Wheel olmak, herkes için bir kredi ve koleksiyon rehberi” nin ve diğer birçok kitabın yazarıdır ve bilgi derinliği ile ürün ve hizmetlerin tüm araç takımına sahiptir. Şirketiniz için büyük bir fark yaratabilir.
Alyssa Gregory tarafından düzenlendi