Office Tatil Kapanışı: Çalışanları, Müşterileri ve Satıcıları Bilgilendirin
Şirketinizdeki kilit paydaşları en az iki ila dört hafta önceden bilgilendirdiğinizden emin olun. Çalışanlar maaşlarında bir ek kullanarak bildirilebilir / hatırlatılabilir. Müşteriler web sitenizde ve telefon sisteminizdeki otomatik görevli mesajınızla bilgilendirilebilir. Satıcılar (özellikle tekrarlanan teslimat programlarına sahip olanlar) e-posta veya normal posta ile bildirilebilir.
Güvenlik Personelini / Hizmetini Bildirme
Güvenlik personelinize veya güvenlik servisinize kapanış tarihlerini bildiren bir not gönderin. Acil durum çalışanlarınızın güncel çalışan telefon numaraları ile güncel olduğundan emin olun.
Otomatik Görevli Tebrik Değiştirme
Ofisinizin kapalı olduğunu yansıtmak için otomatik sistem çağrınızı telefon sisteminizde planlayın. Ofisin yeniden açılacağını da belirttiğinizden emin olun. Acil durum servislerini sağlıyorsanız (örn. Isıtma ve soğutma, su tesisatı, vb.), Arayanlara kapatma sırasında telesekreterinize veya cep telefonuna nasıl ulaşacaklarını söyleyin.
Cevaplama Hizmetine Bildir
Bir telesekreter servisini kullanırsanız, ofisin kapatılacağı tarihleri bildirdiğinizden emin olun ve iletişim halindeki çalışan telefon numaralarıyla irtibat listenizde güncel olduğundan emin olun.
Sesli Mesajları Seçin ve Otomatik Yanıt E-postaları Oluşturun
Telefon sisteminiz harici aramaların doğrudan çalışanlarınızın masalarına bağlanmasına izin veriyorsa, arayanın ofiste olmadıklarını bilmesini sağlayan geçici veya "Ofis Dışı" sesli mesaj selamı kullandığından emin olmanız gerekir.
Çalışanlarınız ayrıca, işverenin ne zaman döneceklerini ve ofisin tatil için kapandığında acil yardıma ihtiyaçları varsa ne yapmaları gerektiğini bilmelidir. Ayrıca, bir Out of Office e-postası otomatik oluşturduğunuzdan emin olun.
Termostatı azaltın
Kapatma sırasında ofis termostatınızı tekrar ayarlayarak (veya yeniden programlayarak) biraz enerji ve biraz tasarruf edin.
Sunucular Yedekleme
Önemli bilgisayarlarınız ve sunucularınız varsa, yedekleme döngüsünün kapatmadan önce ve sonra düzgün şekilde çalıştığından emin olun. Tatil kapanışının sona ermesinden sonra beklemek yerine, yerel bir yedeklemenizi erken bir başlatma için planlayarak bir felakete maruz kalmanızı azaltın.
Ofis Ekipmanlarını Kapatın
- Masa ışıkları
- fotokopi Makineleri
- Hesap
- Havai ışıkları
- parçalayıcılar
Bilgisayarları ve Çevre Birimlerini Kapat
- Bilgisayar
- monitor
- Tarayıcı
- Yazıcı
Kapatma
- Faks makineleri
- Telefon sistemi
- Sunucu Bilgisayarları
- Tropikal Balık Tankları için Isıtıcılar / Işıklar