Örneğin, gönüllünün sizinle birlikte çalışırken bir kazası varsa ne olur? Ya gönüllü kanunu çiğnediyse ya da başkasını incitirse? Kuruluşunuz sorumlu olabilir.
Gönüllülerinizle sorun yaşamanın daha az olası hale getirilmesinin beş yolu vardır.
Bunlardan bazıları can sıkıcı görünebilir, ancak bunları doğru yapmak için zaman ayırın ve hem kuruluşunuzu hem de gönüllülerinizi koruyun.
Gönüllü politikalar ve prosedürler geliştirin
Bunların yeterli olduğundan emin olmak için bir avukata veya gönüllü uzmanına danışın. Politikalar, gönüllü görevlerini hecelemeli ve ayrımcılık, taciz ve diğer olası yasadışı davranışlar gibi konuları ele almalıdır.
Kötü davranışları açıkça yasaklayarak, kuruluşunuz sorumluluktan korunabilir. Ayrıca gönüllü için organizasyonun ve çalışanlarının tacizden korunmasını da sağladığınızdan emin olun.
Tüm gönüllü pozisyonları için iş tanımları yaz
Gönüllü için beklentileri ve neler yapabileceğini ve yapamayacağı hakkında açık olun. Gönüllü için olası herhangi bir riski belirtin ve sorumluluktan imzalı bir tahliye isteyin. Kapsamlı ve özlü bir iş tanımı , gönüllünün yapmasına izin verilenin ötesine geçmesi durumunda kuruluşun sorumluluktan korunmasına yardımcı olabilir.
İşte iş tanımlarına dahil edilmesi gereken bazı şeyler:
- sivil toplum kuruluşunuzun amacı
- bu pozisyon için gerekli eğitim
- gönüllüden beklenen görevler
- görevi yapmak için gereken süre
- gönüllünün çalışmayı gerçekleştireceği yer
Her gönüllünün bir başvuru formu doldurmasını zorunlu kılın
Çoğu zaman, bir uygulama gerektiriyor .
Bununla birlikte, bazen gönüllüler için bir “sığır arama” içeren grup projeleri ile, gönüllülerin organizasyonu sorumluluktan muaf tutan bir feragatı doldurmasını sağlayabilirsiniz.
Uygulamanın karmaşıklığı, konuma bağlı olacaktır. Gönüllü çocuklar veya yaşlılar gibi savunmasız kişilerle çalışıyorsa, bar daha yüksek olmalıdır. Kimseye göre çok az risk taşıyan geçici görevler için daha kısa bir uygulama uygun olacaktır. Farklı işler için farklı uygulamalara sahip olun. Gerekli olmadığında bazı gönüllüleri uzun bir formla cesaretlendirmenin hiçbir anlamı yoktur.
Uygun olduğunda, bir uygulamaya dahil edilecek bazı şeyler şunlardır:
- Adres, telefon numarası, e-posta adresi, hastalık veya kaza durumunda irtibat kurulacak kişi, ehliyet, kişisel sigorta belgesi vb. Kişisel bilgiler.
- Özel beceriler veya eğitim kazanımı gibi iş için gerekli olduğunda nitelikler.
- Başvuranın iyi karakterini veya iş ahlakını doğrulayan referanslar. Referanslar, bir topluluk üyesinden, başvuranın gönüllü olduğu başka bir sivil toplum kuruluşundan veya bir işverenden olabilir.
- Bir arka plan kontrolü yapmak için yazılı izin, gönüllüler çocuklarla veya risk altındaki diğer popülasyonlarla çalışacaksa gerekli.
- Gizlilikten feragat ederek ihtiyacınız olan bilgiyi toplayabilir ve uygun şekilde paylaşabilirsiniz.
Doğru tarama yapmak
Burada dikkatli ol. Tarama, özellikle savunmasız insanlarla temas halinde olabilecek veya gönüllü çalışmalarını yaparken veya başka türlü tehlikeli işlerde bulunacak olan gönüllüler için önemlidir.
Bununla birlikte, sivil toplum kuruluşlarının yüzde 31'i bir çalışmaya göre gönüllü taraması gerçekleştirmemektedir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar genellikle kendi gönüllülerini kendilerinin polise teslim edebileceklerini düşünüyor ve uygun arka plan kontrollerini yapmayı ihmal ediyorlar. Ancak bu organizasyonun sorumluluğa açık olmasını sağlayabilir. Güvenlik prosedürlerinizin ve risk yönetiminizin bir parçası olarak taramayı düşünün.
Tarama her zaman saygılı olmalı ve gönüllülerin gizliliğini mümkün olduğunca korumalıdır. Devam etmeden önce tarama için yazılı onay alın.
Ayrıca, zaman zaman bir önlem olarak ekran.
Tarama, kişisel bir röportaj kadar basit olabilir veya şunları içerebilir:
- ceza arka plan kontrolleri
- sürüş kayıtları ve lisanslar
- sigorta onayı
- sağlık koşulları için tarama veya belirli aşıların kanıtlanmasını isteme
- Bir öğretim sertifikası veya özel yetenek değerlendirmeleri gibi kimlik bilgilerini doğrulamak
Mükemmel eğitim ve yönetim sağlayın
Yeterli eğitim almadan asla bir gönüllü kaybetmeyin. Gönüllüler eğitilmeyi takdir eder, bu yüzden ne yapmaları gerektiğini ve ne zaman olduğunu bilirler. Grup halinde ya da bire bir tren. Gönüllünün onlarla birlikte alabileceği yazılı materyaller geliştirin ve onların özel görevlerini eğitin. Gözetim için gönüllüyü bir personele atayın.
Eğitim şunları içerebilir:
- kuruluşunuzun davranış kuralları
- Organizasyonu temsil ederken nasıl davranılır
- kötüye kullanımı nasıl tanımlar ve bildirir
- Organizasyonun ve hizmet verdiği kişilerin gizliliğini nasıl koruyabiliriz?
- gönüllüden özellikle beklediğiniz
- herhangi bir sorun nasıl rapor edilir
- kimin sorumluluğu ve onlara nasıl ulaşılacağı
Son olarak, bir gönüllüyü, herhangi bir kural ihlalinde bulunmaları, birlikte olmaları, güvenilmez olmaları ya da herhangi bir şekilde kötüye kullanmaları çok zor. Gönüllünün gitmesine izin vermeleri gerekiyorsa personel için yazılı prosedür geliştirin.
Gönüllüyü her zaman neden gitmelerine izin verdiğinizi söyleyin ve işten çıkarmayı belgeleyin, ücretli bir görevli ile yaptığınız gibi. Bir prosedüre sahip olmak, onu takip etmek ve eylemi kaydetmek, gönüllünün üst yönetiminizle bir şikayette bulunmaya veya başka bir şekilde size geri dönmeye karar vermenize yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınız için gönüllüleri nasıl tedavi edeceklerini kapsayan politikalar bulundurmayı unutmayın. Tacizin ne olduğunu ve nasıl önleneceğini açıklayın. Gönüllülerin herhangi bir kötüye kullanımı bildirmek için kullanabileceği bir şikayet prosedürü oluşturun.
Gönüllüler iyi yapmak isterler ve bir organizasyon onlarla çalışmaya hazır olduğunda müteşekkildir. İyi politikalar istiyorlar ve uygun eğitim ve yönetime sahipler. Gönüllüleri etrafta tutmak sadece sizin için değil, hem gönüllüler hem de sivil toplum kuruluşlarını koruyan organize bir yaklaşım gerektirir.
Önerilen kaynaklar:
Gönüllüler: Dengeleme Riski ve Ödül (Sivil Toplum Kuruluşları Sigorta Birliği Grubu)
Gönüllü Tarama - gönüllü uzmanlık merkezi olan Energize'den.