Üstte aşağıdaki dört kategoriyi listeleyin:
- madde
- Tahmini Gider
- Gerçek gider
- ayrıntılar
Ardından, harcama kalemlerini kategorilere ayırın ve takip edin.
Etkinlik Bütçesini Yönetme
Site kiralama maliyetlerini izleyin. Etkinliği kendiniz planlarken ve mekan satış müdürünüzle görüştüğünüzde, etkinlik ve işlev alanı, kat hizmetleri, bagaj işlemleri ve ilgili masraflar için öngörülen tüm kiralama ücretlerini takip edin.
Tahmini yemek maliyetlerini tahmin edin. Buna, ipucu ve bahşişler dahil olmak üzere tüm yiyecek ve içecek ücretleri dahildir - bunlar% 30'a varan oranlarda hesaba katılabilir.
Belge taşıma ücretleri. Bu servisler, antrenörler, olay transferleri ve ilgili masrafları içerir.
Dekor masrafları ekleyin. Etkinliklerin çoğunda dekor, örneğin centerpieces, çiçek, çadır kiralama, vb. Masraflar vardır. Bu maliyetler burada listelenir.
Belge eğlence ve ekipman ücretleri. Bu kategorideki ortak harcamalar, A / V ekipmanını içerir, fakat aynı zamanda honorariumların konuşmacılara listelenmesi veya eğlenceyi işe almanız da iyi bir noktadır.
Baskı ücretlerini özetler. Bazı küçük ürün ücretleri aslında daha büyük harcama satır öğesi oluşturmak için birleştirilir. Bunlar davetiyeleri, isim rozetlerini, program kitapçıklarını, etkinlik tabelalarını ve afişleri içerir.
Hediyeler için satır öğesi. Bir ortak etkinlik ipucu, bir misafirin boş elini bırakmasına asla izin vermemektir. Yani, verdiğiniz hediye veya hediye ne olursa olsun, bunları ayrı ayrı takip edin; Bu eşyaların ne kadar tutacağına şaşıracaksınız.
Faaliyet giderlerini belirleyin. Etkinliğiniz golf, tenis, spa, rafting, bisiklet veya diğer aktiviteler gibi aktiviteler içeriyorsa, bu ücretlerin bedelini ayrı olarak not etmek istersiniz. E-tablonuzdaki toplam maliyeti özetleyip bir döküm eklemeyi düşünün.
Diğer masrafları gönderin. Bir masraf yukarıdaki kategorilerden herhangi birine girmezse, bunları çeşitli gider kalemleri olarak listeleyin.
Kendinize bir acil durum fonu kategorisi verin. Bir etkinliğin büyüklüğüne veya karmaşıklığına bağlı olarak, kendinize bu etkinlik bütçesinin% 20'sine kadar sahip olmak isteyebilirsiniz. En iyi planlamaya rağmen, masraflar asla düşünmediğiniz harcamalarla birlikte tahmini planları aşacaktır. Bu, her zaman bütçenizi aşmanıza engel olur.
Öngörülen harcamaları özetler. Etkinlik programınızı hazırlarken, toplam harcamaların iyi bir projeksiyonuna sahip olacaksınız. Etkinlik etkinliğinden haberdar olduklarından emin olmak için etkinlik istemcisiyle paylaşacağınız bilgilerdir, böylece daha sonra herhangi bir sürpriz olmaz.
Fiili giderleri özetler. Etkinlik gerçekleştikten sonra bu olur. Faturaları yukarıdaki 10 kategoriye ayırın ve gerçek bütçeyi belgeleyin. Son derece elverişli ise, gerçek bütçedeki tasarrufları öngörülen bütçeye göre tanımlayın ve bu role getirdiğiniz değeri gösterir.