Daha da önemlisi, işyerinde bir başkasıyla nasıl iletişim kurulacağı hakkında bilgi vermek gerekir.
Bir müşterinin geri çevrilmesi ve size nasıl ulaşılacağını bilmemesi çok sinir bozucu olacaktır. Pozisyonunuzun satış, servis ve hatta ürün geliştirmede olup olmadığı önemli değil. Tüm müşteri çağrıları önemlidir ve profesyonel bir şekilde katılması gerekir.
E-posta yoluyla sizinle iletişim kurmaya çalışan müşterileri ve meslektaşları uyaran e-postanın içeriği, arayanları selamlayacak sesli mesajın içeriğiyle tutarlı olmalıdır. Outlook 2010 kullanıyorsanız ve bir Microsoft Exchange sunucusu üzerinden bağlıysanız, önce Dosya sekmesini ve ardından Otomatik Yanıtlar simgesini tıklatın.
Bu, daha sonra ofis dışındayken bir e-posta gönderen herkese gönderilen geçici bir e-posta oluşturma işlemine başlayacaktır. Bu geçici mesajı etkinleştirdiğiniz için otomatik yanıt gönderilir. Bu e-postayı oluşturmaya yönelik talimatların adım adım listesi buradan görüntülenebilir: Outlook Exchange için Office Dışı e-posta adresi
Bir Microsoft Exchange sunucusuyla bağlı değilseniz, bu tür e-posta hesaplarında “Otomatik Yanıtlar” simgesi bulunmadığından işlem biraz farklıdır. Exchange dışı kullanıcılar için aynı türde bir e-postanın oluşturulmasına yönelik adım adım kılavuz, şu adresten görüntülenebilir: Diğerlerinin tümü için Office
Bir sonraki adım, ofis dışındayken e-posta gönderen herkese gönderilecek olan e-postanın içeriğini oluşturmaktır. Bu e-posta, ofisten ne kadar uzakta kalacağınızı, devamsızlığınız sırasında size nasıl ulaşılabileceğinizi (eğer uygunsa) ve işyerinizde kiminle iletişim kurmasını sağlamanız gerektiğini bildirir. ofis.
Örnek:
Merhaba,
Epostan için teşekkürler. Şu anda ofisten çıktım ve 1 Aralık Pazartesi günü geri döneceğim. Bu süre zarfında e-postaya sınırlı erişimim olacak, dolayısıyla yanıtım biraz gecikti. Acil yardıma ihtiyacınız olursa lütfen asistanım Barbara Colson'a bir e-posta gönderin. Eposta adresi bcolson@xyz.com.
Mutlu tatiller!
Shahira
Microsoft, burada bulunan şablonlar ve diğer örnekler sunar: Ofis dışı şablonlar ve örnekler. Ofise döndüğünüzde bu geçici mesajı kapatmayı unutmayın, aksi halde, ofise döndükten sonra size e-posta gönderen herkes aynı mesajı almaya devam edecektir.
Artık giden e-postayı oluşturduğunuza göre, tüm arayanlarınızı selamlayan benzer, tutarlı bir giden sesli mesajın oluşturulması kolaydır. E-postadaki aynı kelimeleri kullanın, kimin yokluğunda sizinle iletişime geçilmesi gerektiğini ve ne zaman geri döneceğinizi belirtin.
Sesli mesaj için, e-posta adresi yerine kişinin telefon numarasını vermek gerekir.
Örnek:
Merhaba,
Shahira Raineri'nin masasına ulaştın. Lütfen tüm bu mesajı dinle. 5 Ocak Pazartesi gününe kadar ofisten çıkmış olacağım. Eğer acil yardıma ihtiyacınız olursa lütfen asistanım Barb Colson'u arayınız. Telefon numarası 212-555-xxxx.
Döndüğümde sizinle konuşmayı dört gözle bekliyorum. Teşekkürler.