Etkinlik Yürütme İşleminizin Sorunsuz Çalıştığından Nasıl Emin Olunur?
Etkinlik planlayıcısından ziyade bir misafir olmak, size bir etkinlik operasyon personelini harekete geçirme fırsatı verir; bu, neyin iyi işlediğini fark etmenin genellikle daha kolay olduğu bir perspektiftir.
Muhtemelen kötü yönetilen etkinliklerde göreceğiniz üç hatanın yanı sıra, bu tür hataları olaylarınızdan kaçınmanız için ipuçları da var.
Yanlış Yönetilen Kayıt Tablosu
Konuklar bir kayıt masasına kadar yürüdüklerinde, etkinlik personeli ne olursa olsun konuklara yardım etmeye hazır ve konuklara hazır olmalıdır.
Kayıt masasına giden birinin etkinliğe ait olmadığını varsaymak hizmet odaklı veya kibar değildir. Yine de, personel tam olarak hazırlanmadığı veya bilgilendirilmediği durumlarda bu tam olarak ne olabilir. Etkinlik personeline, bir kayıt tablosunun ana bilgisayarın ve etkinliğin arkasındaki organizasyonun imajını temsil ettiğini hatırlatın. Personel kayıt masasında tüm konukları selamlamalı ve etkinlik veya ev sahibinin adıyla etkinlik için oturum açıp açmadıklarını sormalıdır. Bir hata yapıldıysa, çoğu konuk kendi kendini düzeltir ve bahane eder. Aksi halde, personele duruma en iyi nasıl yaklaşılacağı konusunda talimat verilmelidir.
Nezaket olay operasyonlarında uzun bir yol kat ediyor.
Dağınık Olay Kurulumu
Çoğu mekanda ev temizliği bir etkinlik alanını temizler ve ziyafet işlemleri personeli daha sonra kurulumu tamamlar. Ziyafet operasyonları bir bardak düşürür ve kırıkları temizlemezse, bu nedenle kırıklar, personel temizlenmedikçe yerde kalır.
Kırık cam ve diğer kalıntıların parçaları sadece korkunç bir görüntü bırakmakla kalmaz, aynı zamanda güvenlik tehlikesi yaratabilir. Bu nedenle, en iyi etkinlik planlayıcıları, kurulumun izlenmesi ve alanın bir dizi çalışmasının gerçekleştirilmesi için camın ve diğer öğelerin 30 dakika ve tekrar 15 dakika önce aranması için başlangıç saatinden 1-2 saat önce gelecektir. Olay yerinde olmayan bir şey olması durumunda, etkinlik planlayıcısı bunu banket personelinin dikkatine sunabilir.
Zamanlanmış Temizliği
Herhangi bir etkinlikle, iki (bazen yarışan) program olacaktır: organizatörlerin gündemi ve mekan operasyon personelinin çalışma takvimi. Her ikisinin de uygun şekilde senkronize olduğundan emin olmak olay planlayıcısının sorumluluğundadır.
Programın sunumu ya da açılış konuşması genellikle kayıt masaları, yiyecek ve içecekleri içerebilen bir tür varış resepsiyonundan sonra gerçekleşir. Bu nedenle, temizlik ve yıpranma faaliyetlerinin zamanlaması, programın gündemine müdahale etmemek veya müdahale etmemek için dikkatli bir şekilde planlanmalıdır. Bir olay planlayıcısı, olay operasyon personeli ile önceden temizlenmediğinde, bir etkinlik planlayıcısı, masa ve diğer eşyaların doğrudan odaya veya misafir konuşmacıların önüne çıkarılabileceğini ve odadaki herkesi rahatsız edebileceğini görebilir.
Etkinlik planlayıcıları, çalışanlarının ne zaman çalışacaklarını ve ne zaman sessiz olmaları gerektiğini, banket yöneticilerine hatırlatmalıdırlar mı? Cevap Evet.
Alt çizgi
Gayretli etkinlik operasyonları yöneticileri ve personeli ile iyi yönetilen mekânlar bir etkinlik planlayıcısının işini kolaylaştıracak olsa da, böyle mükemmel bir olay yürütme her zaman böyle değildir. Büyük etkinlik planlayıcıları, bir etkinliğin işletmesinin her detayını işlerini yaparlar. Kuruma, olay hizmetine dair tüm yönleri tartışmak için zaman ayırırlar ve ziyafet yöneticileriyle birlikte olayın kendisinden önce ayrılırlar ve müşteri için mümkün olan en iyi olayı sağlamak için olay öncesi, sırası ve sonrasında olay işlemlerini denetlerler.