Kurumsal kayıtlar , bir ABD kuruluşunun İç Gelir Hizmeti'nin gerektirdiği şekilde çalıştığını ve işletmenin dahil olduğu devlet yasalarının (bir kurumsal işletme kuruluşu olarak oluşturulduğunu) göstermesi için saklanması gereken kayıtlardır.
Kurumsal Kayıtlar Neden Gereklidir?
Kurumun, Kurumun ayrı bir varlık olduğunu ve kurumsal korumanın yükümlülüğün yerine getirilmediğini göstermek için, Kurumun İç Gelir Hizmeti'nin gerektirdiği şekilde uygun şekilde çalıştığını göstermek için kurumsal kayıtlara ihtiyaç vardır.
Kurumsal Kayıt Defteri nedir?
Bazı kuruluşların gerekli tüm belgeleri içeren bir şirket kayıtları "kitap" var. Diğer durumlarda, şirket kayıtları çevrimiçi veya dosya dolabında tutulmaktadır. Dahili Gelir Hizmeti kurumunuzu denetlerse kayıtlar tek bir yerde olmalı ve mevcut olmalıdır.
Kurumsal kayıtlarınızı "bulutta" da tutabilirsiniz, ancak bu kayıtlar gizli bilgileri ve tescilli süreçleri içerebilir, bu yüzden sunucunuzun güvende olduğundan emin olun. Küçük İş-Kanada Uzmanı Susan Ward, bu projede size yardımcı olabilecek belge yönetimi hakkında harika bir makaleye sahiptir.
Kurumsal Kayıtlar Nasıl Oluşturulur? Kurumsal Kayıtları Kim Saklıyor?
Kurumsal kayıtlar şirketinizin yönetim kurulu tarafından oluşturulur. Kurul, şirketinizin ana sözleşmesi ve yıllık raporlar gibi belgeler oluşturur. Kurul ayrıca yönetim kurulu toplantıları sırasında hareketler ve dakikalar gibi belgeler oluşturur ve düzenler.
Şirket sekreteri genellikle tüm şirket kayıtlarını tutmak için tayin edilir. Tabii ki, tüm kayıtlar imzalanmalı ve alınan tüm işlemlerin belgeleri olmalıdır. Şirketin hisse senetleri varsa, şirket sekreteri (genellikle bu kişinin ofisi) hisse senedi sahiplik kayıtlarını tutar.
Şirket sekreteri ayrıca, her yönetim kurulu toplantısında hangi yönetim kurulu üyelerinin hazır bulunup bulunmadığına dikkat çeker.
Yönetim Kurulu Kararlarının Kayıtlarının Tutulması
Kurumsal kurullar genel politikaları ve kararları onaylar ve işlerin günlük karar alma sürecine dahil olmazlar. Kurumsal bir kurulun en önemli faaliyetlerinden biri de kararlar almaktır. Kararlar temel olarak kayıt tahtası kararlarını belgeliyor. Aşağıdakiler dahil olmak üzere birçok konuda kurumsal kararlar alınabilir:
- Kurumun önemli işlemlerinin kayıtları
- Sözleşmelerin onayları
- Gayrimenkulün satışı veya satın alınması kayıtları (arazi ve binalar)
- Çok sayıda çalışanın işe alınması veya işten çıkarılması
- Yeni bir pazara veya yeni bir yere genişlemek
Bütün bu kararlar ve daha fazlası kaydedilmelidir.
Diğer Kayıtlar Neler Dahil Olmalı?
- Şirket Esas Sözleşmesi ve bu dokümanı değiştiren yazılar. Bu makaleler devletinizle birlikte dosyalanır, ancak orijinalin ve tüm değişikliklerin bir kopyasına ihtiyacınız vardır.
- Kurumsal Yönetmelikler . Yönetmelikler, şirket yönetim kurulunun çalışmalarını yöneten rehber ilkelerdir. İçtüzükler arasında şirket görevlisi görevleri , yıllık toplantı hakkında bilgi ve yönetim kurulunun politika ve oyları nasıl belirlediği bulunmaktadır.
- Yıllık toplantı da dahil olmak üzere tüm pay sahiplerinin ve müdür toplantılarının tutanakları
- Yıllık raporlar
- Hisse senedi işlemlerini ve hisse senedi sahipliğini tutmak için bir stok kaydı.
- Kurumsal iş ve vergi kararları
- Işe alma ve randevu kararları
- Direktör Çıkar çatışması kararları
- Kurumlar ve kurumlar tarafından verilen krediler için kararlar
- Çalışanlara sağlanan faydalar ve emeklilik planları ile ilgili kararlar
- Hisse senedi temettü kararları
Yönetim Kurulunuzu Oluşturmak ve Kayıtları Tutmak için Devlet Yasasını takip edin
Kurumunuzu oluştururken, kurumunuzu organize etmek ve işletmek için eyalet kurallarına uyduğunuzdan emin olmak için durumunuzu kontrol etmeniz gerekir. Bütün devletlerin şirketleri yöneten özel düzenlemeleri vardır. Daha fazla bilgi için eyaletinizin sekreteriyle veya avukatınızla görüşün.